Деловые совещания

1) содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

2) условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания.

Основные ошибки, допускаемые  при формировании повестки дня:

• Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.
• Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.
• В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.
• Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.).

  Ход делового совещания делится  на три основных этапа. Это:  постановка вопроса; формирование  мнения о путях решения вопроса;  принятие решения.

Постановка вопроса. Этап включает в себя:

• введение в курс дела;
• формулировку вопроса;
• формулировку исходной позиции;
• постановку вопроса.

Формирование мнения о путях  решения вопроса. Этап включает в себя:

• сбор данных;
• изучение всех сторон вопроса;
• выработку новой формулировки основной проблемы;
• поиск альтернативных решений;
• выдвижение предложений;
• подведение предварительных итогов обсуждения;
• выработку основных направлений;
• обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.

Принятие решения. Этап включает в себя:

• выводы из 2 этапа;
• договоренности;
• решения.

  В процессе проведения делового  совещания очень важно контролировать  его ход. Для этого руководителю  следует:

• Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
• Постоянно поддерживать разговор.
• Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.
• Выслушивать мнения всех оппонентов.
• Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

            Основные правила проведения деловых  совещаний

   Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.[5,149]

    Как  правило, местом проведения значительной  части (более 70 %) деловых совещаний  является кабинет руководителя  организации. Однако заседания  лучше созывать в специально  оборудованном для этой цели  помещении. Оно должно иметь  хорошую акустику, звукоизоляцию,  вентиляцию, нормальную температуру  воздуха (+ 19о с) , удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы. Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч представлена на рис.1.[5,164]

                Рис. 1 Схема размещения участников совещания

Основные ошибки, допускаемые при  определении места проведения совещания:

• слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;
• в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;
• помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.[6 ,127]

      При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. [6,141]

Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение «для массовости»).

Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

      Обычно в деловом  совещании участвуют 3—9, максимум 12 человек, большее количество участников  может снижать эффективность работы. Тема обсуждения на совещании должна быть определена заранее, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады.

     Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин. Спустя 50—60 мин. у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.[7,183]

     Включившись в ход делового совещания все участники принимают на себя одну из трех основных ролей:

Конструктивная роль. Для этой роли характерны:

• проявление инициативы;
• (повторное) изложение проблемы;
• внесение предложений;
• запросы об информации, мнениях, мыслях;
• сообщение информации, мнений, идей;
• выявление связей между имеющимися данными;
• оценка проблемы.

Роль способствующая ходу собрания. Для этой роли характерны:

• поддержка, стимулирование выступающих;
• формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил;
• организация группового процесса и формирование общественного сознания;
• посредничество, поиск компромиссов;
• снятие напряженности.

Отрицательная роль. Для этой роли характерны:

• агрессивное поведение;
• блокирование принятия решения;
• соперничество;
• поиск сочувствия.

       Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Одно из важнейших требований к председателю совещания - не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам руководителя особый вес и те из работников, кто придерживается противоположных взглядов, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Надо постараться занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от 3-го лица или сформулировать в виде вопроса.[8,96]

     Следует помнить,  что деловое совещание предполагает  возможность критики предметных  позиций, а не личностных особенностей  того, кто ее высказал, причем  рекомендуется соблюдать правило:  отметить вначале совпадение  позиций, а затем обсудить различие  разных позиций и подходов  к решению проблемы, убедительно  аргументируя достоинства и недостатки  каждой альтернативы.

      В случае, если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение...». Главное — не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения.[9,64]

     В целях снятия  пассивности участников могут  применяться:

• Высказывания по кругу;
• Метод «мозгового штурма».

     При конфликте мнений  могут быть две формы:

• Конкурентно-соревновательная;
• Кооперативно-сотрудничающая.

Основные ошибки, допускаемые при  проведении совещания:

• не регламентируется его продолжительность;
• не соблюдается установленная продолжительность;
• совещания слишком продолжительны;
• не делаются перерывы;
• не ограничивается время на доклады и выступления.

              Условия эффективности деловых совещаний

       Успешность проведения деловых совещаний зависит от предварительной подготовки повестки дня. Важно при этом и ее неукоснительное соблюдение, четкое обозначение времени начала и окончания совещания, соблюдение порядка выступлений. Но самое главное, чтобы совещание было продуктивным. Деловое совещание начинают вовремя, даже если группа в неполном составе. Действенный метод борьбы с опозданиями — закрыть и запереть дверь. Повестка дня должна быть продумана таким образом, чтобы люди не тратили попусту время. Обсуждаемый вопрос должен касаться всех участников совещания. Недопустимо разбирать вопрос, который касается лишь двоих из присутствующих. Если в завершении совещания должно быть принято решение — то в этот же день всем участникам нужно раздать протокол, в котором указано, что решили и кто ответственен за реализацию решения.[10,172]

Этапы эффективного совещания:

1.Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно.

2..Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки, постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны.

3.Создание благоприятных условий для коллективной работы и коллективного решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то надо непременно обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих.

4. Начало деловых совещаний в точно назначенное время и сжатые графики работы. По возможности, старайтесь организовывать совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны и у них повышенная работоспособность.

5.Формирование атмосферы непринужденности и деловитости. Руководитель совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла деловитость, и наоборот. Неприятную для всех проблему надо рассматривать в конце совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и, по возможности, коротко. Лучше, когда в начале совещания своими мыслями поделятся менеджеры и специалисты низших уровней управления. Менеджер совещания обязан создавать деловую и в то же время свободную обстановку, в которой каждый чувствует себя раскованно. Гнет, атмосфера страха и недоброжелательности никак не способствуют эффективной коллективной работе.

6.Обеспечение активности всех участников совещания. Председательствующий должен учитывать так называемый психологический феномен и организовать такой порядок выступлений, при котором их очередность будет обратно пропорциональна авторитету и положению выступающего. Это обусловлено тем, что более молодые сотрудники весьма неохотно высказывают свою точку зрения — особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанным мнением руководителя. Именно поэтому свежие, нестандартные решения проблем, исходящие от более молодых сотрудников, чаще всего просто не обсуждаются.

7.Обсуждение особых мнений. Гарантией успешного проведения совещания является учет мнений всех его участников. Конечно, некоторые из них могут быть и ошибочны. Но в этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с таким чувством, что его точка зрения правильна, а решение совещания ошибочно).

     Заканчивая собрание, ведущий может призвать всех  к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к  которым пришли в итоге; кратко  резюмировать ход обсуждения; похвалить  наиболее удачные идеи, деловые  выступления; поблагодарить всех  за продуктивную работу.