Этапы осуществления функции организации

     Может быть, самыми важными путями к обеспечению эффективного делегирования будут четкий обмен информацией, принцип соответствия и положительные стимулы. Чтобы делегирование было действенным, необходимо соответствие между полномочиями и ответственностью; то есть, руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, за которые он принял на себя ответственность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.ГЛАВА ВТОРАЯ

     Поскольку выполнение функции организации включает в себя решение несколько различных задач, действия менеджера целесообразно разделить на следующие этапы:

1. Формирование  или корректировка организационной  структуры;

2. Установление  взаимосвязей между подразделениями  в организационной структуре;

3. Обеспечение  взаимодействия между подразделениями  и персоналом внутри подразделений  и организации путем контроля  и регулирования (распорядительства)  их деятельности. 

2.1 Организационная структура управления

     На первом этапе в организации следует выделить подразделения и определить их состав. Деление происходит в соответствии с общими целями и стратегией организации. Каждое подразделение должно иметь четко определенные задачи и функции. Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления и связей между ними. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементами организационной структуры являются службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции. В свою очередь, между подразделениями существуют определённые связи, среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи:

     Горизонтальные связи - это связи, носящие характер согласования и являющиеся, как правило, одноуровневыми. Их главное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих проблем. Они имеют ряд важных преимуществ: экономят время, повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность. Они обычно не формализуются в ходе проектирования организации и устанавливаются чаще всего на неформальной основе при использовании метода установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

Вертикальные  связи - это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется коммуникационный процесс, возникает опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.

Линейные  связи - связи, отражающие движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи - отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды.

Функциональные  связи – это связи, которые имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения.

     Таким образом, на сегодняшний день выделяют следующие виды организационных структур:

1. Линейная  организационная структура.

     Является наиболее приемлемой для простых форм производства. Отличительными чертами этой структуры является прямое воздействие на производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Линейная ОС характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь соблюдается принцип единоначалия, простота и чёткость связей в уровнях иерархии.

     Данная структура обладает рядом недостатков, основным из которых является необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями по всем направлениям деятельности в условиях отсутствия специалистов по отдельным управленческим функциям.

2. Функциональная  организационная структура.

     Используется так же, как и линейная ОС, в композиции крупных систем управления и в тех ситуациях, когда особенно важным является профессиональный анализ проблем и разработка вариантов управленческих решений.

     Возможно ее использование в предприятиях и фирмах малого бизнеса, но в современных условиях она практически не используется.

     Главным недостатком является переплетение функциональных связей, множественность подчиненности, и как следствие, нарушение единства распорядительства и ответственности.

3. Линейно-функциональная  организационная структура.

     Линейно-функциональная организационная структура характеризуется разделением деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессах управления. В современных условиях линейно-функциональная организационная структура наиболее часто применяется в организациях.

4. Штабная  организационная структура.

     Особенностью штабной организационной структуры является выделение всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством - звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.

     Эта система менеджмента удачно ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию работы функциональных звеньев. Но при увеличивающихся объемах функциональной деятельности и при расширении масштабов управления штабы могут вырастать в параллельную структуру и, тем самым, возникает опасность потери необходимых связей функционального и линейного блоков организационной структуры.

5. Сложная  линейно-функциональная система  менеджмента, или линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев.

     В этой системе вводятся звенья линейно-функционального типа (заместители руководителя по комплексу функций), и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.

     Такая система управления наблюдается в крупных фирмах или предприятиях. Но в условиях диверсификации производства или управления научно - производственными комплексами она становится консервативной и громоздкой, усложняются процессы координации деятельности, затрудняется оперативное управление.

6. Матричная организационная структура, особенность которой заключается в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает структуру адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.

     Матричные организационные структуры имеют большое распространение в управлении современными крупными фирмами, особенно транснациональными. 

2.2 Взаимосвязь организационной  структуры между  ее элементами

     Исходя из всего этого, одним из основных  путей   совершенствования   организационной   структуры  управления (В данном случае ООО "Лига-2000"), считаю, является применение достижений информационных технологий. Такие технологии позволяют и работникам, и руководителям очень быстро получать необходимую информацию. Благодаря этому повышается оперативность управления, более того, могут быть ликвидированы целые звенья административного аппарата, существовавшие лишь для сбора, структурирования и распространения информации.

     Другой вариант  совершенствования   организационной   структуры 

управления "Лига-2000", является внедрение специальной маркетинговой службы, способной осуществлять выбор максимальной глубины рыночного спроса, включая мельчайшие его оттенки. Наиболее целесообразно применить товарную организацию отдела маркетинга, построенную по принципу разделения маркетинга по отдельным укрупненным товарным группам.

     При данном виде организации по каждому товару (товарной группе) имеется свой заведующий сектором с определенным штатом сотрудников, выполняющих все функциональные задачи маркетинга по данному товару.

     Такое построение отдела, является эффективным для организационной структуры ООО "Лига-2000" т.к. оно имеет широкую номенклатуру товаров с возможностью их реализации на большом количестве однородных рынков. Это дает возможность комплексного изучения спроса и определения перспективных потребителей по всей номенклатуре товара.

     Большое значение также, думаю, будет иметь внедрение метода управления по целям, получившего широкое распространение в управлении зарубежными фирмами. Одной из главных особенностей

данного метода является существование четкой иерархии целей внутри

организации. Каждый руководитель от наивысшего, до самого низшего

уровня  должен иметь цели, которые обеспечивают поддержку целей

руководителей, находящихся на более высоком  уровне.

       Внедрение мероприятий, направленных на разграничение полномочий и установление четкой взаимосвязи между различными уровнями управления, позволит повысить объективность деятельности организации и, будет способствовать решению целого задач:

- разграничить полномочия и зоны ответственности между структурными подразделениями и отдельными специалистами организации;

- определить  слабые и сильные стороны организации;

- формализовать  взаимоотношения по вертикали  и по горизонтали;

- повысить  ответственность персонала;

- позволит руководителям повысить четкость и конкретность устанавливаемых подчиненным целей.

     Также необходимо отметить, что любую перестройку структуры управления целесообразно оценивать, прежде всего, с точки

зрения  достижения поставленных целей. Реорганизация  направлена, чаще всего на то, чтобы повысить эффективность работы организации, и можно не сомневаться в том, что в ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать

потребностям  конкретной организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условия ее функционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

     Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей.

     Как видно, вне зависимости от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации:

· определение  и детализация целей фирмы, которые  были выявлены в ходе планирования;

· определение  видов деятельности по достижению этих целей;

· поручение  различных задач индивидуумам и  объединение их в управляемые  рабочие группы или подразделения;

· координация  различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая  четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен сделать, сроки выполнения работы и кто  им руководит;

· единство цели - работает ли каждый член организации  на общую цель, то есть никто не должен работать против целей организации;