Деловое совещание

 когда вам звонят  или вы звоните, согласовать  с собеседником, когда обоим удобно  встретиться. При этом упомянуть  кратко цель встречи и основные  вопросы. Сообщить, как долго может  продлиться обсуждение. Спросить, есть  ли еще что-нибудь, что он хотел  бы обсудить;

 если кто-нибудь  заходит в ваш офис, чтобы обсудить  какой-то вопрос, предлагать ему  перенести встречу, если чувствуете, что недостаточно подготовлены или это помешает важной работе;

 обсуждения всегда  заканчивать желаемым результатом,  принятием решений или согласованием  конкретных мер и сроков исполнения; 

 если договоренность  не достигнута, попытаться обеспечить, чтобы был сделан какой-нибудь  позитивный шаг в направлении  вашей цели.

 Практикуемые  неформальные совещания (встречи), как и формальные, имеют серьезные  недостатки.

В целях рационализации неформальной совещательной деятельности рекомендуется:

 практиковать  «управление путем обхода», т.  е. приход к своим сотрудникам,  в этом случае:

- они не прерывают  вашу работу;

- вы видите их  своими глазами;

- вы поддерживаете  с ними контакт.

 приходить в  офис тех, с кем вы встречаетесь, а не принимать их у себя, тогда вы сами сможете решать, когда уходить;

 приходить к  начальнику для обсуждения вставшей  перед вами проблемы, предлагать  при этом ваш вариант ее  решения, рассказав об альтернативах,  которые вы отвергли, и по каким  причинам, если он вас об этом  спросит.

 Необходимо учитывать,  что при проведении совещаний  нередко приходится иметь дело  с одними и теми же, весьма  характерными, типами участников  обсуждения. Данные участники зачастую  вносят дезорганизацию и неконструктивный  подход к рассмотрению вопросов. В таблице перечислены основные, наиболее характерные и часто  встречающиеся типы участников  обсуждения и рекомендуемые методы  их обхождения или нейтрализации.

Типы участников обсуждения и их нейтрализация

Типы участников обсуждения 

Методы обхождения или нейтрализации участников обсуждения

 Спорщик 

 Сохранять невозмутимость  и деловитость. 

 Предоставить группе отвергать его утверждения.

 Позитивист 

 Предложить ему  подведение итогов, втянуть в  дискуссию.

 Всезнайка 

 Призвать группу  занять определенную позицию  по отношению к его утверждениям.

 Словоохотливый 

 Тактично прерывать.  Напоминать о регламенте. 

 Застенчивый 

 Ставить несложные  вопросы, укрепить его уверенность  в силах.

 Негативист 

 Признать, оценить  его знания и опыт.

 Не проявляющий интереса 

 Спросить его  о работе. Привести примеры из  его сферы интересов.

 Крупная шишка 

 Избегать прямой  критики, применять технику «Да,  но...»

 Расспрашивающий 

 Адресовать его  вопросы группе.

 Важнейшим направлением  повышения эффективности деловых  совещаний является снижение  затрат на их подготовку и  проведение. С этой целью рекомендуется:

 сокращать продолжительность  заседаний, частоту их проведения, а лучше — и то, и другое;

 уменьшать количество  участников заседаний;

 упрощать процедуру  подготовки и проведения совещаний;

 возможно, организовывать  короткие неформальные встречи  для решения конкретных вопросов;

 использовать  Интернет, Интернет и селекторную  связь. Они могут связать по  телефону несколько человек —  это дешевле, чем собирать их  и прекращать работу на некоторое  время.