Организация и проведения деловых совещаний

Совет: Спокойно и  уверенно останавливать его высказывания встречными: «Ваше предложение —  это только лишь одна из возможных  альтернатив. Давайте послушаем  и другие предложения».

«АДВОКАТ ДЬЯВОЛА». Специально задает острые вопросы, заведомо ведущие в тупик. Всеми способами  блокирует совещание. Стремится  к его провалу.

Совет: 1. Оценивайте остроту его вопросов: «Ваш новый  вопрос не обостряет рассматриваемую  проблему, а только уводит нас от нее». 2. Акцентируйте внимание на неоправданной  полемичности или провокационное™  его заявлений. 3. Переадресовывайте  его вопрос ему же для ответа: «А вы сами что думаете по этому вопросу?» Или: «Мы бы хотели услышать ваш вариант ответа на ваш же вопрос».

«ИЩУЩИЙПРИЗНАНИЯ». Хвастается, много говорит, стремится  утвердить свой статус.

Совет: Задавайте  вопросы, показывающие, что его высказывания — это рассуждения о самом  себе, а не о деле: «То, что вы нам  сообщили, можно ли использовать для  решения обсуждаемого вопроса?»

«ПОВЕСА». Тратит время  собравшихся, «пуская пыль в глаза», рассказывает развлекательные истории, анекдоты. Беспечен и циничен.

Совет: Каждый раз  задавайте ему один и тот же вопрос: «Соответствует ли ваше высказывание теме совещания?»

Проводя совещание, следует соблюдать общие правила  ведения спора. Вступая в него, необходимо:

четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно  и от обсуждения каких лучше отказаться;

стараться так возражать, чтобы не вызывать неприязни и  раздражения собеседника;

не допускать превращения  спора относительно деловых проблем  в выяснение личных отношений;

не вводить собеседника  в замешательство в присутствии  других, демонстрируя его некомпетентность;

проигрывать и побеждать  достойно. При поражении не сердиться  и не теряться. При победе оставаться спокойным и скромным. Дать возможность  проигравшим в споре «сохранить свое лицо»;

во всех случаях  поблагодарить участников за то, что  деловой разговор состоялся, за высказанную  критику и за принятые предложения.

Вовремя дискуссии  приходится критиковать собеседника. Использовать критику, даже конструктивную, надо очень осторожно и в ограниченных дозах. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, удовольствия она нам не доставляет. Разбор аргументов, их анализ, хотим  мы этого или нет, все-таки уличает  оппонента, представляет его в невыгодном свете. Любая критика — вещь весьма тонкая и деликатная. Поэтому для  успешного ее использования целесообразно  соблюдать ряд правил, которые  выработаны многолетним опытом деловых дискуссий.

В процессе критики  следует избегать проявления раздражения  и злости. Не стоит напоминать о  прошлых ошибках. Неудовлетворенность  можно демонстрировать только тоном  голоса, но не жестами и мимикой.

Критиковать вообще лучше всего наедине, поскольку  присутствие посторонних ослабляет  восприятие критики и усиливает  защитную реакцию. Совершенно недопустимо  критиковать за спиной, когда собеседник не имеет возможности возразить.

Нельзя требовать  от собеседника открытого признания  собственных ошибок. Достаточно того, что он внимательно выслушал критическое замечание.

Любую критику лучше  всего начинать с самокритики. Разговор следует вести без эмоций, в  спокойном тоне и так, чтобы у  собеседника не возникло ощущения безысходности.

Никогда не стоит  извиняться за критику, ибо это не признак вежливости, а скорее всего, неуверенность в своей правоте.

Надо уметь не только критиковать, но и выслушивать  критику. Здесь можно дать следующие советы:

не считайте, что  критикующий настроен враждебно и желает только зла;

сохраняйте полное спокойствие, скрывайте свое плохое настроение, демонстрируйте внимание к тому, что говорит критикующий;

не отшучивайтесь  и не пытайтесь сменить тему разговора;

если критическое  замечание высказано не строго, следует  уточнить, что именно критикующий  имел в виду, и не приписывать ему того, чего он не говорил;

дайте понять, что  критика воспринята и все замечания будут внимательно изучены и по возможности учтены.

