Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

 

Бухгалтер издательства осуществляет бухгалтерский учет денежных и материальных средств, калькуляцию стоимости  издаваемой продукции.

 

Отдел снабжения и сбыта (реализации) обеспечивает снабжение  расходными и специальными эксплуатационными  материалами типографскую деятельность, приобретает основные средства, запасные части и бумагу. Учет сбыта полиграфической  продукции отдел осуществляет непосредственно  через бухгалтера типографии. Отдел  осуществляет маркетинг рынка печатной продукции и готовит свои предложения  в план изданий и в бизнес-план типографии. Основные экономические  показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг. представлены в табл. 1.

 

 

Таблица 1 Экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг.Показатели 2006г. 2007г.

Объем товарооборота, тыс.руб. 20111 25173

Издержки обращения, тыс.руб. 4193,1 4825,7

Уровень издержек обращения, % 20,85 19,17

Среднесписочная численность  работников, чел. 32 32

Производительность труда, тыс.руб./чел 628,5 786,7

Однодневный объем товарооборота, тыс.руб. 56 70

Чистая прибыль, тыс.руб. 2105 3210

 

 

Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота за 2006-2007гг. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25 %. Ростом товарооборота потребовал повышения производительности труда на 158,2 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс. руб.

 

Издержки обращения растут медленнее, чем товарооборот предприятия  – только на 15 %. За счет этого уровень  издержек обращения сократился в 2007г. по сравнению с 2006г. на 8 %.

 

По итогам 2006года была получена чистая прибыль в размере 2105 тыс.руб. В 2007г. она увеличилась на 52 % и составила 3210 тыс.руб.

 

Основными потребителями  продукции типографии являются крупные  и средние юридические лица г. Калуги и Калужской области, а  также предприниматели бюджетные  организации.

 

Официальное рабочее время

 

1. Начало рабочего дня  10.00

 

2. Обеденный перерыв. 13.00-14.00

 

3. Окончание рабочего дня  19.00

 

4. Выходные дни - суббота  и воскресенье

 

Использование современного высокотехнологичного оборудования дает компании неоспоримые конкурентные преимущества: высокое качество, низкую себестоимость и оперативность  обслуживания клиентов.

 

Максимальное использование  передовых технологий хорошо подготовленными  сотрудниками, чья квалификация позволяет  им использовать предоставляемые средства в полном объеме, дает возможность типографии работать в условиях стремительно развивающегося рынка сувенирно-полиграфического не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.

 

 

2.2 Оценка информационной  системы, технических и программных  ресурсов

 

 

В работе данной типографии, являющейся значимым участником рынка  полиграфических услуг, активно  используются компьютерные информационные технологии. Это обусловлено тем, что в организации существует довольно большой документооборот, а также с тем, что основная деятельность, увязанная на создании макетов и печати полиграфической  продукции, связана с непосредственным использованием компьютеров и соответствующего программного обеспечения. По степени  централизации технологического процесса информационная технология в системе  управления организацией является децентрализованной, т.е основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.

 

Для эффективной работы организации  используются различные виды техники  и технологий, о некоторых из них  и их конкретном применении следует  рассказать подробнее.

 

Во внутрифирменной системе  информации используются следующие  виды техники:

 

Персональные компьютеры

 

Микропроцессоры

 

Средства телекоммуникаций

 

Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

 

В данной организации персональные компьютеры используются для:

 

Разработки оперативных  планов производства контроля за их выполнением;

 

Контроля движения запасов  материалов, необходимых для процесса производства;

 

Расчета заработной платы;

 

Контроля за поступлением заказов;

 

Анализа данных о сбыте  продукции;

 

Регистрации поступления  платежей;

 

Ведения учета и отчетности.

 

Выполнения макетов

 

Хранения клиентской базы

 

Коммуникации с клиентами  и партнерами

 

Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной  системы информации, основанной на использовании новейших технических  средств автоматизированной обработки  цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему.

 

Фактически на каждом рабочем  месте в организации установлен компьютер, его мощность и возможности  определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере организации установлены стандартные  элементы программного обеспечения, как  то: Операционные системы Windows XP, пакеты программ графических редакторов семейств Adobe и Corel Graphic Suite, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: пакет офисных программ Microsoft Office, антивирус NOD 32 с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).

 

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть помогает организации  зарабатывать деньги за счет четырех  основных факторов.

 

* Снижение административных  накладных расходов

 

* Повышение производительности  труда

 

* Рационализация ведение  дел

 

* Снижение затрат на  аппаратные средства

 

Повышение производительности труда

 

Наличие сети позволяет работникам предприятия тратить меньше времени  на рутинные операции, экономя его  для производительности труда.

 

Рационализация работы

 

Применение сетевых приложений, таких как системы управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это намного ускоряет ведение дел.

