Коммуникационный менеджмент

41. Затраты на коммуникации. Стоимость затрат на коммуникации для организации можно разделить на денежные и неденежные затраты.Организации обязаны предоставлять большое количество отчетной информации правительству, властям региона и местной администрации. Связанные с этим расходы очень высоки. Например, предоставление подробной информации о доходах и финансах в налоговое управление требует заполнения специальной формы. На такие «бумажные работы» затрачивается большое количество времени фирм. А потребность в информации возрастает каждый год.Исследования показали, что мы тратим приблизительно 75 % рабочего времени на различные формы коммуникаций. Время, затраченное на то, чтобы обменяться парой фраз при общении на типичном производственном предприятии, в итоге занимает приблизительно половину среднего рабочего дня. Фраза «время - деньги» полностью справедлива. Немалая стоимость деловых коммуникаций объясняет повышенный интерес к ним. Денежные затраты на коммуникации играют существенную роль в жизни организации, но существуют и другие, менее ощутимые затраты, которые имеют долго ощущаемые последствия. Эффективные коммуникации дорого обходятся организации, но неэффективные коммуникации обходятся еще дороже.

 Для осуществления внутренних коммуникацийзачастую приглашают консультации внешнего специалиста. Привлекать таких профессионалов удобно: у них есть разработанный пакет методик, они владеют всеми необходимыми технологиями, причем время от времени обновляют и совершенствуют свой арсенал, следят за развитием деятельности в соответствующем направлении — как в нашей стране, так и за рубежом. Но не всех устраивает то, что такие специалисты недостаточно хорошо осведомлены об особенностях деятельности самой компании, не знают всех тонкостей и хитросплетений. Поэтому некоторые руководители решают данную проблему силами собственного HR-отдела с привлечением сотрудников PR-службы. Методики у всех примерно одни и те же. Происходит разработка оптимальной структуры внутренних коммуникаций. Этот процесс подразумевает осуществление следующих действий:

• создание корпоративных СМИ и внутреннего интернет-сайта (часто такие средства уже существуют, но являются малоэффективными, их используют нерегулярно — значит, необходимо продумать концепцию и создать такой информационный источник, который будет интересен и доступен всем сотрудникам, станет отражать все процессы, происходящие в организации, сблизит и объединит коллектив);
• проведение банкетов, корпоративных вечеринок, праздников, то есть мероприятий, цель которых — реализация идеи совместного отдыха персонала компании;
• организация командообразующих мероприятий — выездных семинаров, игр, психологических тренингов из разряда Тим-билдинга и т. п.;
• повышение профессионального уровня сотрудников (для этого обычно разрабатывают систему учета профессионального роста, позволяющую для каждого работника создать программу развития внутри данной организации, направленную на совершенствование необходимых навыков, получение дополнительных знаний и осуществление карьерного роста);
• разработка механизма связи между сотрудниками разных отделов;
• обеспечение возможности ротации внутри коллектива (цель ее — не дать сотрудникам подолгу оставаться на одном месте);
• разработка системы материальных и нематериальных поощрений персонала. Средств воздействия достаточно много, и применение даже некоторых из них, как правило, повышает эффективность деятельности сотрудников. К сожалению, на реальных доходах компании это отражается не сразу. Должно пройти определенное время, пока изменится застарелая система и результаты станут видны на практике. Поэтому руководство не всегда прислушивается к рекомендациям и инициативам, исходящим от кадровой службы. И хотя существуют системы оценки деятельности HR-отдела, которые постоянно совершенствуются, руководству надо объяснять, что настоящая динамика будет видна, как правило, только через несколько лет. Многие начальники, как это ни печально, не хотят задумываться о дальних перспективах деятельности их организации. Но чем больше компаний в последнее время оказываются вовлеченными в процесс создания внутрикорпоративных коммуникаций, тем очевиднее необходимость осуществления таких действий для остальных. Когда-нибудь формирование правильной HR-политики станет нормальной практикой для большинства фирм. Остается надеяться, что все сказанное наступит достаточно скоро.

42. эффективности в коммуникации .

Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.Результативность коммуникаций в организации в целом определяется тремяосновными факторами:– открытый менеджмент;– осознание менеджментом ценности и необходимости коммуникаций с персоналом;– квалифицированный и опытный менеджер коммуникаций, обладающий современными техническими ресурсами.Каждая характеристика должна выражаться в конкретных показателях.Легче всего с характеристикой затрат (в рублях, в штуках оборудования, в человеко-часах трудозатрат и т. д.), т. к. они легче всего поддаются количественному счету. Несколько сложнее с показателями целей и потребностей, но и им могут быть найдены характеристики, в том числе и имеющие количественное выражение: например, информирование общественности; развитие мотивации персонала; взаимопонимание между фирмой и ее социальной средой и т.д.Поскольку в анализе эффективности многое зависит от первичной базы сравнения, то изменения, возникающие вследствие работы специалиста п коммуникационному менеджменту, следует сопоставлять по возможности с четкими и систематизированными представлениями и характеристиками этогоположения дел. В зависимости от целей организаторов коммуникационной компании эффекты бывают: функциональными (результат соответствует цели), дисфункциональными (результат не соответствует цели) и афункциональными (результат не имеет отношения к цели).В отличие от эффекта - характеристики абсолютной, определяющей некий очевидный результат, эффективность - характеристика принципиально относительная. Поэтому ее выражение во многом зависит от того, какие показатели соотносятся. Эффективность любого вида деятельности есть функция взаимоотношения трех основных элементов – цели и задачи, средства и результата. Прежде всего следует различать виды эффективности:- как отношение затрат к полученным результатам (Э = Р/З), выражающее экономичность использования средств и ресурсов - эффективность тем выше, чем меньше затрат на получение результата;- как отношение результата к преследовавшимся целям (Э = Р/Ц),выражающее степень реализации целей деятельности - эффективность тем выше, чем в большей степени результаты соответствуют целям;- как отношение целей к реальным потребностям, проблемам (Э = Ц/П),выражающее степень рациональности выдвигаемых целей - эффективность тем выше, чем в большей степени цели решают реальные проблемы.Итоговое выражение эффективности Э = Ц/П × Р/Ц × Р/З может быть упрощено до вида Э = Р/П × Р/З. Не существует единого, простого, всеобъемлющего инструмента или методики, которые могли бы безошибочно оценить эффективность коммуникации. Обычно приходится использовать некоторую комбинацию различных методов измерения. Необходимо учесть каждый по отдельности или несколько из следующих факторов:– контент-анализ и мониторинг сообщений СМИ;– пространственный анализ;– опросы и исследования;– наблюдения, методы участия и/или ролевые игры.Эффективность коммуникационной акции можно измерить точно, если основные сообщения организации, ключевые группы целевой аудитории и желательные каналы распространения сообщений и обратной связи идентифицированы.