Организация как функция управления

Вариант 8.

1.     Организация как функция управления.

Функцией управления является организация. Задача её – формирование структуры организации, обеспечение её всем необходимым. Кроме того, деление на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путём распределения ответственности и полномочий.

При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным – операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются: пропорциональность, непрерывность, наличие целей, эластичность действий, устойчивость, разделение труда, соблюдение норм управляемости, делегирование обязанностей и полномочий, параллельность, прямоточность, ритмичность, концентрация однородных предметов труда в одном месте, гибкость процессов.

Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д., при параллельности – совмещение операций во времени, при прямоточности – оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности – равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности – максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов.

Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путём унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.

2.     Понятие информации и её классификация.

В процессе управления руководители и специалисты постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством выработки управленческих решений и их реализации. Производительность труда и его качество во многом зависят от организации информирования, то есть своевременного получения и передачи необходимой информации. Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима информация.

Информация - это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей её среды. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Информация является необходимым условием деятельности человека, средством общения между людьми. Без неё управление невозможно, ибо она характеризует состояние управляемой и управляющей систем, а также внешней среды. На разных стадиях процесса управления роль информации неодинакова. Например, для определения целей и задач управления важную роль играют полнота и новизна информации, а при разработке управленческого решения важны своевременность, высокая степень обработки (анализа и синтеза) информации. В современных условиях наблюдается непрерывный рост объёма информации, что, с одной стороны, усложняет управление производством, с другой – повышает требования к нему. Поэтому руководители и специалисты обязаны в совершенстве владеть научными основами работы с информацией, которая является главным предметом их труда.

Теория информации изучает основные принципы и закономерности переработки, хранения и передачи информации в управляющих системах. Циркулирующая               в них информация весьма разнообразна и может классифицироваться по различным признакам:

- общему назначению (директивная и справочно-нормативная информация);

-  целевому назначению (плановая, отчётно-статистическая, научно-техническая, административная);

- характеру носителей информации (документированная и недокументированная);

- степени обработки (первичная и вторичная);

- источникам поступления (внутренняя и внешняя);

- направлению движения (входящая и исходящая);

- периодичности (периодическая и разовая);

- стабильности (постоянная и переменная);

- форме представления (письменная и устная, цифровая, буквенная, кодированная);

- насыщенности (достаточная , недостаточная, избыточная);

- действительности (достоверная и недостоверная).

Руководитель предприятия имеет дело с тремя видами информации: технической, экономической и социальной. Под социальной информацией в условиях производства понимают совокупность социологических и социально-психологических данных, способствующих управлению процессами, протекающими в коллективе. Эти данные отличаются от технической и экономической информации не только по содержанию, но и по своим источникам и методам получения. Если для двух последних характерно обобщение объективных факторов производства, то для социальной информации не меньший интерес представляют субъективные оценки работников. Поэтому такой источник информации, как мнения в коллективе по поводу организации производства, условий труда и другим вопросам, весьма важен для работников управления.

Руководители и специалисты, используя различную информацию, должны предъявлять к ней определённые требования не только при её получении, но и в процессе переработки, при передаче её другим пользователям. Любая информация по возможности должна быть значимой, ясной, краткой, но с достаточной степенью полноты, достоверной, своевременной, удобной к восприятию и оценке, предварительно обработанной и надёжной. Желательно, чтобы производная информация после обработки первичной носила элементы прогностического характера. Информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу. В работе с информацией необходим системный подход.

Каждый вид данных имеет свои преимущества и недостатки. Например, письменная информация обычно обработана, стандартизирована и сконцентрирована, но обеспечивает только одностороннюю связь. Устная информация даёт возможность её получателю задавать вопросы, комментировать те или иные сведения, освещать проблему с разных сторон. Письменная информация может сохраняться долго, а устная существует лишь одно мгновение. Недостатком письменной информации является чувствительность к фальсификации; нередко наблюдаются искажение сведений, их неполнота, тенденциозность. Поэтому истина достигается чаще всего, когда руководители и специалисты сочетают устную и письменную информацию, а также личные контакты и наблюдение.

Среди различных видов письменной информации, служащей целям хозяйственной деятельности, особо важное место занимает цифровая информация. Её преимуществом является точность. Цифры не так легко извратить, хотя с ними и можно оперировать различным образом. Они стимулируют реальное отношение к миру, точность мышления и высказываний, уважение к фактам, научный подход к работе.

Информационное обеспечение процессов управления осуществляется благодаря созданию на предприятии информационной системы, включающей потоки информации по различным каналам, носители информации, а также технические средства фиксирования, передачи, поиска и обработки данных. Информационные системы  классифицируют по различным критериям, в связи с чем среди них выделяют: централизованные и децентрализованные, комплексные и локальные, простые и сложные, производственные и научно-технические, системы ручной, механизированной и автоматизированной обработки информации.

При проектировании информационных систем в условиях рынка необходимо учитывать различные барьеры, влияющие на возможность сбора, передачи и использования информации. Среди них можно выделить исторический, географический, политический, режимный, экономический, ведомственный, резонансный, терминологический, языковой барьеры.

