Методы оптимизации управленческих решений

 

В процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих

решений  принимают  участие все категории работников аппарата управления: руководители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя  выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует специальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т. е. принимает окончательное решение, контролирует исполнение решения и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия. Специалисты   выполняют   в   основном   логические операции и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в формировании   и    реализации организационного   плана   и контроля.

Технические исполнители выполняют в основном технические операции и

процедуры при  оформлении решений и организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля.

    

IV. Методы оптимизации  управленческих решений

Наиболее распространенными  методами оптимизации управленческих решений являются: математическое моделирование, метод экспертных оценок, метод мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

     Математическое моделирование применяют в тех случаях, когда

управленческое  решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована. Широкое использование математических моделей позволяет дать количественную характеристику проблемы и найти оптимальный вариант ее решения.  

     

Основными этапами  оптимизации управленческого решения с помощью

математических  методов являются:

1.  Постановка  задачи.

2.  Выбор критерия  эффективности, который должен  выражаться однозначно,

например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов

решения поставленной цели.

3.  Анализ  и измерение переменных величин  (факторов), влияющих на величину критерия эффективности.

4.  Построение  математической модели.

5.  Математическое  решение модели.

6.  Логическая  и экспериментальная проверка  модели и полученного с ее помощью решения.

7.  Разработка  рекомендаций   по   практическому  использованию полученных результатов.

     Методы экспертных оценок применяются в тех случаях, когда задача

полностью или  частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами. Экспертиза представляет собой исследование сложных специальных вопросов на стадии выработки управленческого решения лицами, обладающими специальными

знаниями и  опытом, с целью получения выводов, мнений, рекомендаций и оценок. Экспертное заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируются ход исследования и его итоги. Во введении указывается,

кто, где, когда  и в связи с чем организует и проводит экспертизу. Далее

фиксируется объект экспертизы, указываются методы, примененные для его

исследования, и  полученные в результате исследования данные. В

заключительной части содержатся выводы, рекомендации и практические меры, предлагаемые экспертами. Наиболее эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при прогнозировании тенденций развития торговой системы, при оценке альтернативных вариантов решения.

     Метод мозгового штурма (мозговая атака) применяется в тех

случаях, когда имеется минимум информации о решаемой проблеме и установлены сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются следующие правила: все высказываются по очереди; говорят, лишь когда могут предложить новую идею; высказывания не критикуются и не осуждаются; все предложения фиксируются.

Обычно этот способ позволяет быстро и правильно решить возникшую проблему. Разновидностью метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого метода состоит в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты различных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к решению о выпуске нового товар* привлекаются менеджеры производственного, коммерческого и финансового подразделений фирмы. Применение данного метода способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов.

Одним из методов  оптимизации управленческих решений в условиях рыночной конкуренции является теория игр, суть которой состоит в

моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с помощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае повышения цен на товары конкуренты не сделают того же, то, вероятно, целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в невыгодное положение в конкурентной борьбе.

Методы оптимизации  управленческих решений могут дополнять  друг друга и

использоваться  комплексно при выработке важных управленческих решений.

Выбор методов  оптимизации управленческих решений в значительной мере зависит от информационного обеспечения менеджмента.

     V.Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима информация.

     Информация — это совокупность различных сообщений об изменениях в

системе управления и окружающей ее среды.

Управление как  информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное  обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления торговлей, может  быть

классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, организационную, социальную и научно-техническую.

     Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных

хозяйственных функций торговой организацией (закупку товаров, состояние

товарных запасов, объем продажи товаров и т. п.).

     Бюджетно-статистическая информация отражает сведения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация представляет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне.

     Нормативная информация включает научно обоснованные нормы и нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле.

     Организационная информация необходима для организации управления

товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического процесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления торговой организации. К этой информации можно отнести графики завоза товаров и представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских потоков, графики ремонта торговых помещений, планы проведения совещаний и т.п.

     Социальная информация образуется в процессе социологических

исследований, а  также в оперативной кадровой работе. Она включает данные,

содержащие социальную характеристику трудового коллектива торговой

организации.

     Научно-техническая     информация      представляет собой совокупность

данных, необходимых  для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и   технические   характеристики   торгового   оборудования,

планировки торговых залов и складских площадей и  т. п.

По месту образования  и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

     Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую

организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

     Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой

организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

     Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и

используется  в основном внутри данной системы  управления. Это журналы

регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени  преобразования различают первичную  и производную информацию.

     Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

     Производная информация — это информация, полученная путем переработки первичной информации. По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

По степени  использования выделяют информацию однократного и многократного использования. Основным носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации  с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости  от авторства различают служебные и личные документы.

     Служебные документы составляются от имени различных предприятий,

организаций и  органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность и т. п.

По сложности  различают простые и сложные  документы.

     Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные

содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени  типизации документы могут быть ^типовыми и индивидуальными.

     Типовые документы обычно составляют по определенной схеме (например,

договоры, уставы, протоколы и т. п.).

     Индивидуальные документы составляют по произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

В зависимости  от подлинности выделяют подлинные документы и копии

(дубликаты, выписки  и т. п.).

Все виды работ  по оформлению, написанию и обработке документов охватывает

делопроизводство  — специальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществляется обычно по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на

карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие

подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю

организации или  его заместителям, которым делегированы полномочия,

необходимые для  решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.