Своевременность. Качество решения многих проблем очень часто определяется его своевременностью. Даже оптимальное решение, рассчитанное на получение наибольшего экономического эффекта, может оказаться бесполезным, если будет принято поздно. Более того, оно может даже принести определенный ущерб. Таким образом, фактор времени оказывает существенное влияние на содержание управленческого решения.

     Если  необходимость обоснованности и  непротиворечивости решения увеличивает  время, затрачиваемое на его разработку, то требование своевременности, оперативности, напротив, существенно ограничивает этот период.

     Адаптивность. Фактор времени, существенно влияющий на процесс принятия решений, диктует необходимость выполнения еще одного условия, определяющего качество управленческого решения, - адаптивности. Не следует забывать, что решение всегда носит временный характер. Срок его эффективного действия может быть принят равным периоду относительной стабильности проблемной ситуации, на разрешение которой оно направлено, и за пределами этого периода решение может превратиться в свою противоположность - не способствовать разрешению проблемы, а обострять ее. В связи с этим окончательное разрешение проблемы «раз и навсегда» не представляется возможным и качество выбранной альтернативы следует оценивать с учетом того, что через некоторое время, возможно, придется корректировать действующее или принимать новое решение. Управлять нужно так, чтобы оставалась определенная свобода выбора решений в будущем, когда ситуация изменится и будет разрабатываться новое решение. Между тем недостаток многих решений в том и заключается, что они не учитывают необходимости подобной адаптации и носят излишне «жесткий» характер.

     Реальность. Решение должно разрабатываться и приниматься с учетом объективных возможностей организации, ее потенциала. Другими словами, материальные возможности, ресурсы организации должны быть достаточны для эффективной реализации выбранной альтернативы.

     Итак, управленческое решение может считаться  качественным, если оно отвечает всем перечисленным выше требованиям. Причем речь идет именно о системе условий, поскольку несоблюдение хотя бы одного из них приводит к дефектам качества решения и, следовательно, к потере эффективности, трудностям или даже невозможности его реализации.

     В ООО “Стройтрест” отдел снабжения  включает в себя небольшое подразделение внешней кооперации. Основная задача этого подразделения состоит в своевременном, равномерном и комплексном обеспечении потребности предприятия в строительных материалах, а также в обеспечении наиболее полного и экономного их использования.

     Планирование  материального обеспечения предприятия  является основанием для принятия решения  о закупке материальных ресурсов. Процесс принятия решения о закупке  материальных ресурсов включает несколько  этапов (рис. 1).

     Процесс закупки начинается с осознания какой-либо нужды производственного процесса, которая может возникнуть по разным причинам: необходимость сырья и материалов, обслуживание оборудования и т.д. После осознания проблемы дается обобщенное описание нужды с четким определением количества и качества закупаемых материальных ресурсов. Тут важно хорошее знание специфических технических данных сырья и материалов, их ценностных характеристик.

Рис. 1. Этапы  принятия решения о закупке материальных ресурсов 

     На  следующем этапе проводится оценка характеристик каждого материала. Здесь в большинстве случаев используются приемы функционально-стоимостного анализа, основанные на сопоставлении необходимых затрат с величиной достигаемой полезности.

     Решается  задача минимизации издержек путем  использования более дешевых материалов и технологий при сохранении основных показателей полезности.

     Поиски  поставщиков связаны с изучением  торговых справочников, поиски информации с помощью ЭВМ, запроса по телефону, получением рекомендаций.

     На  следующем этапе запрашиваются предложения от квалифицированных поставщиков. Некоторые из них могут прислать в ответ свой каталог или менеджера по продажам.

     Важный  момент процесса принятия решений о  закупках - выбор поставщика. Работники  службы снабжения выбирают поставщика, используя различные критерии, например, качество материала, полноту ассортимента, цену материала, оперативность поставок, дополнительные услуги, возможность кредита, репутацию поставщика, личные с ним отношения.

     Разработка  процедуры выдачи заказа связана  с окончательным определением технических характеристик материальных ресурсов, потребного их количества, условий поставок, гарантии.

     Проявляется потребность в формировании долговременных контрактов, направляемых на комплексное  обеспечение производственных нужд.

     На  заключительном этапе, связанном с  оценкой работы поставщика, выясняется действительный результат совершенной  закупки, и при необходимости, вносятся соответствующие корректировки.

     Критериями  выбора поставщика могут быть надежность поставки, возможность выбора способа доставки, время на осуществление заказа, возможность предоставления кредита, уровень сервиса и др. Причем соотношение значимости отдельных критериев с течением времени может меняться.

2. Понятие  системного подхода  в менеджменте

     Понятие “система” широко используется в науке, технике и повседневной жизни, когда говорят о некоторой упорядоченной совокупности любого содержания. Система является фундаментальным понятием, как системотехники, так и базовых теоретических дисциплин (теории систем, исследования операции, системного анализа и кибернетики). Система — это объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, сведений, а также знании о природе, обществе и т. п.