Сейчас нужна постоянная забота о совершенствовании информационного обеспечения. Например, рекомендуется обрабатывать информацию там, где это наиболее целесообразно и где её быстрее всего можно подготовить для использования органами, принимающими решения. При комплексной механизированной обработке данных запись первоначальных сведений  в исходном пункте должна быть достаточно полной, чтобы их не пришлось искать вторично при использовании на последующих стадиях обработки.

При сборе информации необходимо обеспечить выполнение следующих требований: точность (устранение искажений, вносимых при записи и хранении); мобильность (быстрое перемещение данных от места получения к месту их обработки); простота сбора и передачи (перемещения) информации; экономичность сбора и передачи информации; возможность применения технических средств обработки и передачи информации, их доступность.

Самая эффективная форма передачи сведений – личный контакт людей, объединённых едиными взглядами и интересами. Руководитель, пользующийся доверием подчинённых, испытывает намного меньше трудностей при разъяснении производственных проблем, чем тот, который доверия не имеет. Поэтому среди руководителей и специалистов предприятия важно создать атмосферу открытого, дружественного общения. Нельзя накапливать негативную информацию в течение недели или месяца и преподносить её руководителю предприятия на очередном совещании. Лучше своевременно принимать меры по устранению возникающих недостатков на своём участке и оказывать помощь другим. Качество информации зависит от дисциплины и точности первичного учёта. Использование излишней цифровой информации может принести отрицательные результаты. При использовании цифровой информации возникает проблема сопоставления данных, которую постоянно приходится решать. Цифрами чаще всего не видно конкретного человека, его квалификации и отношения к делу. Руководителям и специалистам нельзя недооценивать этот аспект работы с информацией.

Передаваемая и получаемая информация должна классифицироваться по уровням управления с учётом задач и обязанностей руководителей и специалистов. Письменная информация должна быть простой и ясной, легко читаемой. Для быстрой передачи информации необходимо использовать самые разнообразные средства (радио, печать, доски объявлений, диспетчерскую связь).

Руководители и специалисты обычно много времени затрачивают на подготовку письменной информации (письма, справки, сводки, докладные записки, отчёты, доклады). Для экономии времени желательно использовать диктофоны, стандартные бланки и т.д.

В информационном обеспечении руководителей и специалистов большую роль играет диспетчерская служба. В современных условиях, когда почти каждое рабочее место в системе управления оснащено персональным компьютером, очень важно объединять их в локальную вычислительную сеть. В этом случае руководители и специалисты имеют возможность немедленно сбрасывать друг другу информацию, содержащуюся на электронных носителях.

3.     Признаки и функции трудового коллективов.

Кадровый потенциал организации принято рассматривать в отечественной литературе по управлению как трудовой коллектив. Это понятие объединяет всех занятых на предприятии (персонал и администрацию).

Для трудового коллектива характерны определённые признаки:

- общность целей, которая в идеале обеспечивает сочетание интересов личности, коллектива и общества;

- взаимопомощь;

- наличие определённой организационной структуры, которая обусловлена размерами и задачами организации;

- дисциплина.

Общность целей, которая в идеале обеспечивает сочетание интересов личности, коллектива и общества, предполагает чёткое осознание этих целей и их увязку. Трудовой коллектив создаётся для выпуска определённой продукции (или услуг) для общества, что определяет главную цель, отражённую в миссии фирмы. Наряду с этой главной целью коллектив преследует и свои цели. Кроме того, каждый член коллектива имеет свои личные цели. Важно, чтобы все эти группы целей не противоречили друг другу, а находились в гармонии и взаимосвязи.

Общность целей создаёт условия для взаимопомощи, которая тоже является одним из признаков коллектива. Без сотрудничества и взаимопомощи нет коллектива, нет общности. Сотрудничество и взаимопомощь укрепляют коллективизм, который является важным качеством личности в современном обществе. При этом важно, чтобы сотрудничество и взаимопомощь имели принципиальную основу, то есть исключали недобросовестность в работе и способствовали максимальному раскрытию возможностей каждого члена коллектива.

Для того, чтобы обеспечить координацию усилий работников для максимального достижения общих целей, необходима организационная структура управления, которая соответствовала бы размерам и задачам организации. При этом для управления коллективом особое значение имеет организационное построение кадровой службы на предприятии. Эта служба должна не только осуществлять приём и увольнение работников, но и решать такие задачи, как поиск персонала, обучение работников, совершенствование оплаты труда, обеспечение социального развития коллектива.

Одной из задач кадровой службы является укрепление дисциплины. Дисциплина – один из основных признаков коллектива и одно из главных условий образования и существования его, которое обеспечивает определённый порядок в деятельности организации. Дисциплина обычно рассматривается в двух аспектах – в общественном и личном. Общественное значение дисциплины состоит не только в том, что она обеспечивает разумную активность людей в достижении целей организации, но и в том, что она устраняет негативные тенденции, которые мешают достижению общих целей. Вместе с тем для каждого работника дисциплина – явление нравственное, в основе которого лежат сознание долга, чувство ответственности перед коллективом за порученное дело, привычка добросовестно выполнять порученные задания.