 

Снижение расходов на аппаратные средства

 

Наличие сети позволяет сотрудникам  фирмы совместно использовать периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это  снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

 

Снижение административных расходов

 

Объединение компьютеров  в сеть помогает значительно снизить  административные расходы. Если, например, менеджер решает перейти на новую  версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно  используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно  для небольших предприятий, таких  как данная типография, где управление сетью часто совмещается с  исполнением других обязанностей. Чем  меньше времени тратит администратор  сети на добавление новых пользователей  или подсоединение новых периферийных устройств, тем больше времени он может уделить решению важных для предприятия текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность предприятия.

 

Руководитель и менеджеры  пользуются текстовыми редакторами, в  основном .Microsoft Office Word 2007 для Windows и простейшими графическими редакторами типа программы просмотра изображений и факсов, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами, просмотр выполненных дизайнерами макетов на согласование. Ими также используются программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera. Использование электронной почты дает работникам возможность направлять письменные сообщения клиентам даже в других городах. Это значительно экономит время, которое ранее тратилось на телефонные звонки и сокращает расходы, связанные с оплатой междугородных телефонных разговоров.

 

При помощи телефонной сети организации возможно переключение любых внешних звонков на необходимый  внутренний номер.

 

Факс и модем используются для передачи информации по сетям  клиентам типографии, для получения  от них необходимой нам информации, а также для пополнения баз  данных, используемых в организации.

 

Бухгалтерия использует программу  электронного бухгалтерского учета 1С: бухгалтерия.

 

Дизайнеры данной типографии пользуются графическими редакторами  семейств Adobe и Corel Graphic Suite, наиболее подходящих для работы в сфере типографских услуг, для поиска материал дизайнеры также используют программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera.

 

Операторы копировальных  аппаратов и цифровых печатающих машин пользуются специфическими программами, связанными с управлением и обслуживанием  соответствующей техники.

 

 

Глава 3. Формирование внутрифирменной  информационной сети

 

 

Описание коммуникаций и  информационных потоков организации

 

 

По отношению к организации  коммуникации бывают двух типов: внешние  и внутренние.

 

Рассмотрим внутренние коммуникации данной организации. Внутрифирменная  система информации в типографии решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Каждый исполнитель специализирован  на выполнении отдельных видов деятельности, и выполняет указания вышестоящего сотрудника только в пределах своей  компетентности.

 

Директор типографии разрешает  основные, базисные вопросы, которые  касаются корпоративной политики, направления  развития типографии и других важных аспектов деятельности организации.

 

Основную роль в организации  играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Перемещение  информации в организации происходит сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Сверху вниз проводится информация о стратегии развития фирмы, о корпоративной политике фирмы, миссии, целях и задачах. Таким путем, подчиненным сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

 

Одновременно организация  использует коммуникации по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший существенно влияет на производительность. В компании приветствуется выдвижение новых идей, предложений, способных усовершенствовать деятельность компании. Например, если печатник разработал более эффективный способ расположения объектов на листе, он сообщает о своей идее непосредственному начальнику, т. е менеджеру. Если менеджер решил поддержать предложение обслуживающего, он сообщает об этом на следующий, более высокий уровень управления, соответственно директору типографии. Такой обмен информацией, необходим, так как приводит к повышению конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности. При помощи коммуникаций по восходящей руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Горизонтальные потоки информации, между сотрудниками одного уровня (менеджер-менеджер, дизайнер-дизайнер), необходимы для согласования действий сотрудников в различных вопросах. Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между сотрудниками.

 

Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для  выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.

 

В основном это письменные сообщения. Письменные сообщения имеют  определенные преимущества: они хранятся как записи и источники ссылок, они сформулированы тщательнее, чем  устные сообщения. Они используются для осуществления огромного  объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных  схем и правил, составления устава организации и других юридических  документов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений  печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.

 

Письменные коммуникации организации выполняют еще одну функцию - сохранение документов в юридических  целях.

 

Неформальные коммуникации в данной организации, как и в  любой другой возникают в процессе человеческого общения по различным  интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных  документах или официальных требованиях. Такие коммуникации играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу  работы. Главное достоинство таких  устных коммуникаций состоит в возможности  быстрого и полного обмена информацией. Неформальные коммуникации выходят  на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий  по организации отдыха на природе.

 

Большую часть всех коммуникаций типографии составляют внешние коммуникации. Компания «Мистер Принт» использует разнообразные средства для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном уровне. Типографии приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах организация сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

 

Внешние коммуникации осуществляются, в основном, через менеджеров компании «Мистер Принт» по средствам телефонии, личных контактов и электронной почты. Наиболее важны коммуникации с клиентами.. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми частями компании осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.