Коммуникации в организации

Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовую  функцию и должны отвечать общим  требованиям: иметь хотя бы минимальный  уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь  ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию  коммуникации. Кроме того они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов—знаниями окружающей действительности, социальных ценностей  общества, культуры. 

Сообщение — наименьший элемент языка, имеющий идею или  смысл, пригодный для общения. Также  форма предоставления информации, совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию. 

Обычно сообщение  передается в виде предложения или  условного знака. 

Жизненный цикл сообщения  выглядит следующим образом: 

·                     Отправитель кодирует идею или мысль  в сообщение; 

·                     Передаёт сообщение через среду  общения получателю; 

·                     Получатель получает сообщение и  декодирует смысл. 
 

Коммуникативные барьеры 

Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению  контактов и взаимодействию между  коммуникатором и реципиентом. Они  препятствуют адекватному приему, пониманию  и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных  связей.Барьеры возникают как  в технической системе, так и  в механизме общения. 

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие  основные виды барьеров в коммуникационных процессах. 

1. Искажение сообщений  — явление, при котором в  структурные единицы организации  поступает информация, не адекватная  реальной ситуации. Искажения в  коммуникационных сетях приводят  к значительному замедлению темпов  работ в организации. Принятие  решения и его реализация должны  начинаться одновременно: понять, как  следует выполнять работу, не  менее важно, чем принять решение  о том, что следует делать. 

2. Информационные  перегрузки возможны в тех  случаях, когда члены организации  не в состоянии эффективно  реагировать на всю необходимую  им информацию и отсеивают  определенную ее часть, по их  мнению, наименее важную. Однако  возможна ситуация, когда именно  эта часть информации будет  особенно необходима для обеспечения  нормального функционирования организации  или ее подразделения. 

3. Недостатки в  структуре организации оказывают  существенное негативное влияние  на функционирование коммуникационных  сетей. Самым распространенным  из таких недостатков следует  признать неудачную конфигурацию  — существование большого количества  уровней управления, когда информация  при прохождении от уровня  к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для  восходящих коммуникационных потоков  (снизу вверх, от подчиненных  к руководителям). 

4. Высокая степень  пространственной дифференциации  создает преграды для прохождения  информации по определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля  и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия. 

Сотрудники организации  должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны  в соответствии с культурными  особенностями и стилем управления организации. Если эти условия не будут выполнены, программа по налаживанию  внутренних коммуникаций может оказаться  неполной, а кроме того, будет  вызывать недоверие, враждебность и  циничное отношение со стороны сотрудников. С другой стороны, тщательно разработанные  и соответствующим образом реализованные  программы по налаживанию внутренних коммуникаций, могут способствовать защите организации от "плохих новостей", не допуская при этом снижения производственной мотивации, а также могут помочь проведению эффективных управленческих мероприятий при проведении организационных  изменений. 

Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций является важной частью любой организационной  структуры, однако следует также  отметить, что правильно выстроенная  система внутренних коммуникаций является залогом всей коммуникационной деятельности организации в целом. 

Методы коммуникации 
 

Можно рассмотреть  подробнее процессы внушения, убеждения  и информирования как вариант  вербального воздействия, наблюдаемого в деятельности многих групп профессионалов. Эффективность как внушения, так  и убеждения, осуществляемых в непосредственном взаимодействии, в значительной степени  зависит от невербального компонента, а также от некоторых иных характеристик  того субъекта, который выступает  источником воздействия (его принято  называть коммуникатором, а воспринимающую сторону - реципиентом). Выявлено, что  повышают эффективность и внушения, и убеждения уверенность в  себе коммуникатора, его обаяние, демонстрируемые  волевые качества. Особое значение для обеспечения высокой эффективности  имеет характер взаимоотношений  между коммуникатором и реципиентом, особенности социального статуса  и того, и другого. Вместе с тем, каждый из названных вариантов воздействия  имеет свою специфику. 

Внушение предполагает бесконфликтное принятие какой-либо информации, имеющее место при снижении сознательного  ее анализа и критического к ней  отношения. Оно осуществляется посредством  словесных конструктов, имеющих  императивный или оценочный характер. 

Убеждение, как способ вербального воздействия, предполагает обращение к собственному критическому суждению человека и представляет собой "...отбор, логическое упорядочение фактов и выводов согласно единой функциональной задаче". 

Информирование, так  же как убеждение и внушение, представляет самые широкие возможности использования  механизмов для получения требуемого психологического эффекта. Специфика  состоит в том, что очень часто  целью их применения является маскировка коммуникативного намерения, поскольку  ключевым моментом в контексте воздействия  является профилактика "реактанса", и информирование в этом смысле воспринимается как наиболее нейтральное для  личности. 
 

