Контроль в системе управления

1.Сущность контроля  в системе менеджмента

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство  организации определяет, правильны  ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Таким образом, контроль необходим для обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль очень важен  для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Планы и организационные  структуры – это лишь модель того, каким хотелось бы видеть будущее  организации руководству. Множество  разнообразных обстоятельств как  внутренней , так и внешней среды, например, изменение законов, условий  и требований рынка, конкуренции, моральный  и физический износ основных средств, несоответствие людских и технических  ресурсов пр., может воспрепятствовать  тому, чтобы задуманное реализовалось. Для того, чтобы подготовиться  и отреагировать должным образом  на подобные изменения, организациям нужен  эффективный механизм оценки воздействия  на них этих перемен.

Предупреждение  возникновения кризисных ситуаций

Ошибки и проблемы, выявленные при анализе, имеют тесную взаимосвязь, и главная задача руководителя вовремя их разрешить или исправить с целью предотвращения необратимых процессов, таких, например, как потеря конкурентных преимуществ, потеря части рынка, банкротство, забастовки и пр. В подобных случаях необходимо использовать контроль, который позволит выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Основная причина осуществления  контроля состоит в том, что любая  организация обязана вовремя  фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Сопоставляя реально достигнутые  результаты с запланированными, т.е. отвечая на вопрос, насколько мы продвинулись к поставленным целям, руководство организации получает возможность определить, где организация  добилась успехов , а где потерпела  неудачу. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться главной исключительно  менеджера и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль можно считать  «фундаментом» процесса управления. Цель контроля: способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только по времени  осуществления.

Контроль может быть

1. Предварительный
2. Текущий
3. Заключительный

2.Процесс контроля

Предварительный контроль

Суть осуществления предварительного контроля заключается в проведении анализа эффективности использования факторов производства. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные  ресурсы. Фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов который осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующих техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов – бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль

Осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если не предпринимать никаких действий по устранению этих отклонений, то подобное явление может перерасти в проблемы, крайне негативно отражающиеся на дальнейшем развитии бизнеса.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Он базируется на измерении  фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь в данном случае – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Системы контроля с обратной связью влияют на «входы», чтобы достичь  требуемых характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, человеческих и финансовых. «Выходом» таких систем являются товары и услуги. Организационные системы контроля с обратной связью относятся к открытым системам. Внешний для таких систем элемент (руководитель-менеджер) регулярно воздействует на эту систему, внося изменения, как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин, как из внешней среды, так и внутренней среды.

Для того, чтобы система  с обратной связью эффективно работала была полезной в области управления, она должна иметь цели, использовать и преобразовывать внешние ресурсы  для внутреннего использования, следить за значительными отклонениями от намеченных целей, корректировать отклонения.

Заключительный  контроль

В рамках заключительного  контроля обратная свзь используется после того, как работа выполнена, либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с плановыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы  отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации  информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и  плановые результаты, руководство имеет  возможность лучше оценить, насколько  реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также  получить информацию о возникших  проблемах и сформулировать новые  планы так, чтобы избежать этих проблем  в будущем. Вторая функция заключительного  контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Этапы контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Установление  стандартов. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Относительно легко установить показатели результативности для таких  величин, как прибыль, рентабельность, ликвидность баланса, объем продаж, стоимость материалов, потому что  они поддаются количественному  измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в  числах невозможно, например повышение морально уровня. Некоторые из неподдающихся количественному измерению величин можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель, например текучесть кадров. Если текучесть кадров интенсивная, то это может свидетельствовать о проблемах в управлении персоналом. Таким образом, необходимо разработать мероприятия и применить их к конкретной проблеме. 

Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос чрезвычайно важный. Руководители, специалисты устанавливают масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Сопоставление достигнутых  результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. Деятельность, осуществляемая на этом этапе контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения, который состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того, чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если установленный стандарт – это прибыль, то измерение следует вести в долларах или процентах, в зависимости от формы выражения стандарта. Если контролируется не учасие в голосовании или увольнения с работы, то измерение должно вестись в процентах. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые в последствии должны быть измерены.

Передача и  распространение информации играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты. Так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия.

Заключительная стадия этапа  сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Контроле должен выбрать из множества данных те, которые будут важны для принятия правильного решения. Выявленные ошибки или достижения в соответствии с установленными стандартами послужат основанием для распределения вознаграждений и наказаний.

Контроль может побуждать  людей выдавать организации непригодную  информацию. Например, выдвигая новый  проект или предлагая новый бюджет, менеджеры могут переоценить  объем необходимых ресурсов и  недооценить объем возникающих  доходов.

С целью проведения результативного  контроля также  необходимо придерживаться следующих критериев.

1. Устанавливать осмысленные стандарты, понятно воспринимаемые сотрудниками.
2. Устанавливать двустороннее общение в организации.
3. Необходимо воздержаться от чрезмерного контроля.
4. Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты.
5. За достижение стандарта необходимо вознаграждение.

Действия. После вынесения  оценки процесс контроля переходит  на третий этап. Менеджер должен выбрать  одну из трех линий поведения: