Cистема контроллинга и её принципы

     1. Cистема контроллинга и её принципы

     1.1 Контроллинг: определения, основные понятия  

     Контроллинг — это комплексная система управления организацией, направленная на координацию взаимодействия систем менеджмента и контроля их эффективности. Контроллинг может обеспечивать информационно-аналитическую поддержку процессов принятия решений при управлении организацией (предприятием, корпорацией, органом государственной власти) и может быть частью прописывающей принятие определённых решений в рамках определённых систем менеджмента.

     Под контроллингом также понимают сферу деятельности топ-менеджмента компании, которая включает в себя процесс обработки данных (сбор, подготовка, переадресация производственной, финансовой и другой учетной информации), планирование, ориентированное на общую цель, а также контроль достижения цели и принятие управленческих решений. 

     В контроллинге осуществляется сбор и использование информации с помощью корпоративных информационных систем и систем управленческого учета при планировании, финансировании, ценообразовании, создании отчетов, оценке, консультировании и аудите. Контроллинг должен быть нацелен на решение стратегических задач фирмы и достижение целей ее корпоративной стратегии. Контроллинг охватывает определение целей (в том числе стратегических), планирование, инструменты поддержки принятия решений, регулирование текущей/оперативной деятельности в зависимости от результатов оценки показателей функционирования фирмы (системы KPI).

     Для использования инструментов контроллинга в большинстве случаев необходима перестройка планирования, учета и экономического анализа в компании. При переходе на контроллинг вводят методы и формы дифференцированного учета затрат (например, функционально-стоимостной анализ), учитывают затраты и результаты продаж как по видам продукции, так и по сегментам рынка, группам клиентов, отдельным заказам, местам формирования результатов производственной, финансовой и логистической деятельности. Контроллинг эффективен только при условии учета реальных результатов и возможностей компании. Поэтому очень важна роль полноценной информации (желательно — в масштабе реального времени) о различиях между фактическими и плановыми показателями, характеризующими объемы продаж, затраты, прибыль, состояние финансов и других KPI. Необходимым элементом контроллинга становится создание и ведение базы данных для управления по отклонениям и для разработки альтернативных оптимизационных решений.  

     Контроллинг соединяет учет, планирование, регулирование, информационную поддержку бизнес-процессов в единую самоорганизующуюся систему. При этом он нацелен на устранение узких мест в функционировании компании, на достижение положительных результатов бизнеса в аспектах корпоративной стратегии при использовании в качестве основного инструмента анализа и регулирования деятельности компании системы сбалансированных показателей ее эффективности (системы KPI).   

     Различают стратегический и оперативный контроллинг. Цель стратегического контроллинга — оценка и корректировка решений в зависимости от факторов внешней среды, оценка стратегических факторов успеха, разработка альтернативных стратегий в зависимости от развития конъюнктуры рынка и т.п. Оперативный контроллинг предполагает создание и поддержание запланированного уровня эффективности бизнес-процессов, контроль достижения текущих целей организации, принятие оперативных регулирующих воздействий.

     Ведущие менеджеры подразделения контроллинга фирмы (менеджеры-контролеры) являются, как правило, членами топ-персонала компании и ответственными за систему управленческого учета, анализа, контроля и регулирования. Часто в сферу их деятельности входит руководство информационной поддержкой и формированием системы документооборота компании.

     Определения, понятия термины:

     1. УПРАВЛЕНИЕ – 1) (как процесс) совокупность процессов получения, передачи, переработки, хранения и использования информации, завершающаяся принятием управленческого решения 2) (как деятельность) совокупность функций деятельности в социально-деятельностных и технических системах;

     3. КОНТРОЛЬ - проверка соответствия некоторого полученного продукта деятельности или осуществлённого действия или применяемых средств и методов деятельности запланированным или предусмотренным некоторыми правилами (императивными нормами: технологиями, стандартами, техническими условиями и пр.) Процесс контроля является частью (одной из функций) деятельности управления;

     4. КОНТРОЛ –(control) процесс и деятельность управления техническими системами;

     5. КОНТРОЛЛИНГ - (controlling) 1) функция менеджмента (management), управления в социально-деятельностных системах, осуществляемого по жёстко заданным правилам, алгоритму, 2) целостная управленческая автоматизированная система управления на предприятии;

     6. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ - метод планирования, в котором предсказание будущего опирается на накопленный опыт и текущие предположения будущего;

     7. ПЛАНИРОВАНИЕ - разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого (работе менеджера планирование тесно связано с прогнозированием);

     8. МАРКЕТИНГ - это вид человеческой деятельности по удовлетворению спроса на материальные и нематериальные, социальные ценности посредством взаимовыгодного обмена.

