Исследование функций организационного проектирования на примере ЧП «Рекламное агентство «Резонанс

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ,

МОЛОДЕЖИ И СПОРТА УКРАИНЫ

ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКО-ПРАВОВОЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА №1

по Организационному проектированию

на тему «Исследование  функций организационного проектирования на примере ЧП «Рекламное агентство «Резонанс»»

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 3-го курса д/о

гр. 0201А

Аксенова Анастасия

 

Преподаватель:

Сапицкая И.К.

 

 

 

2011 год

 

План:

1. Характеристика ЧП «РА «Резонанс»

2. Обзор функций организации (по классификации А. Файоля)

3. Обзор основных функций  и процедур организации.

 

 

1. Характеристика ЧП «РА «Резонанс»

Частное предприятие  «Рекламное агентство «Резонанс» (ЧП «РА «Резонанс») было основано в 2004 году как предприятие с частной формой собственности. Со дня основания основным направлением деятельности предприятия является изготовление наружной рекламы. Предприятие является юридическим лицом и имеет свой баланс, расчетный и валютный счета в банках, отдельное имущество, которое в основном формируется за счет предпринимательской деятельности и средств, переданных собственником. Уставный фонд организации составляет сорок тысяч гривен. Как и все юридические лица, организация выплачивает все обязательные налоги (коммунальный, подоходный налог, налог на прибыль, НДС). К числу специальных налогов относится налог на рекламу.

Основными направлениями  деятельности предприятия являются предоставление услуг и продажа материалов. На рис. 1.1 представлена круговая диаграмма распределения прибыли от работы предприятия за 2010 год.

Рис. 1.1 Распределение  прибыли ЧП РА «Резонанс»

 

Услуги предприятия  – это плоттерная порезка пленки, накатка изображения на поверхности, а также создание полноценных рекламных объектов. К числу выпускаемых предприятием рекламных объектов относят: информационные стенды и таблички, лайт-боксы, рекламные вывески, наклейки, макеты и стенды для выставок, специальные изделия из акрила, подставки, выносные стенды, транспаранты на баннерной ткани, специальные светоотражающие эмблемы и элементы и т.д.  Что же касается продажи материалов, основными объектами здесь являются: самоклеющаяся пленка ПВХ, пластик, акрил, клей для пластика, электрика и другие вспомогательные материалы (шпатели для накатки, палитры, профиля).

Однако преобладание реализации материалов над услугами было не всегда. Данные, приведенные на рис. 1.2. прямое тому подтверждение.

 

Рис.1.2 Статистика продаж за 2005-2010 года

 

Такая ситуация сложилась  по двум причинам. Во-первых, от начала работы предприятие делало основной упор на предоставление услуг, а потом уже попутно начало продавать материалы, посчитав это более прибыльным. А во-вторых, в связи с кризисом 2008-2009 годов многие клиенты начали экономить на полном цикле услуг рекламных агентств и закупать только материалы для рекламы, изготавливая ее самостоятельно.

Предприятие является одним  из немногих в городе Донецке, предоставляющим полный цикл рекламных услуг: от создания проекта до установки объекта. Все материалы для изготовления объектов предприятие закупает самостоятельно. В своей деятельности организация использует современное оборудование, которое относится к личной собственности предприятия. Расчет стоимости готовой продукции ведется в соответствии с действующим законодательством. Оплата производится как наличным, так и безналичным платежом. Вся прибыль предприятия образуется за счет поступлений от хозяйственной деятельности, и после покрытия всех материальных и нематериальных затрат сумма прибыли выплачивается владельцу как дивиденд. За все время существования предприятие ни разу не работало себе в убыток, и не находилось на грани банкротства.

Предприятие относится к разряду малых. Численность  персонала – 10 человек. Организационная  структура управления предприятием ЧП «РА «Резонанс» представлена на рис. 1.3.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.3 Организационная  структура ЧП «РА «Резонанс»

 

На данной схеме можно  увидеть, что все звенья и единицы  управления прямо или косвенно подчиняются  директору, т.е. представлен линейный тип организационной структуры. Особенностью оргструктуры на данном предприятии является то, что должности начальника коммерческого отдела и менеджера по продажам принадлежат одному человеку, а бухгалтер, помимо своих прямых обязанностей, выполняет также функции секретаря и делопроизводителя. В силу того, что предприятие очень маленькое, данные особенности не имеют особого влияния на работу предприятия как слаженного механизма.

Предприятие успешно функционирует на рынке  рекламных услуг уже больше семи лет. За это время оно успело зарекомендовать себя как надежный, стабильный партнер с широким профилем предоставляемых услуг, для которого нет практически ничего невозможного. Вся работа предприятия направлена на достижение главной цели – получение прибыли. Для этого нужно в первую очередь значительно расширить клиентскую базу и рынок сбыта продукции. Таким образом, перспективным направлением развития предприятия является открытие нескольких филиалов в Донецке и расширение списка предоставляемых услуг.

 

 

2. Обзор функций организации (по классификации А. Файоля)

Планирование.

В том или ином виде функция планирования присутствует в работе практически любого рекламного агентства. Она заключается в разработке долгосрочных и краткосрочных планов, определении миссии и целей организации, а главное – в определении стратегии.

Миссия ЧП «РА «Резонанс»: обеспечение клиентов высококачественной рекламной продукцией и формирование у партнеров и клиентов хорошего вкуса.

Главным ресурсом, используемым при осуществлении данной функции, является время. Поэтому в зависимости от количества времени, которое необходимо для реализации этой функции на данном предприятии можно выделить:

• стратегический план (срок – свыше 3-х лет);
• тактический план (срок – от 1 года до 3-х лет);
• оперативный план (срок – до 1 года).

