Деловое совещание

Деловые совещания (заседания) — это важнейшая форма совместного  обсуждения тех или иных производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов на предприятиях и в организациях; способ выработки и принятия управленческих решений. Они играют весьма важную роль в процессе управленческой деятельности, отличаются значительным разнообразием  по целям и формам. Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед другими видами управленческой деятельности: в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы; проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания; участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме; в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания; имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.                                     Недостатки деловых совещаний:                                                                                                            размывание ответственности за принимаемые решения;                                                                                 велико влияние сильных личностей - менеджеров (и не на пользу качеству принимаемых решений);                                                                                                                                                                процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры, в зависимости от уровня управления, от 50 до 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях.                                                                                                            При этом многие совещания имеют весьма низкую эффективность.

 Причины низкой  эффективности совещаний состоят  в том, что совещания подчас  бывают неудовлетворительно подготовлены  и организованы, неумело проведены  и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев заседания  длятся слишком долго и т.  д. Более того, некоторые совещания  являются совершенно ненужными.

Порядок подготовки делового совещания 

1. Определение целей  и задач совещания. Следует  учесть, что непосредственный сбор  людей имеет смысл, когда есть  необходимость:

 в обмене информацией;

 в выявлении  мнений;

 в анализе трудных  ситуаций и проблем;

 в принятии  решений по комплексным вопросам.

При этом необходимо подумать, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

 решение ответственного  руководителя;

 несколько телефонных  звонков;

 совещание по  селектору;

 совещание по  сети Интернет или Интернет;

 объединение с  другим совещанием. 

2. Назначение ответственных  за подготовку совещания и  распределение между ними обязанностей.

3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку  и проведение совещания.

4. Определение даты  и времени проведения совещания  (с учетом доступности для участников  и возможности подготовиться). Следует  проверить, чтобы это время  было по возможности минимальным,  не совпадало с временем проведения других мероприятий.

5. Выбор подходящего  помещения, бронирование его.

6. Подготовка и  утверждение конкретной повестки  совещания, с указанием времени,  необходимого для рассмотрения  каждого вопроса. При этом для  каждого вопроса следует отводить  время в соответствии с его  значимостью. Вопросы располагать  в порядке их важности и  сложности.

7. Составление списка  участников совещания. При этом  следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь  тех, без кого нельзя обойтись, а именно:

непосредственно затрагиваемых решениями заседания;

располагающих соответствующими специальными знаниями;

исполняющих решения;

имеющих опыт решения  аналогичных проблем;

ответственных за надлежащее исполнение;

опытных советников и людей, умеющих решать проблем.

8. Определение докладчиков,  а при необходимости и выступающих.  Подготовка докладов и выступлений.

9. Подготовка и  рассылка приглашений и материалов  участникам совещания в сроки,  достаточные для их подготовки  к совещанию. При этом следует  проинформировать как можно конкретнее  участников о повестке и целях  заседания (по возможности с  указанием времени в часах  и минутах, если отдельным участникам  следует появиться к обсуждению  определенных пунктов).

10. Подготовка проекта  решения совещания (заседания), также  направление его участникам.

11. Подготовка помещения  для проведения совещания.

12. Подготовка необходимых  средств наглядной информации, технических  и вспомогательных средств.

13. Подготовка объявлений  и указателей.

14. Подготовка для  участников совещания рабочих  (раздаточных) материалов, блокнотов,  ручек и т. д.

15. Бронирование  мест в гостиницах для проживания  иногородних участников.                                              

16. Заказ транспорта  для обслуживания участников  совещания.

17. Заказ на обслуживание  в предприятии общественного  питания.

18. Подготовка регистрации  участников и отметки командировочных  удостоверений.

19. Подготовка культурной  программы для участников совещания.

 Необходимо заметить, что некоторые авторы и специалисты  подразделяют всю работу по  подготовке совещания и соответствующие  мероприятия на три части:

 начальная подготовка;

 текущая подготовка  совещания;

 действия накануне  совещания.

 Кроме того, следует  подумать, какие из перечисленных  частных дел (действий) по подготовке  совещания могут оказаться по  каким-либо причинам под угрозой  невыполнения. В связи с этим  наметить: какие действия и когда  следует предпринять на случаи  наступления указанных нежелательных  событий, чтобы свести на нет или до минимума их отрицательные последствия.

