Организация подготовки и проведения деловых совещаний

    Основные  ошибки, допускаемые при определении  места проведения совещания:

- слишком  много совещаний проводится в  кабинете начальника;

- в ходе  совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

- помещение  для совещания плохо оборудовано  и недостаточно освещено.

3.3 Подготовка участников совещания

    Подготовка  участников совещания — последний  этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены. 

 

     4. ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ 

      Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 минут. Спустя 50—60 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

    После 90 минут работы внимание и интерес  к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

    Если  же совещание продолжается 2 часа без  перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный перерыв.

    Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создаются предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.

    4.1 Протокол совещания

    Протокол  совещания — это первичный  официальный документ, на основании  которого руководство вправе требовать  от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

- достижение  цели совещания;

- решение;

- исполнители  задания и сроки.

    Подведение  итогов и принятие решения. Завершающий  этап организации проведения совещаний — принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.

    На  этом этапе необходимо пояснить, кем  и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ  и в какой форме будут подведены  итоги совещания (рассылка протокола  или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о  широте информирования (весь коллектив или его часть).

    Решения вырабатываются двумя способами:

- специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

- председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

После этого определяется лицо или группа лиц, осуществляющих его исполнение и контроль за выполнением решения.

    4.2 Условия эффективности деловых совещаний

    Искусство управления и талант менеджера определяются также умением наиболее эффективно провести деловое совещание. В связи  с этим каждый менеджер должен уметь  рассчитать цену совещания. Исчисляется  она следующим образом. Определяются число участников совещания, его продолжительность и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину.

1. Создание  благоприятных условий для коллективной  работы и коллективного решения.

    Если  на совещании рассматриваются сложные  проблемы, то надо непременно обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих. О том, что групповая работа удалась, можно говорить тогда, когда результат ее:

- выше  результата труда лучшего члена  группы;

- лучше  суммы индивидуальных результатов всех членов группы. Групповая работа требует специальной подготовленности.

    При физическом труде это правило  само собой разумеется (коллективный труд всегда производительнее), но при  умственном труде достигнуть соответствующего результата значительно сложнее.

2. Начало  деловых совещаний в точно  назначенное время и сжатые  графики работы.

3. Формирование  атмосферы непринужденности и  деловитости.

    Обстановка  на совещании чаще всего зависит  от руководителя. Деловому сотрудничеству мешают чрезмерная критика, разнообразные сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла деловитость и наоборот. Неприятную для всех проблему надо рассматривать в конце совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и, по возможности, коротко. Большинство же таких проблем необходимо решать в индивидуальном порядке. Лучше, когда в начале совещания своими мыслями поделятся менеджеры и специалисты низших уровней управления. Менеджер совещания обязан создавать деловую и в то же время свободную обстановку, в которой каждый чувствует себя раскованно. Гнет, атмосфера страха и недоброжелательности никак не способствуют эффективной коллективной работе. Задача совещания — не найти виновного, а решить проблему. Свободное и откровенное изложение работниками своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.

4,Эффективность ведения записей.

    Хорошо  организованные записи помогают внимательно  следить за ходом совещания, делать обобщения, вносить конкретные предложения  и накапливать полезную информацию. Форма записи зависит от характера  обсуждаемого вопроса. Если вырабатывается план конкретных действий, то страничку своего делового дневника целесообразнее разделить на три колонки. В первой колонке отмечается фамилия выступающего, во второй — кратко суть предложения, в третьей — фамилии тех, кто поддержал это предложение. В итоге накапливается перечень предложений, из которых можно формировать план, а сама страничка остается резервом идей, которые в данный момент не реализуются, но могут быть актуальны в будущем.

5. Обеспечение  активности всех участников совещания.

    Председательствующий  должен учитывать так называемый психологический феномен и организовать такой порядок выступлений, при  котором их очередность будет  обратно пропорциональна авторитету и положению выступающего. Это  обусловлено тем, что более молодые сотрудники весьма неохотно высказывают свою точку зрения — особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанным мнением руководителя. Именно поэтому свежие, нестандартные решения проблем, исходящие от более молодых сотрудников, чаще всего просто не обсуждаются.

Другой  способ повысить активность на совещании  — потребовать от каждого его  участника, чтобы тот непременно выступил.

6. Обсуждение  особых мнений.

    Как уже отмечалось, гарантией успешного  проведения совещания является учет мнений всех его участников. Конечно, некоторые из них могут быть и ошибочны. Но в этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с таким чувством, что его точка зрения правильна, а решение совещания ошибочно).

    Вторую, чаще всего большую часть особых мнений составляют суждения, высказанные  такими людьми, которые стремятся  расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Эти  мнения и требуют обсуждения, потому что, как правило, они представляют собой особую ценность и позволяют достигнуть положительных результатов. На совещании нельзя прибегать к голосованию, ибо это уже будет не совещание, а собрание. При обсуждении особых мнений следует, если есть в этом необходимость, критиковать точки зрения, подходы к решению проблем, но не самих людей.

4.3 Рекомендации

    В заключение любому участнику совещания  можно предложить рекомендации, учет и выполнение которых несомненно повысит их результативность.

1. Уверены  ли вы, что ваше участие в данном совещании (в целом или в частности) крайне необходимо?

2. В  чем состоит ваш вклад в  успешное проведение совещания?

3. Совещающиеся  должны создать единую рабочую  группу, основной задачей которой  является анализ таких проблем  работы организации, осуществление которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.

4. Умение  слушать и анализировать на  совещании — это важнейшие  и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.

5. На  совещании должен говорить один  человек, высказывая свою точку  зрения по возможности четко  и кратко. Прерывать выступающего  нельзя. Слово для дополнения  высказанной мысли дается в  порядке очередности.

6. Участникам  совещания в ходе обсуждения  вопроса надо делать пометки.

7. Участники  совещания должны вовлечь в  процесс разработки решения и  менее активных членов, чтобы  дать всем присутствующим возможность  для самовыражения. Это одна  из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества.

8. От  положительного решения какой-либо  общей рабочей проблемы зависит  лучшее удовлетворение запросов  и потребностей каждого отдельного  работника. Постарайтесь найти  и понять эти связи.

9. При  выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства. Подавление мысли других ведет к потере ценной информации.

10. В  каждом выступлении должна быть, по меньшей мере, одна ценная (ведущая) идея (предложение).

11. Каждый  доклад должен завершаться кратким  заключением, в котором обращается  внимание на главное.

12. Знайте, что эффективность каждого совещания  зависит DT действенности подготовки  к совещанию и уровня его  проведения.

Таким образом, совещание при соответствующем  уровне его подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе решений, принимаемых по различным  проблемам и вопросам, лежат коллективные обсуждения и рекомендации.

 

5. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ 

    Совещание - это ответственное коммуникативное  направление, от умения организовать которое  зависит результат командной  работы, совещания являются важнейшим  инструментом управления компанией. Если руководитель хотя бы раз проводил совещание, то он знает, насколько сложно не просто донести до собеседников свои идеи, но и добиться того, чтобы по окончании совещания достигнутые договоренности и поставленные задачи не были убраны в долгий ящик. Даже опытные руководители иногда встречаются с необходимостью совершенствования своих навыков, чтобы добиваться большей результативности от работы подчиненных. И чем глобальнее задачи, поставленные перед компанией, тем актуальнее становится вопрос о повышении эффективности подготовки совещаний.