Моделирование коммуникативного пространства 

Коммуникативное пространство четырёхмерно, как и пространство материальное. Для того чтобы определить, на каком уровне пространства протекает  коммуникация, необходимо определить два параметра – коммуникативную  дистанцию (параметр протяженности  пространства) и плотность коммуникации (параметр "проницаемости" пространства). 

Для построения модели воспользуемся привычным для  соционики дихотомическим принципом  – разделением пополам. Поэтому  коммуникативная дистанция будет  принимать два значения – близкая  и далекая. С точки зрения проницаемости  пространства для полноценного инфообмена можно различать коммуникацию, с  одной стороны, глубокую и, с другой стороны, поверхностную. 

Близкая дистанция  означает, что общение протекает  при тесном соприкосновении в  пространстве. Она наиболее характерна для групп с численностью от двух до восьми человек. При взаимодействии на далекой дистанции социотипы  разделены существенным расстоянием, определяемым социальными и культурными  показателями развития. Такая дистанция  между людьми обычно возникает в  коммуникативных группах более  восьми человек. 

Глубокая коммуникация означает плотный информационный обмен, когда в общение вовлекаются  практически все имеющиеся в  распоряжении социотипа информационные ресурсы. Возникает тесное переплетение "силовых линий" информационных полей, что свидетельствует о высокой доверительности контакта. 

Поверхностная коммуникация происходит при неполном вовлечении в обмен наличных информационных ресурсов. Плотность информационного  потока оказывается гораздо меньше по сравнению с первым случаем. Степень  доверительности также невелика. 

Инфообмен принимает  дискретные значения, являясь показателем  нахождения объекта на одном из уровней  коммуникативного пространства. Всего  таких положений получается 4. 

1. Первый уровень  взаимодействия в коммуникативном  пространстве: дистанция близкая,  но коммуникация поверхностная.  Носит название физический, так  как характерен для плотного, материально-опосредованного соприкосновения  физических субстратов (носителей)  информационных систем. На этом  уровне удовлетворяются природные  потребности человека – в еде,  жилье, продолжении рода, производстве  и потреблении материальных продуктов. 

2. Второй уровень  взаимодействия в коммуникативном  пространстве: дистанция близкая,  а коммуникация глубокая. Называется  психологическим, поскольку на  первое место выходит обмен  сокровенной, личностной, идущей  из души информацией ("псюхе"  – древнегреч. "душа"). Психологический  уровень предполагает самые доверительные  отношения, поскольку на этом  уровне человек удовлетворяет  свои интимно-эмоциональные потребности  – в любви, дружбе, семье, сопереживании  и т.п. 

3. Третий уровень  взаимодействия в коммуникативном  пространстве: дистанция далекая,  коммуникация поверхностная. Называется  социальным, так как регулируется  общественными нормами, традициями  и ритуалами, законодательством,  государственными институтами и  т.д. Этот уровень коммуникации  подчиняет интересы индивида  интересам социума, поэтому носит  наиболее формальный характер. 

4. Четвертый уровень  взаимодействия в коммуникативном  пространстве: дистанция далекая,  но коммуникация глубокая. Носит  название интеллектуального, или  информационного уровня. Осуществлять  глубокую коммуникацию без соприкосновения  с другой стороной можно лишь  тогда, когда перенести весь  информационный обмен внутрь  себя, в свой мозг. Интенсивно  работает при этом память и  воображение человека. Только на  этом уровне можно обращаться  к глубинам своего подсознания  и добывать сведения, накопленные  многими поколениями людей. 
 
 

Заключение 

Управляет в организации  тот, кто владеет информацией. Потоки информации в организации, как нервные  импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным  сосудам, циркулируют в его "теле", питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино. 

В процессе коммуникации возникает множество препятствий, которые называются барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены: 

-трудностями восприятия; 

-семантическими  барьерами; 

-невербальными барьерами; 

-плохой обратной  связью. 

Основные функции  коммуникации: информативная - передача истинных или ложных сведений; интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение  собеседника путем использования  различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба); перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; экспрессивная - возбуждение или изменение характера  эмоциональных переживаний. 

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать  потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и  корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. 
 
 

Список использованных источников и литературы 
 

1.                 Алешина И.В. PR-Технологии. - М.:ПРЕСС, 2000. 

2.                 Андреева Г.М. Социальная психология. — М.: Мысль, 2001.