Коммуникации в менеджменте

Содержание

Введение

1. Понятие и значение  организационных  коммуникаций

2. Функции организационных  коммуникаций

3. Основные проблемы  организационных  коммуникаций

Заключение

Литература

 

  Введение

  Процессы  коммуникации, в которых участвуют  работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его  подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В целом передачуинформации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями – все это коммуникация.

  Информация  – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой  технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная  информация является основой управленческого  процесса, и от того насколько она  совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

  Информация  может приниматься руководителем  к сведению, служить основой будущих  решений, расширять знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток  ненужной информации дезориентирует любую  хозяйственную деятельность.

  В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных  доступных источников – вышестоящих  руководителей, подчиненных, руководителей  того же уровня, заказчиков, поставщиков  и т.д. Процессы коммуникаций позволяют  руководителям эффективно выполнять  свою работу и принимать решения  о выборе оптимальной стратегии  для достижения поставленных целей.

 

  1. Понятие и значение  организационных  коммуникаций

  Прежде  чем дать определение понятия  процесса коммуникаций нужно дать понятие  информации. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека, все поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Управленческая же информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации.

  Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией  и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

  Организационные коммуникации важны для руководителей  по следующим причинам:

  1) руководители тратят большую  часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей.  Поэтому они должны быть заинтересованы  в улучшении данного вида деятельности;

  2) коммуникации необходимы для  эффективности управления;

  3) коммуникации необходимы также  для утверждения авторитета и  выражения воли руководителя;

  4) хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

 

  2. Функции организационных  коммуникаций

  Принято различать четыре основные функции  коммуникативности в группе или  организации в целом:

  Контроль – с помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции;

  Мотивация – организационная коммуникация усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.;

  Эмоциональное выражение – для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности;

  И, наконец, собственно функция передачи информации – эта функция связана с ролью коммуникативности в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей перед руководителями стоят серьезные проблемы формирования информационного пространства, связанные, в частности, с увеличением количества информации, необходимой для принятия управленческих решений.

  Передача  информации или коммуникативный поток идет по трем направлениям:

  ·           сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

  ·           снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

  ·           по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

  В коммуникационном процессе выделяются четыре основных элемента:

  Отправитель или источник – лицо, передающее информацию. Источники информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования. Внешниеисточники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации; партнеров; средства массовой информации и др.

  Особо следует остановиться на устной информации. Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

  Слушая  человека, следует внимательно наблюдать  за его поведением – жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и  обувью, манерами и другими формами  внешнего выражения индивидуальности;

  сообщение, т.е. собственно информация;

  канал, т.е. средство передачи информации. Известно, что предприятия используют несколько каналов передачи данных как во внутренней среде, так и во внешней. К наиболее часто применяемым относятся: курьеры, почтовая связь, телефон, радиосвязь, электронная почта, локальная сеть, и, наконец, устное обсуждение;

  получатель – лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

  В коммуникационном процессе отправитель  и получатель информации постоянно  меняются местами.

  Кроме того, организационные коммуникации включают в себя:

  кодирование – это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника;

  передачу  сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала;

  расшифровку-прием  – чтобы процесс коммуникации был завершен необходимо, чтобы сигнал был расшифрован;

  обратную  связь – источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе.

  3. Основные проблемы  организационных  коммуникаций

  Специалисты по коммуникациям считают, что, во-первых, наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки являются единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Норберт Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

  Такая тенденция возникает в том  случае, когда работники организации  имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.п. В  результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

  Возможные препятствия на пути коммуникаций можно  представить следующим образом:  

  Исходная  информация

  Информация  искажена

  Рис. 1. Препятствия на пути коммуникаций

  Известны  многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы  снять всякие помехи и барьеры, относящиеся  к поведению лиц, получающих деловую  информацию.

  Очень часто, следствием «неправильных» коммуникаций или отсутствия организационных  коммуникаций является снижение эффективности  работы целого предприятия. Например, люди работают над каким-либо проектом, но не знают, что иное подразделение  в компании работает над таким  же или подобным ему вопросом, или  похожий проект выполнялся пару лет  назад, и задача уже получила решение.

  «Если бы компания «Хьюлетт-Паккард» знала  все, что знает компания «Хьюлетт-Паккард», она была бы в три раза прибыльнее», – заметил Лью Плат, президент  корпорации «Хьюлетт-Паккард». Эти  слова актуальны для любой  компании, организации или фирмы. Технологии управления знаниями, информацией  могут и должны использоваться для  увеличения эффективности деятельности организации, устраняя двойную работу. Эффективность – это возможность  просто и быстро использовать свой предшествующий опыт и опыт других людей.

  Можно сформулировать ряд вопросов, ответы на которые характеризуют эффективность  использования организационных  коммуникаций:

  1) насколько легко сотрудники находят  информацию, необходимую для повседневной  работы?

  2) занимаются ли группы или отдельные  сотрудники одними же и теми  проблемами повторно?

  3) поощряется ли в организации  совместная работа, обмен информацией,  поиск новых возможностей для  обмена информацией?

  Во-вторых, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Отправитель информации ждет, чтобы получатель информации каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.