Делегирование, ответственность и полномочия

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ УКРАИНЫ

ДОНБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики  и управления

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «менеджмент»

 

 

 

 

 

 

                                                                    Выполнил: ст гр. ЭПП -11-з

                                                                                     Аникеев Н. В.

                                                                Проверил: Крупко В. И..

 

Алчевск, 2011

Содержание

1.1 Группы и  их значимость                                            3стр.

1.2 Формальные и неформальные группы                   4стр.

1.3 Как возникают  неформальные организации         8стр.

2.1 Делегирование,  ответственность и полномочия   11стр.

2.2 Делегирование                                                              11стр.

2.3 Ответственность  в контексте делегирование        12стр.

2.4 Организационные  полномочия                                 14стр.

2.5 Линейные полномочия                                               18стр.

Список используемой литературы                                 22стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ФОРМАЛЬНЫЕ ИНЕФОРМАЛЬНЫЕ  ОРГАНИЗАЦИИ.

 

Организация — это социальная категория и  одновременно — средство достижения целей. Это — место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому  в каждой формальной организации  существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые  образовались без вмешательства  руководства. Эти неформальные объединения  часто оказывают сильное влияние  на качество деятельности и организационную  эффективность. Толковый руководитель должен знать их и взаимодействовать  с ними. Еще одним необходимым  условием эффективности управления в наше время является умение работать в малых группах, таких как  различные комитеты или комиссии, созданные самими руководителями, а  также умение строить взаимоотношения  со своими непосредственными подчиненными.

1.1 ГРУППЫ И ИХ ЗНАЧИМОСТЬ

 

Человек нуждается в общении  с себе подобными и по-видимому получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с  другими людьми кратковременны и  незначительны. Однако, если двое или  более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и  существование друг друга. Время, требующееся  для такого осознания, и степень  осознания очень сильно зависят  от ситуации и от характера взаимосвязи  людей. Однако, результат такого осознания  практически всегда один и тот  же. Осознание того, что о них  думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом  менять свое поведение, подтверждая  тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.

Каждый из нас принадлежит  одновременно ко многим группам. Мы —  члены нескольких семейных групп: своей  непосредственной семьи, семей бабушек  и дедушек, двоюродных сестер и братьев, родственников жены или мужа и  т.д. Большинство людей принадлежит  также к нескольким группам друзей — кругу людей, которые довольно регулярно видятся друг с другом. Некоторые группы, с которыми нам  приходится взаимодействовать, оказываются  недолговечными, и их миссия проста. Когда миссия выполнена, или когда  члены группы утрачивают к ней  интерес, группа распадается. Примером такой группы могут быть несколько  студентов, которые собираются вместе для подготовки к предстоящему экзамену. Другие группы могут существовать в  течение нескольких лет и оказывать  существенное влияние на своих членов или даже на внешнее окружение. Примером таких групп могут быть объединения  школьников-подростков.

По определению Марвина  Шоу, «группа — это два лица или более, которые взаимодействуют  друг с другом таким образом, что  каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится  под влиянием других лиц».

1.2 ФОРМАЛЬНЫЕ  И НЕФОРМАЛЬНЫЕ ГРУППЫ

 

Исходя из определения  Шоу, можно считать, что организация  любого размера состоит из нескольких групп. Руководство создает группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов  большой организации, такой как  Военно-морской флот Соединенных  Штатов или компания «Эксон», может  существовать десяток уровней управления. Производство на заводе можно разделить  на более мелкие подразделения, например, механообработки, окраски, сборки. Эти  производства в свою очередь можно делить и дальше. Например, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 —16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

Эти группы, созданные по воле руководства для организации  производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это — формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей. В организации существует три основных типа формальных групп: группы руководителей, производственные группы и комитеты.

Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут  быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты — вот  типичная командная группа. Такую  же группу образуют директор магазина розничной торговли и заведующие различными его отделами, либо заведующий каким-либо отделом и его или  ее продавцы. Однако, несмотря на то что  они входят в его или ее цепь команд, продавцы не являются членами  командной группы президента компании, потому что они не подчинены ему  напрямую. Другим примером командной  соподчиненной группы являются командир авиалайнера, второй пилот и бортинженер.

Второй тип формальной группы — это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем  же заданием. Хотя у них есть общий  руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у  них значительно больше самостоятельности  в планировании и осуществлении  своего труда. Рабочие (целевые) группы имеются в составе «Хьюлетт—Паккард», «Шэкли Корпорейшн», «Моторола», «Тексас Инструменте» и «Дженерал Моторс». Более двух третей от общего числа сотрудников компании «Тексас Инструменте» (89 с лишним тыс. человек) являются членами целевых групп. За повышение общей эффективности компании они могут получать 15-ти процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня. Третий тип формальной группы - Комитет — это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, целевыми группами, комиссиями или командами. Но во всех случаях здесь подразумевается групповое принятие решений и осуществление действий, что отличает комитет от других организационных структур.