В день проведения совещания  рекомендуется:

перед началом заседания  произвести регистрацию присутствующих;

начать заседание  точно вовремя;

сообщить о стоимости  минуты данного совещания и о  своем намерении провести его  рационально, выразить уверенность  в успешном ходе заседания;

согласовать с участниками  правила совместной работы: время  выступлений, перерывов, окончания  совещания, порядок принятия решений  и т. д.;

поручить одному из участников или секретарю ведение  протокола;

держать под контролем  перерывы;

распознавать и  блокировать такие критические  пункты в дискуссии, как разговоры  на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения;

во время заседания  перепроверять, как достигаются  поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация;

повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия;

в конце заседания  подвести итоги и пояснить: что, кем  и к какому времени должно быть сделано;

перед окончанием совещания  подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий главным  образом принятые решения, ответственных и сроки. При отсутствии такой возможности протокол разослать участникам и заинтересованным лицам не позже чем через 48 ч;

завершить совещание  на позитивной ноте, высказав несколько  приветливых слов. Поблагодарить  выступавших, всех участников и готовивших совещание;

закончить совещание  точно в назначенное время, чем  обеспечить себе репутацию умелого  организатора. При проведении последующих  заседаний участники будут уже  сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня.

После совещания  рекомендуется:

1. Проанализировать  ход и результаты состоявшегося  совещания. Для этого можно  провести также опрос участников, выясняя:

 Были ли достаточно  ясными тема и цель совещания?

 Получил ли  каждый участник своевременно  повестку дня и другие материалы?

 Началось ли  заседание вовремя?

 Соблюдались ли  повестка дня и регламент?

 Была ли достигнута  цель совещания?

 Какой процент  решения выполняется в установленные  сроки?

 Были ли распределены  задачи и установлены соответствующие  сроки?

 Следует ли  продолжать проводить совещания?

 Сколько времени  было использовано неэффективно?

 Перекрывают ли  результаты, полученные от совещания,  затраты времени и средств  на его подготовку и проведение?

2. По результатам  анализа наметить: что может быть  сделано лучше при подготовке  и проведении следующего совещания.

3. Составить и  выслать участникам четкий итоговый  протокол — не более чем  через 48 ч после завершения  заседания (если не был роздан  участникам заседания при его  окончании краткий протокол);

4. Контролировать  выполнение принятых решений,  добиться полного и своевременного  выполнения содержащихся в них  планов и заданий;

5. Информировать  участников очередного заседания  о выполнении решений предыдущего  заседания.

Неофициальные (неформальные) совещания.

 Неофициальные  (неформальные) совещания, являющиеся  подчас и по существу деловыми  встречами, весьма разнообразны  по форме и распространены  в управленческой практике. В  отношении них рекомендуется: 

 при назначении  любого неформального совещания  (встречи) согласовывать с будущими  участниками цель, основные вопросы  и время;

 выяснить, как  долго может продлиться обсуждение;

 при совещании  (встрече) занимать наиболее подходящее, удобное место (где нет помех);

 начинать только  тогда, когда все внимание обращено  на вас;

 определять цель  встречи;

 определять количество  рассматриваемых вопросов;

 договориться  о продолжительности сообщений;

 обеспечить, чтобы  вас не прерывали;

 говорить по  существу, убежденно;

 вовлекать присутствующих;

 говорить преимущественно  о «хороших новостях» и выгодах,  четко сформулировав их;

 упоминать основные  возможности (результаты) проблемы  так, чтобы это привлекало внимание;

 убеждать, показывая  финансовую целесообразность, рассказывая,  как это будет работать на  практике, и приводя доказательства того, что это будет работать;

 проводить   регулярные  неформальные  совещания  (встречи) со своими сотрудниками, чтобы избежать частых и неоправданных  перерывов в работе;

 при просьбе  к членам своей команды зайти  к вам сообщать им заранее,  о чем пойдет речь;

 настаивать, чтобы  сотрудники никогда не приходили  с проблемой, предварительно не  рассмотрев имеющиеся варианты  ее решения и не выбрав один  из них;

 не тратить  впустую время своих сотрудников,  отвечая на телефонные звонки  во время неформальных совещаний;

 присутствующим  также не отвлекаться на телефонные  разговоры;