Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

 Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть помогает организации зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов.

*  Снижение  административных накладных расходов

*  Повышение  производительности труда

*  Рационализация  ведение дел

*  Снижение  затрат на аппаратные средства

Повышение производительности труда 

Наличие сети позволяет работникам предприятия  тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда.

Рационализация  работы 

Применение  сетевых приложений, таких как  системы управления базами данных и  электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это намного ускоряет ведение дел.

Снижение  расходов на аппаратные средства 

Наличие сети позволяет сотрудникам фирмы  совместно использовать периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. 

Снижение  административных расходов 

Объединение компьютеров в сеть помогает значительно снизить административные расходы.  Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших предприятий, таких как данная типография, где управление сетью часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор сети на добавление новых пользователей или подсоединение новых периферийных устройств, тем больше времени он может уделить решению важных для предприятия текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность предприятия. 

Руководитель  и менеджеры  пользуются текстовыми редакторами, в основном .Microsoft Office Word 2007 для Windows и простейшими графическими редакторами типа программы просмотра изображений и факсов, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами, просмотр выполненных дизайнерами макетов на согласование. Ими также используются программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera. Использование электронной  почты дает работникам возможность направлять письменные сообщения клиентам даже в других городах. Это значительно экономит время, которое ранее тратилось на телефонные звонки и сокращает расходы, связанные с оплатой междугородных телефонных разговоров.

При помощи телефонной сети организации возможно переключение любых внешних звонков  на необходимый внутренний номер.

 Факс  и модем используются для передачи  информации по сетям клиентам  типографии, для получения от них необходимой нам информации, а также для пополнения баз данных, используемых в организации.  
Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета 1С: бухгалтерия.

Дизайнеры данной типографии пользуются графическими редакторами семейств Adobe и Corel Graphic Suite, наиболее подходящих для работы в сфере типографских услуг, для поиска материал дизайнеры также используют  программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera.

Операторы копировальных аппаратов и цифровых печатающих машин пользуются специфическими программами, связанными с управлением и обслуживанием соответствующей техники. 
 
 

1. Описание  коммуникаций и информационных потоков  организации.

По  отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние.

Рассмотрим  внутренние коммуникации  данной организации. Внутрифирменная система информации в  типографии решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Каждый исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов деятельности, и выполняет указания вышестоящего сотрудника только в пределах своей компетентности.

Директор  типографии разрешает основные, базисные вопросы, которые касаются корпоративной  политики, направления развития типографии и других важных аспектов деятельности организации.

Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Перемещение информации в организации происходит сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Сверху вниз проводится информация о стратегии развития фирмы, о корпоративной политике фирмы, миссии, целях и задачах. Таким путем, подчиненным сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

Одновременно  организация использует коммуникации по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший существенно влияет на производительность. В компании приветствуется выдвижение новых идей, предложений, способных усовершенствовать деятельность компании. Например, если печатник разработал более эффективный способ расположения объектов на листе, он сообщает о своей идее непосредственному начальнику, т. е менеджеру. Если менеджер решил поддержать предложение обслуживающего, он сообщает об этом на следующий, более высокий уровень управления, соответственно директору типографии. Такой обмен информацией, необходим, так как приводит к повышению конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности. При помощи коммуникаций по восходящей руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Горизонтальные потоки информации, между сотрудниками одного уровня (менеджер-менеджер, дизайнер-дизайнер), необходимы для согласования действий сотрудников в различных вопросах. Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между сотрудниками.

Формальные  коммуникации отражают связи, необходимые  для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.

В основном это письменные сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества: они хранятся как записи и источники ссылок, они сформулированы тщательнее, чем устные сообщения. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления устава организации и других юридических документов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.

Письменные  коммуникации организации выполняют  еще одну функцию - сохранение документов в юридических целях.

Неформальные  коммуникации в данной организации, как и в любой другой возникают  в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Большую часть всех коммуникаций типографии составляют внешние коммуникации. Компания «Мистер Принт» использует разнообразные  средства для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном уровне. Типографии приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах организация сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Внешние коммуникации осуществляются, в основном, через менеджеров компании «Мистер  Принт» по средствам телефонии, личных контактов и электронной почты. Наиболее важны коммуникации с клиентами.. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми частями компании осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. 
 

2. Рекомендации  по формированию внутрифирменной управленческой системы.

На мой  взгляд, в типографии «Мистер Принт» создана довольно хорошая управленческая информационная система, однако она может быть усовершенствована за счет изменения отдельных ее составляющих.

К примеру, в типографии нет автоматизированного банка данных клиентов в рекламно-издательском отделе, в то время как это смогло бы значительно сократить расход времени на поиск нужной графической информации, за счет чего увеличилась бы выработка (основной показатель производительности труда).