Говорят, что, по крайней  мере, три из каждых четырех шуток  о плохом управлении содержат слово  «комитет». И все же мода на комитеты определенно не прошла и даже продолжает распространяться. Это частично объясняется  тем, что комитет совместим с  любой крупной организационной  системой, а также тем, что деловые  решения все больше приобретают  технический характер. Но основной причиной того, что комитеты не вышли  из моды, является тот факт, что правильное использование комитета — весьма эффективное сродство достижения определенных целей. Имеются два основных типа комитетов: специальный и постоянный.

Все командные и рабочие  группы, а также комитеты должны эффективно работать — как единый слаженный коллектив. Однако, как  мы увидим далее, имеется множество  факторов, которые влияют на поведение  отдельной личности в коллективе. К сожалению, руководители этих групп  не всегда считают своим долгом повышать свой личный вклад в достижение общих  целей. Однажды в зимнее время  при обсуждении вопроса о том, как плохое руководство рабочими группами и совместными заданиями  привело к катастрофам, (или на грань катастрофы) было высказано следующее замечание:

«Слаженная, эффективная  и целеустремленная деятельность всегда имеет большое значение для тех, кто находится в пилотской  кабине авиалайнера. Экипаж должен работать слаженно. Другими словами, он должен функционировать даже лучше, чем  каждый его член в отдельности. Особенно трудно достигнуть тесного сотрудничества на крупных авиалиниях, где большой  контингент пилотов и вторых пилотов  претендует на полеты по принципу старшинства. Поэтому они часто оказываются  в полете с коллегами, которых  никогда до этого не видели. Такая  же ситуация может сложиться, когда  футбольная команда, сформированная из классных игроков, которые никогда  вместе не играли, немедленно включается в игру. Несмотря на то, что все  игроки владеют техникой игры в футбол, они все же будут испытывать затруднения  от того, что не знают возможностей друг друга».

 

Теперь уже нет необходимости  доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации  имеет решающее значение. Эти взаимозависимые  группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация  в целом сможет эффективно выполнить  свои глобальные задачи только при  условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение  отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он или она смогут повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

Несмотря на то, что неформальные организации создаются не по воле руководства, они являются мощной силой, которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Более того, неформальные организации имеют  свойство взаимопроникать. Некоторые  руководители часто не осознают, что  они сами примыкают к одной  или нескольким таким неформальным организациям. Этот феномен присущ не только людям, связанным соподчиненностью.

Начало исследованию неформальных групп было положено знаменитой серией экспериментов, проведенных Элтоном  Мэйо. Пусть и не безупречные, эти  эксперименты оказали воздействие  на понимание руководителями факторов поведения, эквивалентное воздействию  Форда на организацию производственных процессов. Мы уже ссылались на них, но хотим еще раз представить  их, прежде чем более подробно рассматривать  природу неформальных организаций.

1.3 КАК  ВОЗНИКАЮТ НЕФОРМАЛЬНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Формальная организация  создается по воле руководства. Но как  только она создана, она становится также и социальной средой, где  люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время  собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается  множество дружественных групп, неформальных групп, которые все  вместе представляют неформальную организацию.

Неформальная организация  — это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации. Важно понять, что в большой организации существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Как мы уже говорили, члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

У неформальных организаций  много общего с формальными организациями, в которые они оказываются  вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации — у них имеется  иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно  возникших (эмерджентных) организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальная организация создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. На рис.1. вы видите разницу в механизмах образования формальных и неформальных организаций.

Структура и тип формальной организации строятся руководством сознательно с помощью проектирования, в то время как структура и  тип неформальной организации возникают  в результате социального взаимодействия. Описывая процесс развития неформальных организаций, Леонард Сэйлис и Джордж Штраус говорят:

«Сотрудники образуют дружественные  группы на основе своих контактов  и общих интересов, и эти группы возникают из самой жизни данной организации. Однако, как только эти  группы образовались, они начинают жить собственной жизнью, почти полностью  оторванной от трудового процесса, на основе которого они возникли. Это  — динамичный, самогенерирующийся процесс. Сотрудники, объединенные рамками  формальной организации, взаимодействуют  друг с другом. Все возрастающее взаимодействие способствует возникновению  у них приятельских чувств по отношению  к другим членам группы. В свою очередь, эти чувства образуют основу для все большего числа разнообразных видов деятельности, многие из которых отсутствуют в описании должностных обязанностей: совместные обеды, выполнение работы за приятеля, борьба с теми, кто не является членом группы, азартные игры с номерами на денежных чеках и т.д. Такие расширенные возможности взаимодействия способствуют созданию более крепких межличностных уз. Тогда группа начинает представлять собой нечто большее, чем простое собрание людей. Она создает традиционные способы выполнения тех или иных действий — комплекс устойчивых характеристик, которые с трудом поддаются изменению. Группа становится организацией».

 ДЕЛЕГИРОВАНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ,  ПОЛНОМОЧИЯ.

 

Специализация и разделение труда значительно увеличивают  производительность у группы людей. Однако, если не будут четко определены и скоординированы отношения  между людьми и организационными подразделениями, эффективность специализации  будет потеряна. Делегирование полномочий является основным процессом, посредством  которого руководители устанавливают  формальные взаимоотношения людей  в организации. При помощи делегирования  и задач руководители подбирают  людей для работы и принимают  решение, кто из них будет работать, вступая в отношения «начальник — подчиненный». В данной главе рассматриваются делегирование и природа полномочий в организациях.