     Каждый объект, чтобы  его можно было считать системой, должен обладать четырьмя основными свойствами или признаками (целостностью и делимостью, наличием устойчивых связей, организацией и эмерджентностью).

     1. Целостность и делимость. Система  — это прежде всего целостная  совокупность элементов. Это означает, что, с одной стороны, система - целостное образование и, с другой — в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). При этом следует иметь в виду, что элементы существуют лишь в системе. Вне системы это в лучшем случае объекты, обладающие системнозначимыми свойствами. При вхождении и систему элемент приобретает системноопределенное свойство взамен системнозначимого. Для системы первичным является признак целостности, т. е. она рассматривается как единое целое, состоящее из взаимодействующих частей, часто разнокачественных, но одновременно совместимых.

     2. Наличие устойчивых связей. Наличие  существенных устойчивых связей (отношений) между элементами или (и) их свойствами, превосходящих по мощности (силе) связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему, является следующим атрибутом системы. Система существует как некоторое целостное образование, когда мощность (сила) существенных связей между элементами системы на интервале времени, не равном нулю, больше, чем мощность связей этих же элементов с внешней средой. Для информационных связей оценкой потенциальной мощности может служить пропускная способность данной информационной системы, а реальной мощности - действительная величина потока информации. Однако в общем случае при оценке мощности информационных связей необходимо учитывать качественные характеристики передаваемой информации (ценность, полезность, достоверность и т. п.).

     3. Организация. Это свойство характеризуется  наличием определенной организации, что проявляется в снижении энтропии (степени неопределенности) системы H{S} по сравнению с энтропией системоформирующих факторов H{F), определяющих возможность создания системы.

     4 .Эмерджентность. Эмерджентность предполагает  наличие таких качеств (свойств), которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному из ее элементов в отдельности³.

     Наличие интегрированных качеств показывает, что свойства системы хотя и зависят  от свойств элементов, но не определяются ими полностью. Отсюда можно сделать выводы:

     1) система не сводится к простой совокупности элементов;

     2) расчленяя систему на отдельные  части, изучая каждую из них  отдельности, нельзя познать все свойства системы в целом.

     Любой объект, который обладает всеми рассматриваемыми свойствами можно называть системой. Одни и те же элементы (в зависимости от принципа, используемого для их объединения в систему) могут образовывать различные по свойствам системы. Поэтому характеристики системы в целом определяются не только и не столько характеристиками составляющих ее элементов, сколько характеристиками связей между ними. Наличие взаимосвязей (взаимодействия) между элементами определяет особое свойство сложных систем — организованную сложность. Добавление элементов в систему не только вводит новые связи, но и изменяет характеристики многих или всех прежних взаимосвязей, приводит к исключению некоторых из них или появлению новых.

     Система управления — это совокупность элементов (подсистем), объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей. А это позволяет считать, что система создается для достижения целей, которые направлены на решение проблем. Проблемы служат фактором, инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления. Системы управления предприятиями, как правило, характеризуются сложностью, вероятностным проявлением параметров состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений.

   Основные  элементы принципы «черный ящик»  системного подхода

                                                   Внешняя среда 

     Вход                                                                                                       Выход 
 

                                                            Обратная связь 

     В данном примере в виде системы  может выступать любая фирма ее подразделение, отдел, машина и т.д. Для обеспечения высокого качества выхода системы сначала необходимо обеспечить высокое качество  входа, а затем высокое качество процесса и внешней среды, если, например, качество входа машиностроительного предприятия удовлетворительно, то какие бы не были на предприятие технологии, оборудование, кадры и т.д. качество выхода тоже будет удовлетворительно⁴.

     Если  качество входа отличное, а качество процесса удовлетворительное, то и  качество выхода будет удовлетворительным, т.е. оценка качества выхода равна низшей оценки предыдущих элементов. При этом сначала формируются требования к выходу системы, затем к выходу и внешней среде, и только потом к процессу.

     И субъект, и объект управления исследуются  для установления оптимального их взаимодействия в достижении целей. Любое исследование, и тем более использование результатов исследований в практике, основывается на анализе и синтезе изучаемых явлений и процессов, которые всегда можно представить системой. Главные характеристики любых систем — состав, структура и функции элементов и самой системы. Для организационно-экономических систем характерна способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.

     Задачи  выявления элементов или частей системы, их структуры, т.е. организации связей и отношений между элементами, моделей функционирования элементов — это задачи анализа, а определение модели и оптимальных параметров функционирования системы — задачи синтеза.

     Задача  анализа состоит, например, в установлении производственных функций, т.е. зависимости между результатом производства и затратами ресурсов. Задача синтеза — формирование экономико-математической модели, решение которой позволит составить производственную программу (очередность процессов, затраты ресурсов и др.).

     Вопросы обоснования принятия решений рассматриваются  в научных дисциплинах кибернетического направления: исследование операций, теория оптимального управления, теория принятия решений, системотехника, системный анализ и др. Понятия «системный подход» и «системный анализ» наиболее часто используются в научной литературе применительно к исследованию сложных систем и управлению.