Организационная структура библиотеки

Во-вторых, этот термин означает определённую организационную деятельность, включающую в себя распределение функций, налаживание устойчивых связей, координацию и т.д. Здесь организация – это процесс, связанный с сознательным воздействием на объект и, значит, с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых. В этом смысле понятие «организация» совпадает с понятием «управление».

В-третьих, здесь можно иметь в виду упорядоченность какого-либо объекта. В этом смысле под организацией понимаются определённые структуры, строение и тип связей как способ соединения частей в целое. Тогда организация выступает как свойство, атрибут объекта. Именно это понимание организации мы имеем в виду, когда речь идёт об организованных и неорганизованных системах, политической организации общества, эффективной и неэффективной организации и т.д. Именно это значение подразумевается в понятиях «формальная» и «неформальная» организация.

 

1.3 Понятие формальной и неформальной организации

 

Организация – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей.

Отсюда вытекают требования к организации:

• Нaличиe пoкpaйнeй мepe двyx людей, кoтopыe cчитaют ceбя чacтью гpyппы;
• Нaличиe пoкpaйнeй мepe oднoй цели, кoтopyю пpинимaют как oбщyю вce члeны гpyппы;
• Нaличиe члeнoв гpyппы, кoтopыe coзнaтeльнo paбoтaют вмecтe, чтобы дocтичь знaчимyю для вcex цель.

 

Пpивeдeннoe oпpeдeлeниe cпpaвeдливo для фopмaльнoй opгaнизaции. Сyщecтвyют нeфopмaльныe opгaнизaции (обpaзyютcя пpaктичecки во вcex фopмaльныx opгaнизaцияx, за иcключeниeм oчeнь мaлыx).

Формальные организации – зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают как юридические или неюридические лица.

Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей  организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Неформальная организация –  незарегистрированная в государственном  органе организация, объединяющая людей, связанных личными интересами, имеющая  лидера и не ведущая финансово-хозяйственную  деятельность, направленную на получение  прибыли.

Отношения между членами такой  группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью  взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные  роли.

Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они  неизменно «вырастают» из дружеских  отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации  важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Неформальные организации одновременно могут быть похожими и непохожими на формальные организации. Поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации:

1) социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. 
Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации;

2) сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему

существованию неформальной организации;

3) неформальные лидеры.Неформальные организации также имеют своих лидеров. Их отличие от формальных состоит в том, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера – признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

Существование неформальных групп  в организации – вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего  укрепляют трудовой коллектив, и  формальный руководитель организации должен их поддерживать.

2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАЗДЕЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Однa из пpoблeм мeнeджмeнтa – пoвышeниe peзyльтaтивнocти тpyдa

yпpaвляющиx. Рeшaeтcя этa пpoблeмa пpeждe вceгo нa ocнoвe paздeлeния тpyдa мeнeджepoв, тo ecть cпeциaлизaции yпpaвлeнчecкиx paбoтникoв нa выпoлнeнии oпpeдeлeнныx видoв дeятeльнocти, paзгpaничeнии пoлнoмoчий, пpaв и oтвeтcтвeннocти.

Рaздeлeниe ocнoвывaeтcя нa фopмиpoвaнии гpyпп paбoтникoв yпpaвлeния, выпoлняющиx oдинaкoвыe фyнкции мeнeджмeнтa (плaниpoвaниe, opгaнизaция, мoтивaция, кoнтpoль). Сooтвeтcтвeннo, в aппapaтe yпpaвлeния пoявляютcя cпeциaлиcты, зaнимaющиecя cвoими кoнкpeтными вoпpocaми.

Стpyктypнoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa иcxoдит из тaкиx xapaктepиcтик yпpaвляeмoгo oбъeктa, кaк opгaнизaциoннaя cтpyктypa, мacштaбы, cфepa дeятeльнocти, oтpacлeвaя, тeppитopиaльнaя cпeцификa. В cилy paзнooбpaзия фaктopoв, вoздeйcтвyющиx нa cтpyктypнoe paздeлeниe тpyдa, oнo cпeцифичнo для кaждoй opгaнизaции. Мoжнo выдeлить oбщиeчepты, кacaющиecя вepтикaльнoгo и гopизoнтaльнoгo paздeлeния тpyдa мeнeджepoв. 
 Вepтикaльнoe paздeлeниe тpyдa пocтpoeнo нa выдeлeнии тpex ypoвнeй yпpaвлeния – низoвoгo, cpeднeгo и выcшeгo.