     9. ПРОЕКТ – ограниченное во времени предприятие, предназначенное для создания уникального (нового, необычного, другого …) продукта;

     10. ДЕВЕЛОПЕРСКИЙ ПРОЕКТ – (не путать с архитектурным проектом и строительным проектом) ограниченное во времени и относительно сложное задание (возведения здания «под ключ», разработки новой продукции или технологии и т.п.). Организационной формой реализации проектов служит «проектный менеджмент» путем образования специального штаба в виде матричной модели или самостоятельной структурной единицы, которая по завершении П. упраздняется;

     1.2 Миссия, цели, задачи и принципы контроллинга

     Корпоративная миссия системы контроллинга

     • Контроль рисков и качества управленческих действий в целях организации эффективной работы управленческой системы в условиях высокой динамики изменений внешней и внутренней среды.

     Возможные цели контроллинга

     1. Формирование системы реалистичных бизнес-планов;

     2. Снижение финансовых рисков;

     3. Повышение качества управленческих  решений и действий;

     4. Формирование высокоэффективной  системы информационных потоков.

     Основные  вероятные задачи контроллинга

     • Оптимизация управления организационной структурой компании;

     • Организация эффективной системы  исследования и прогнозирования;

     • Организация эффективной системы  учёта операций и результатов;

     • Внедрение эффективных систем планирования, контроля и анализа деятельности;

     • Обеспечение мотивации персонала  в повышении эффективности работы компании;

     • Автоматизация систем учёта и  управления компании.

     Виды  контроллинга

     • Стратегический (охват отношений с внешним окружением)

     • Оперативный (внутренние дела, краткосрочные задачи)

     Формы

     • Аудит,

     • Мониторинг,

     • Экспертиза.

     Ролевые аспекты контроллинга

     • Юридический,

     • Финансовый,

     • ИТ,

     • Маркетинговый

     • Рекрутинговый,

     • Технологический,

     • (Строительный (девелоперский)).

     Графическое представление концепции  контроллинга 

     Методы  анализа в контроллинге

     1. экстраполяционные методы - сопоставление плановых величин с фактическими результатами работы за определённый период,

     2. методы экспертных оценок

     Этапы (ступени) контроллинга

     1. определение критериев (стандарты, показатели выполнения работ),

     Построение  системы информационных отчётных показателей  за каждым объектом мониторинга

     Определение предвиденных стандартов в системе  показателей

     Оперативное отслеживание текущих результатов

     2. процесс сравнения достигнутых  результатов и установленных  стандартов,

     установления  масштаба отклонения

     Сравнение текущих (реальных, фактических) результатов  со стандартными (плановыми, прогнозными) показателями, т.е. ретроспективный, текущий  и перспективный анализ

     определение точки отклонения

     Выявление основных причин отклонений (положительных  или отрицательных) результатов (показателей) и лиц ответственных за данное отклонение

     Определение сильных и слабых сторон объекта  мониторинга, его возможностей (прогнозирование) и ограничения в соответствующий  промежуток времени

     Формирование  отчёта по результатам сравнения  и предоставление информации (полнота, достоверность, своевременность, обратная связь)

     3. принятие решения (выбор действий  со стороны руководителя: или  а) невмешательство, или б) устранение, или в) изменение стандартов).

     Семь  принципов формирования системы контроллинга:

     1. Принцип ОБРАТНОЙ СВЯЗИ –

     - работник постоянно должен получать  реакцию на свои действия (всегда  иметь информацию для принятия  решения) и постоянно должен  информировать о своих решениях  и действиях.

     2. Принцип ПОЗИТИВНОСТИ –

     - работник зачастую ассоциирует  контроль с обязательным наказанием  и настолько боится сделать  ошибку, что старается выполнять  только минимум, не проявляя  творчества (креатива) и инициативы. Поэтому контроллинг должен давать право на ошибку (определённую, расчётную) и формировать лояльное отношение к контролю (желание контроля), как реальной помощи в деятельности работника.

     3. Принцип ТЕХНОЛОГИЧНОСТИ –

     - максимизация своевременности, доступности,  автоматизации (компьютеризации)  методик, процессов сбора, хранения, передачи и анализа информационных (контроллинговых) данных;

     4. Принцип ПОВСЕМЕСТНОСТИ –

     - контроллинг постоянно, в любое время, охватывает все уровни управления, все бизнес направления, все виды управленческой деятельности

     5. Принцип СООТВЕТСТВИЯ ЦЕЛЯМ –

     - контроллинговые процессы направлены на формирование обочин пути ведущих к стратегической цели предприятия, где даже само планирование рассматривается как объект исследования, а не как функция контроллинга;

     6. Принцип РЕЛЕВАНТНОСТИ –

     - контроллинговая информация должна быть значимой, полезной, понятной и своевременной, в целях принятия осознанных и ответственных управленческих решений;