В практике проведения дискуссий очень часто возникают  непредвиденные ситуации, которые порой  оказывают весьма существенное влияние  на их итоги. Рассмотрим наиболее распространенные из таких ситуаций и дадим советы по поведению в каждой из них.

Ситуация 1. Оппонент пытается ПЕРЕХВАТИТЬ ИНИЦИАТИВУ в  выборе темы разговора: а) подменяет  принципиальные вопросы мелочными; б) выдвигает тезисы не по существу проблемы; в) предлагает контрпроблему, игнорируя ваши аргументы.

Совет: Предусмотрите  заранее возражения оппонента, изучите  их мотивы для того, чтобы: а) указать  оппоненту на его уход от спорного вопроса; б) спросить его, какую мысль  он доказывает; в) попросить высказать отношение к вашей аргументации.

Ситуация 2. Оппонент РАЗДУВАЕТ ПРОБЛЕМУ, выводит ее за границы дискуссии, размывая проблему и умерщвляя в зародыше новое.

Совет: Напомните  о рамках дискуссии, о ее цели. Попросите  еще раз уточнить его антитезис  и вернуть разговор в прежнее  русло.

Ситуация 3. Оппонент ВЫХВАТЫВАЕТ МЕЛОЧИ, не затрагивая основного тезиса.

Совет: Спросите, не забыл ли он цель разговора, свою собственную  цель. Верните его к спорной проблеме.

Ситуация 4. Оппонент намеренно ПОДВОДИТ вас К ЛОЖНЫМ ВЫВОДАМ, подтасовывая факты для того, чтобы впоследствии уличить вас в безграмотности и дилетантстве.

Совет: Прекратите обмен  мнениями, похвалите оппонента за глубину анализа и попросите его сделать обобщающий вывод.

Ситуация 5. Оппонент постоянно МЕНЯЕТ ПОЗИЦИЮ, ходит  вокруг да около, пытается найти что-то третье.

Совет: Не настаивайте  на признании, согласии и поддержке  вашего предложения. Сверните разговор, который все равно ни к чему не приведет.

Ситуация 6. Оппонент УЛИЧАЕТ ВАС В НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ, играет на ваших ошибках и недоработках, игнорирует факты «за» и «против», тенденциозно толкует ваши слова.

Совет: Не проявляйте излишней деликатности. Спросите, о  чем конкретно идет речь. Попросите  высказать его соображения, как  выйти из затруднительного положения.

Ситуация 7. Оппонент СКРЫВАЕТ резко ОТРИЦАТЕЛЬНОЕ ОТНОШЕНИЕ  к вашей позиции или к вам  под маской доброжелательности.

Совет: Остроумно  сорвите его маску, напомните  об уже имевших место случаях  подобной «доброжелательности» и ее результатах, раскройте его замысел всем присутствующим.

Непредвиденные ситуации в дискуссиях могут возникать  не только из-за целенаправленных попыток  оппонентов помешать принятию запланированных  решений, но и вследствие их неуравновешенности и слишком высокой эмоциональности. Нормализовать ситуацию помогут  здесь спокойный призыв председателя сохранять порядок, подчеркнутая терпеливость и настойчивость. Для преодоления  сложных эмоциональных ситуаций американский психолог Дэвид М . Мартин рекомендует действовать следующим образом:

Оставайтесь все время спокойным.

Записывайте факты  или противоположные мнения без  немедленного комментирования их. Поспешные  комментарии могут только усугубить  ситуацию. Чем дольше один или несколько  участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое чувствуют. Необходимо постараться убедить всех в том, чтобы участники говорили отдельно и ждали, не вмешиваясь, пока не закончит говорить один человек.

Пусть участник говорит  дольше и объяснит причину потери самообладания. Если вы будете задавать нейтральные вопросы, пытаясь таким  образом раскрыть дело как можно  больше, это может снизить повышенный интерес к такой ситуации.

Попытайтесь расслабить участников с помощью прохладительных  напитков, разрешив покурить или даже объявив перерыв. Цель перерыва —  дать время на размышление или  продумывание, а также на приведение в порядок чувств и мыслей.

При возобновлении  обсуждения перепроверьте и уточните факты. Это позволит выяснить подозрительные факты и мнения, а значит, узнать, в чем суть столкновения и его причины .