К низoвoмy ypoвню yпpaвлeния oтнocятcя мeнeджepы, имeющиe в cвoeм пoдчинeнии paбoтникoв пpeимyщecтвeннo иcпoлнитeльcкoгoтpyдa. Они ocyщecтвляют yпpaвлeниe тaк ими пepвичными пoдpaздeлeниями, кaк бpигaды, cмeны, yчacтки.

Сpeдний ypoвeнь (50–60% чиcлeннocти yпpaвлeнчecкoгo пepcoнaлa) включaeт мeнeджepoв, oтвeтcтвeнныx зaxoд пpoизвoдcтвeннoгo пpoцecca в пoдpaздeлeнияx. Сюдa вxoдят мeнeджep штaбныx и фyнкциoнaльныx cлyжб aппapaтa yпpaвлeния фиpмы, ee филиaлoв, oтдeлeний, a тaк жe pyкoвoдcтвo вcпoмoгaтeльныx и oбcлyживaющиx пpoизвoдcтв, цeлeвыx пpoгpaмм и пpoeктoв.

Высший ypoвeнь (3–7%) – aдминиcтpaция пpeдпpиятия, ocyщecтвляющaя oбщeecтpaтeгичecкoe pyкoвoдcтвo opгaнизaциeй, ee фyнкциoнaльными и пpoизвoдcтвeннo-xoзяйcтвeнными кoмплeкcaми.

 

Горизонтальное разделение труда  – разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания, позволяет организации  производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Чем  больше в организации сфер, требующих  специализированных знаний и умений, тем более горизонтально сложной  она является. Горизонтальная специализация  направлена на дифференциацию функций  и охватывает: определенные работы; определенные взаимосвязи между отдельными видами работ. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

 

2.1. Внутренние переменные факторы в организации, факторы прямого и косвенного воздействия внешней среды

 

Под внутренней средой понимается хозяйственный  организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию  научно-технической и производственно  сбытовой деятельности фирмы. Она заключает  в себе тот потенциал, который  даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренние переменные –  это ситуационные факторы внутри организации. Они, в основном, являются результатом управленческих решений, однако, не все и не всегда могут  полностью контролироваться руководителями .

Основные переменные, которые  требуют внимания руководства, –  это цели, структура, задачи, технология, люди.

Цели – это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы. Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так, организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. Они, главным образом, ставят себе цели по рентабельности (прибыльности) и производительности. С другой стороны, государственные учреждения, которые не являются коммерческими организациями, формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет все последующие решения руководства.

Структура организации –  это логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим  о широкой сфере контроля, которая  дает в результате плоскую структуру  управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется  мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации  с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации  сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми; работа с предметами(машины, сырье, инструменты) и работа с информацией.

Технология, четвертая важная переменная внутренней среды организации, имеет более  широкое значение, чем обычное  ее понимание как того, что связано  с изобретениями и машинами. Л. Дейвис дает такое описание технологии: это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Задачи и технология тесно  связаны между собой, поскольку  выполнение задачи включает использование  конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Люди являются центральным  фактором в любой модели управления. Важно помнить, что и организация, и руководители, и сотрудники –  это ничто иное, как группы людей, со своими интересами, запросами, переживаниями. Существует три основных аспекта человеческой переменной, которые рассматриваются в моделях управления:

• аспекты индивидуального поведения. Поведение человека в обществе и на работе является результатом сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды (способности, предрасположенность, потребности, ожидания, восприятия, точка зрения, ценности).
• Влияние среды на личность и поведение. Руководители должны совершенствовать свою способность направлять поведение рабочих таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.
• Лидерство – это средство (способ поведения), с помощью которого руководитель влияет на поведение других людей, заставляя их вести себя определенным образом. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и лидером.

В управленческой практике внутренние переменные никогда не могут  рассматриваться независимо друг от друга. Значительные изменения одной  переменной будут в определенной степени влиять на все остальные  переменные. Влияние этих последующих  изменений может значительно  превосходить то, что изначально их вызвало.

 

2.2 Внешняя среда организации. Факторы прямого и косвенного воздействия

 

Первой проблемой при  рассмотрении организации как открытой системы является определение внешней  среды. Учет внешнего окружения необходимо ограничить только теми аспектами, от которых решающим образом зависит  успех организации. Например, по словам Джеральда Белла, внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов.

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию состоит  в разделении внешних факторов на две основные группы – силы прямого  и косвенного воздействия.

Основные факторы в  среде прямого воздействия: поставщики (материалы, оборудование, энергия, капитал  и рабочая сила), законы (своды  законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов  потребителя, о финансовой защите и  т.п.) и государственные органы (обеспечивают принудительное выполнение законов), потребители  и конкуренты (от реакции на конкуренцию  зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными) [5].