Информационные системы в управлении

Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная связь с работниками заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманываемым.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]

Управление можно представить как последовательный процесс:

- получения информации;

- обработки информации;

- принятия решения;

- доведения решения до сведения исполнителей;

- исполнения решения;

- подведения итогов.

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами работники управления ОАО ОМКБ затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)

2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

- общепринятых принципов обработки документов;

- приемов в работе с документами конкретного предприятия.

В целях совершенствования программно-аппаратной базы в ОАО ОМКБ:

- произведена установка 40 рабочих станций для служащих предприятия;

- осуществлён текущий ремонт и замена устаревшей компьютерной и копировально-множительной техники;

- проведены работы по замене сетевого маршрутизатора-шлюза на более мощный;

- произведена замена центрального сервера-контроллера домена компьютерной сети на более мощную современную машину;

- проведены работы по антивирусной защите информации циркулирующей в локальной вычислительной сети (ЛВС) Общества;

· произведена замена интернет-сервера администрации на более мощный.

В 2011 году продолжалась целенаправленная работа по:

- оптимизации и стабилизации кадрового состава всех структурных подразделений;

- созданию эффективной системы мотивации сотрудников предприятия;

- созданию и поддержке жесткого организационного порядка в ОАО «ОМКБ», укреплению исполнительности, ответственности сотрудников за выполненные обязанности, укреплению трудовой и производственной дисциплины;

- созданию и развитию системы обучения и повышения квалификации различных категорий работников;

- формированию и укреплению деловой корпоративной культуры ОАО «ОМКБ»;

- определению необходимого и достаточного количественного состава подразделений, исходя из объема работ и функциональных задач;

- эффективно проводить подбор рабочих и специалистов, профессионально проводить адаптацию вновь принимаемых работников по индивидуальным планам с применением наставничества.

Выводы и предложения

Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.

Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

4

Список используемой литературы

1 Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: "Банки и биржи", ЮНИТИ, 2008.

2 Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Управление внедрением информационных систем: учебник. - Интуит.РУ, БИНОМ.ЛЗ, 2008. - 224 с.

3 Заславская О.Ю., Сергеева М.А. Информационные технологии в управлении образовательным учреждением. Учебное пособие для ВУЗов - центр гуманитарной литературы, 2006. - 127с.

4 Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности "Менеджмент". -- 2-е изд., изм. и доп. -- М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА--ИНФРА * М), 2007. -- 528 с.

5 Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.: "Финансы и статистика", 2006.

6 Компьютерно - интегрированные производства и CALS -технологии в машиностроении. - М.: Федеральный информационно-аналитический центр оборонной промышленности. 2009. - 510 с.

7 Крылов И. Информационные Технологии: Теория и практика рекламы в России. - "Центр", 2010.

8 Кузнецов Д.В. Информационные технологии в управлении предприятием. - "Три Квадрата", 2009. - 158с.

9 Орлов А.И. Менеджмент - Учебник. М.: Издательство "Изумруд", 2003.

10 Уайт О. У. Управление производством и материальными запасами в век ЭВМ. - М.: Прогресс. 2006. - 302с.

11 Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт Банка России) [Текст] / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 2. - С. 56 - 63. 12. Гуськова Е.А., Орлов А.И. Информационные системы управления предприятием в решении задач контроллинга // Контроллинг. 2003. № 1.

13 Карпачев И. Налево пойдешь // Enterprise partner: корпоративные системы. 2000. №10.

14 Годовой отчет ОАО ОМКБ. 2011

16 Роль современных информационных систем в повышении качества управления предприятия. 26 Ноября. 2007 г.

17. http://www.admkirov.ru/

18 http://www.iteam.ru/

19 http://psyfactor.org/

20 http://www.microtest.ru/

21 http://www.ssti.ru/

22 http://ru.wikipedia.org/