Дайте участникам как  можно больше времени, чтобы успокоиться. Чем больше, тем лучше, так как  тогда выше вероятность, что совещание  войдет в нужное русло.

Если возможно, добивайтесь  отсрочки решения, это даст председателю время провести расследование спорного вопроса.

Вынося решение  под давлением, нужно проявлять  осторожность и постараться избежать прецедентов. Вообще в таких случаях  лучше принимать решения, носящие  временный характер.

Если принято временное  решение, в нем должно быть проставлено  число и время, чтобы впоследствии можно было пересмотреть спорный  вопрос и принять окончательное  решение.

Этапы принятия решений

Каждое деловое  совещание должно заканчиваться  принятием решения. Для этого, прежде всего, его участникам надо точно  определить проблему. В ее определении  обычно участвует вся группа, а  ведущий совещание «двигает»  ее к выработке новых идей. Опасность  заключается в том, что многие менеджеры игнорируют творческое начало, не умеют слушать и поддерживать авторов предложений. Творческое принятие решений требует внимания ко всем альтернативам.

Неуспех многих совещаний  часто объясняется тем, что реально  имеется слишком много вариантов  и возможностей. В такой ситуации менеджер и его группа оказываются  дезориентированными, и совещание  ни к чему не приводит. Чтобы этого  не происходило, следует принимать решение по пяти этапам .

Первый этап - это  УСТАНОВЛЕНИЕ КОНТАКТОВ. Когда вы начинаете  совещание, то ваша первая задача —  создать психологический комфорт  для всей группы. Используя активное внимание, в частности, визуальный контакт, сообщите каждому о том, что вы заметили его присутствие. Внимание — это основа благоприятного психологического климата.

Часто совещания  начинаются с немедленного переключения на проблему, которую надо решить. Вы же найдите время для неформального  вступления, обеспечьте удобное место  для встречи. Комфортное окружение  и внимание к людям дают более  результативные совещания, и вы встретите  меньшее сопротивление новым  идеям.

Начав совещание, изложите повестку дня и цель встречи. Здесь  должны проявиться ваши навыки лидерства, умение изложить свою точку зрения. Вы увидите, что четко заявленный порядок проведения совещания —  одно из важных условий успеха.

Имеет смысл рассказать участникам, что вначале вы определите проблему, затем цели компании на будущее, а потом будут разработаны  альтернативы решений. В конце вы можете сказать, что к исполнению будет принята одна-две альтернативы из предложенных. Но вы не подсказываете участникам, как себя вести и как решать проблему. Вы просто предлагаете некую открытую структуру группового принятия решений.

Второй этап - это  ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ. Вы как лидер  группы можете проявить свою готовность обсуждать проблему, задав открытый вопрос типа: «Каково мнение всех присутствующих об этой проблеме? Какие первоочередные задачи необходимо решить?» После  того как участники совещания  дадут свое определение проблемы, вы можете дальше вести дискуссию  по интересным идеям и предложениям с помощью поощрения. Просто отмечайте  интересные идеи и повторяйте их с вопросительной интонацией, что должно показать вашу поддержку.

Точно так же вы можете использовать пересказ, чтобы прояснить  слишком сложные или запутанные предложения. Особенно это важно, если среди участников назревает конфликт. Четкий пересказ того, что сказал сотрудник, может помочь преодолеть саботаж  или враждебность при реализации идеи.

Если вы обращаете  внимание на невербальное поведение, то можете заметить тех участников, которые  «отключились» от обсуждения. В этот момент можно пересказать то, что  происходит на совещании, и спросить несогласных об их мнении.

По мере обсуждения проблемы сложности неизбежно нарастают. Тогда наступает время для  обобщения, промежуточного подведения итогов. Периодически останавливайте обсуждение и подводите итог услышанному , используйте запись. Обобщение не означает одобрения или принятия идеи, это просто некая метка, указывающая, на каком этапе находится обсуждение, и говорящая, что можно переходить к следующему пункту.

В конце совещания  полезно подвести общий итог того, как сформулирована проблема. В этом обобщении должны содержаться ключевые моменты определения проблемы, и  сотрудники при необходимости по ходу могут вносить добавления и коррективы.