Стратегический план вытекает из стратегии предприятия – получение максимальной прибыли, а значит, вся текущая деятельность фирмы опирается именно на этот принцип. Но стратегия является достаточно обширной, поэтому руководство составляет тактические, или среднесрочные планы, таким образом, конкретизируя главную цель. К тактическим планам относятся:

• расширение рынка сбыта;
• повышение качества услуг.

Что же касается оперативных  планов, то их осуществление должно произойти в течении года. На ЧП «РА «Резонанс» в рамках оперативного планирования устанавливаются следующие цели:

• расширить диапазон предоставляемых услуг;
• закупить новое оборудование;
• внедрить новую технологию цветной печати;
• повысить качество материалов и т.д.

Информация.

При осуществлении функции планирования требуется определенное информационное обеспечение. Каждый уровень управления (стратегический, тактический, операционный) требует свой набор необходимых данных.

На уровне стратегического управления используется информация, необходимая для планирования будущего состояния организации. К ней может относиться информация:

• о текущем состоянии фирмы – объемы и динамика продаж, эффективность и рентабельность предприятия, положение на рынке рекламных услуг и др.
• о конкурентах – сильные и слабые стороны конкурентов, их положение на рынке и т.п.
• о внешнем окружении – политическое положение в стране (уровень материальной обеспеченности граждан, государственная политика в сфере рекламного бизнеса); состояние техники и технологий производства рекламных продуктов; экономика страны (темпы инфляции); сегментация рынка и т.д.

Эта информация необходима для разработки стратегических планов, касающихся расширения предприятия (открытия новых филиалов), модернизации существующих технологий создания продукции, переориентации рынка, определения возможных новых направлений деятельности организации и т.д.

Тактический уровень требует внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри предприятия.

К внутренней информации тактического уровня относится информация:

• о сотрудниках – личные данные сотрудников, должности, размеры заработной платы, квалификация, текучесть кадров, половозрастной состав команды.
• об оснащении предприятия – наличие необходимого оборудования, наличие необходимых кадров.

Внешняя информация включает сведения:

• о действующем законодательстве;
• об особенностях покупательского поведения и имидже предприятия;
• о существующих курсах повышения квалификации или переквалификации.

Данная информация помогает контролировать работу всего предприятия и повысить его эффективность в целом на уровне каждого отдельно взятого элемента. Также с помощью данной информации можно предугадать ход некоторых событий и повлиять на них с целью получения наибольшей прибыли.

На операционном уровне используется внутренняя информация, необходимая для планирования и контроля повседневной производственной деятельности. Может содержать информацию:

• о внутреннем распорядке – режим работы, график отпусков, должностные обязанности сотрудников (из должностных инструкций, штатного расписания), правила внутреннего распорядка, организация рабочих мест, правила техники безопасности и т.д.
• о производственных процессах – количество материалов на складе, количество затраченных материалов, исправность оборудования, наличие необходимых средств производства и т.п.
• о распределении финансовых средств – стоимость коммунальных услуг, сумма налогов и отчислений и т.д.

Эта информация используется каждый день в процессе работы предприятия и затрагивает как весь производственный процесс, так и каждого отдельного сотрудника. Также можно отметить, что эта информация является «стержнем», на который опирается руководство фирмы при осуществлении повседневного руководства.

 

Социальное  развитие.

На любом предприятии  наличие работников предполагает социальное развитие. Уровень социального развития напрямую зависит от уровня развития культуры на фирме, и определяется такими факторами как:

• условия труда;
• степень механизации труда;
• уровень социальных выплат;
• страхование и т.д.

Условия труда. У каждого работника ЧП «РА «Резонанс» есть свое рабочее место, оснащенное всем необходимым для работы оборудованием. Несмотря на то, что офис фирмы находится в подвальном помещении, руководство всегда стремится обеспечить в нем комфорт и уют. Офис оборудован всеми необходимыми служебными помещениями, а именно: санузлом, кухней и комнатой отдыха.

В коллективе всегда царит  дружественная, веселая атмосфера, что может быть обусловлено небольшим штатом – всего 10 человек.

Степень механизации  труда. На ЧП «РА «Резонанс» присутствует как механизированный, так и ручной тип технологического процесса. Механизированный труд преобладает на стадии изготовления заготовок, а немеханизированный (или ручной) тип используется на стадии сборки объекта. Данную физическую работу выполняют инженеры-конструкторы.

Уровень социальных выплат. Этот вид дохода, так же как заработная плата и дивиденды, непосредственно зависит от результатов работы каждого работника и организации в целом, так как его источником, как правило, является полученная от хозяйственной деятельности прибыль. Оплачиваемые отпуска, оплата больничных, а также страхование здоровья и жизни являются обязательной составной частью официальных льгот для каждого сотрудника на ЧП «РА «Резонанс». Также на предприятии практикуется выдача премий за отличное выполнение работы. В виду того, что предприятие является частным, условия и количество поощрения назначает непосредственно директор фирмы, опираясь на существующие нормативные акты.

 

 

 

3. Обзор основных  функций и процедур организации.

1) Установление целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Дерево целей «Максимизация  прибыли на ЧП «РА «Резонанс»

 

2) Разработка стратегии

Самыми приоритетными целями на пути к достижению главной цели предприятия являются увеличение доли рынка и повышение качества услуг. В данной работе более подробно будет рассмотрена цель – расширение рынка сбыта.