К примеру, на подготовку 1 макета, при неавтоматизированной базе клиентов, уходит времени (средний показатель):

1. Заполнение бланка с контактной информацией о клиенте – 5 минут;
2. Ручной поиск графической информации клиента в неавтоматизированной базе – 4 минуты;
3. Общение с клиентом – 10 минут;
4. Выполнение макета - 25 минут;

Итого: 44 минуты

Оценка  затраченного времени при автоматизированной базе данных клиентов:

1. Поиск информации о клиенте в базе данных – 1 минута;
2. Общение с клиентом – 10 минут;
3. Выполнение макета – 25 минут;

Итого: 36 минут.

Приведем формулу  выработки: 
Вч=ОП_мес/Т_час;

ОП_мес – объем продукции за месяц;

Т_час – количество человеко-часов отработанных за месяц.

Рабочий день в типографии составляет 8 часов, в среднем в месяце 23 рабочих  дня, соответственно в месяц сотрудник вырабатывает 184 часа или 11040 минут. Следовательно, при неавтоматизированной клиентской базе дизайнер выполнит приблизительно 251 макет в месяц, а при автоматизированной 307 макетов в месяц. Подставив в формулу, получаем: 
Вч (н/а) = 251: 184 = 1, 36 н.е

Вч (а) = 307: 184 = 1, 67 н.е

Из вышеизложенного  видно, что переход к автоматизированной информационной технологии увеличит производительность труда в рекламно-издательском отделе.

Изменение построения автоматизированной информационной технологии типографии определяет свои требования к аппаратной части информационного комплекса. Так, организация автоматизированного банка данных клиентов и объемы информационных потоков в условиях автоматизированной обработки и создания документов потребуют применения производительных серверов и мощных баз данных. При этом следует учесть, что увеличение времени реакции системы, основанной на регулярных обращениях к файл-серверу, до 3 секунд заметно повышает утомляемость пользователя. Поэтому за типовой компьютер должен приниматься ПК на базе микропроцессора не ниже Intel Pentium 100, так как микропроцессоры меньшей производительности существенно увеличивают инерционность всей системы. Применение таких ПК для оснащения автоматизированных рабочих мест работников позволит применять для текущей работы пользователей современные усовершенствованные версии программ, обладающих более эргономичным интерфейсом и имеющих дополнительный набор функций и возможностей, позволяющие легко организовать эффективную коллективную и индивидуальную работу пользователей в локальной вычислительной сети. Но не достаточно хорошо оснастить предприятие оборудованием, не достаточно закупить средства контроля и регулирования - необходимо добиться того, чтобы всё это работало, способствовало созданию высококачественной полиграфической продукции. Коммуникации играют важную роль в формировании внутрифирменной управленческой информационной системы. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.  Именно поэтому стоит уделять внимание совершенствованию коммуникационных процессов не меньше, чем модернизации автоматизированной информационной системы. А для этого необходим постоянный контакт с исполнителями, что не всегда осуществляется в данной типографии. Постоянный контакт менеджеров производственных отделений типографии с компетентными представителями заказчика чрезвычайно полезен. Не нужно отстаивать «честь мундира», полезно помнить поистине золотое правило: «Заказчик всегда прав». Если все возможные претензии встречать заранее заготовленным отказом, можно просто потерять заказчика. Деловой «разбор полетов», выявление и анализ причин снижения качества помогут и типографии, и заказчику. Здесь необходимо помнить о реализации мероприятий, направленных на ликвидацию допущенных ошибок и повышение качества. На мой взгляд, внутри предприятия необходимо добиваться создания атмосферы благожелательной требовательности. Именно на основании разбора дефектов и достоинств конкретных выполненных заказов можно постоянно повышать ответственность работающих, а с ростом ответственности исполнителей растет и техническая культура предприятия. На основе проведенного анализа типографии «Мистер Принт» для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы  можно предложить следующие рекомендации:

• вводить автоматизированные информационные технологии в отдельные элементы организации;

• расширять ассортимент продукции, вовремя  реагируя на требования покупателей;
• не терять известность на рынке и осуществлять продвижение услуг путем размещения рекламы.
• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.
• повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;
• усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;
• улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену.

 

Заключение 

В ходе данной курсовой работы были изучены информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, на примере типографии «Мистер Принт» рассмотрены основные наиболее значимые достижения информационной технологии в сфере управления организацией. В первой главе были освещены теоретические основы  информационных технологий  как инструмента формирования управленческих решений. Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.  К информационным системам управления предъявляются требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать альтернативы решений, обеспечивать информационными продуктами (расчетно-аналитическими таблицами и графиками, рекомендациями). ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора.