Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

Информационные  технологии управления. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех руководителей, имеющих дело с принятием решений. Она необходима на любом уровне управления.

ИТ управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей руководителей различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней  управления частью.

Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная  технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные ИС для ИТ — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.  
 

Глава 2 . Анализ информационной системы типографии «Мистер Принт»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика компании.

       Типография  «Мистер Принт» является организацией, объединяющей подразделения, осуществляющие планирование издательской деятельности, редактирование представленных к изданию материалов, их полиграфическое исполнение, реализацию и сбыт готовой продукции.

Типография  «Мистер принт» относится к числу  организаций рекламно-полиграфической и сувенирной направленности, предлагающих широкий спектр услуг, занимающихся производством рекламой продукции и  предоставлением типографских услуг. Форма собственности частная.

Основным  видом деятельности является производство рекламно-полиграфической продукции: листовки, буклеты, пластиковые карты, конверты, визитки, сувенирная продукция, этикетки, а также изготовление наружной рекламы: баннеры, штендеры, вывески, растяжки и проч.

Физический  адрес: г. Калуга ул. Ленина, 100

Юридический адрес: г. Калуга ул. Ленина, 100

Тел.: (4842) 78-77-77

Web-сайт: www. mr_print.kaluga.com.

       Организационная структура управления предприятия  линейно-функциональная. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором  линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность.

       В структуру организации входят (рис. 1):

• редакционно-издательский отдел;
• типография;
• отдел снабжения и сбыта (реализации);
• бухгалтерия;

См Схема.1. Организационная структура типографии «Мистер Принт»

       Непосредственное  руководство издательством осуществляет его директор, отвечающий за результаты его деятельности.

       Основными обязанностями директора издательства являются:

• выработка организационных, информационных и нормативных документов по издательскому делу;
• оснащение типографии полиграфическим оборудованием и содержание его в эксплуатационном режиме;
• организация технологического процесса издания полиграфической продукции;
• участие в формировании плана издания;
• подбор, расстановка и обучение кадров типографии;
• осуществление экономически выгодного производства и сбыта изданий, реализация печатной продукции;
• обеспечение выполнения требований по охране труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;
• получение соответствующих лицензий на деятельность;
• организация бухгалтерского учета, учета эксплуатации оборудования;
• представление установленных отчетов.

Обязанности редакционно-издательского отдела:

• готовит материалы по плану издания;
• осуществляет редакционную подготовку издаваемой литературы;
• проводит методическую работу по вопросам изданий материалов;
• передает все необходимые сведения по отредактированным материалам бухгалтеру для составления калькуляции стоимости и формирования цены издаваемой продукции;
• ведет учет своей работы.

       Типография - основное производственное подразделение  организации, обязано обеспечить высокий  уровень полиграфического исполнения издаваемой продукции и выпуск ее в нормативные сроки. Типография несет ответственность за эксплуатационный режим вверенного оборудования, его сохранность, и соблюдение издательского режима и учета производственной продукции. Типография производит только ту полиграфическую продукцию, которая получила оформление в редакционно-издательском отделе, стоимость и цену в бухгалтерии.

       Бухгалтер издательства осуществляет бухгалтерский  учет денежных и материальных средств, калькуляцию стоимости издаваемой продукции.

       Отдел снабжения и сбыта (реализации) обеспечивает снабжение расходными и специальными эксплуатационными материалами типографскую деятельность, приобретает основные средства, запасные части и бумагу. Учет сбыта полиграфической продукции отдел осуществляет непосредственно через бухгалтера типографии. Отдел осуществляет маркетинг рынка печатной продукции и готовит свои предложения в план изданий и в бизнес-план типографии. Основные экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг. представлены в табл. 1.

       Таблица 1

       Экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг.

       Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота  за 2006-2007гг. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25 %. Ростом товарооборота потребовал повышения  производительности труда на 158,2 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс. руб.

       Издержки  обращения растут медленнее, чем  товарооборот предприятия – только на 15 %. За счет этого уровень издержек обращения сократился в 2007г. по сравнению с 2006г. на 8 %.

       По  итогам 2006года была получена чистая прибыль  в размере 2105 тыс.руб. В 2007г. она увеличилась  на 52 % и составила 3210 тыс.руб.

Основными потребителями продукции типографии являются крупные и средние юридические  лица г. Калуги и Калужской области, а также предприниматели  бюджетные  организации.

Официальное рабочее время

1. Начало  рабочего дня                    10.00

2. Обеденный  перерыв.          13.00-14.00

3. Окончание  рабочего дня    19.00

4. Выходные  дни - суббота и воскресенье

Использование современного высокотехнологичного оборудования дает компании неоспоримые конкурентные преимущества: высокое качество, низкую себестоимость и оперативность обслуживания клиентов.

Максимальное  использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им использовать предоставляемые  средства в полном объеме, дает возможность типографии работать в условиях  стремительно развивающегося рынка сувенирно-полиграфического не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.  

2. Оценка  информационной системы, технических  и программных ресурсов

В работе данной  типографии, являющейся значимым участником рынка полиграфических услуг, активно используются компьютерные информационные технологии. Это обусловлено  тем, что в организации существует довольно большой документооборот, а также с тем, что основная деятельность, увязанная на создании макетов и печати полиграфической продукции,  связана с непосредственным использованием компьютеров и соответствующего программного обеспечения. По степени централизации технологического процесса информационная технология в системе управления организацией является децентрализованной, т.е основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.

Для эффективной  работы организации используются различные  виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении следует рассказать подробнее.

 Во  внутрифирменной системе информации  используются следующие виды  техники:

1. Персональные компьютеры
2. Микропроцессоры
3. Средства телекоммуникаций
4. Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В данной организации персональные компьютеры используются для:

• Разработки оперативных планов производства  контроля за их выполнением;
• Контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• Расчета заработной платы;
• Контроля за поступлением заказов;
• Анализа данных о сбыте продукции;
• Регистрации поступления платежей;
• Ведения учета и отчетности.
• Выполнения макетов
• Хранения клиентской базы
• Коммуникации с клиентами и партнерами

Для данной организации  характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему.

Фактически  на каждом рабочем месте в организации  установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере организации установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы Windows XP, пакеты программ графических редакторов семейств Adobe и Corel Graphic Suite, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: пакет офисных программ Microsoft Office, антивирус NOD 32 с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).