Аудит в системе управления персоналом организации

5              Распределение ответственности. Установка материально ответственных лиц              Распределена              Установлена              Низкая

6              Учет поступления и движения ТМЦ             

Ведется              Частично              Не установлен

8              Наличие служб контроля и комиссий             

Имеется,              Не полной мере понимает свои обязанности,Нет службы контроля

9                    Наличие всех лицензий             

Средняя             

10              Давление на бухгалтерский персонал со стороны руководства             

Частично присутствует             

11              Контроль за соблюдением исполнения графика документооборота                            Средняя             

12              Наличие охранной системы и соответствующих мер безопасности. Несанкционированный доступ             

Имеется             

14   Правильность оформления документации.             

Не правильность оформления              Допуск ошибок              Нарушение сроков

Итоговая оценка надежности контрольной среды              -              Средняя              -

2.3 План и программа аудита

Составим и программу аудита персонала ООО «Клипы»

ПРОГРАММА АУДИТА ООО «Клипы»

Период аудита - с с 13.02.2012 по 11.03.2012 гг.;

Показатели учитываемые при планирование:

Виды деятельности: деятельность туристических агентств,

розничная торговля детскими товарами.

Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью

Годовая выручка от реализации туристических путевок 78450 руб., от реализации детских товаров 350090 руб.

Численность работающих : Директор – 1чел.

Главный бухгалтер – 1чел.

Тур.менеджер – 1чел.

Продавец –консультант – 1чел.

Объем документооборота за год: 786 шт.

Аналитические процедуры:

- сравнивание различных периодов, анализ соотношения данных о заработной плате

Изучение системных документов, связанных с отплатой труда (штатное расписание, положение об оплате труда, положение о премировании, график отпусков и т.д.)              5             

Проверка наличия и правильности оформления первичных документов при приеме, увольнении, перемещении работников (приказы, распоряжения)              3             

Оценка личностных, профессиональных, психологических качеств работников (анкеты, вопросники, оценочные шкалы)              2             

Проверка правильности проведения аттестации работников организации (отчеты)              2             

Проверка экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями (оценивается конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом , эффективность самого аудита персонала)              3             

Оценка особенностей рабочего поведения при взаимодействии с руководителем, коллегами по работе и клиентами (наблюдение)              3             

Оценка уровня производительности работников, качества и полноты выполняемой работы и основные особенности рабочего поведения, такие как трудовая дисциплина, уровень конфликтности (опрос, наблюдение, отчеты продаж)              2             

Проведение совещания с руководством аудируемого лица по результатам аудита              0,5             

Просмотр документов.

Опрос.

Подготовка отчета и письменной информации по результатам аудита              0,5             

Просмотр документов.

Формальная поверка документов.

Перерасчет арифметических итогов бухгалтерии.

Подготовка аудиторского заключения              2             

Просмотр документов.

Опрос.

Формальная поверка документов.

Перерасчет арифметических итогов бухгалтерии.

Подтверждение.

Аналитические процедуры:

- сравнивание документов.

2.4 Анализ аудита и рекомендации по работе с персоналом ООО «Клипы»

Для проведения аудита персонала необходимо оценить личностные, профессиональные, психологические и т.д. качества работников. В качестве опросного листа используется анкета (Приложение 2), разработанная для работы с коммерческой Российской компанией. В ходе проведения интервью сотруднику предлагалось заполнить опросный лист и прокомментировать устно свои ответы на вопросы. Далее аудитор делает выводы о проделанной работе.

Временной интервал – произвольный, ориентировочно около 30 минут. Обстановка – конфиденциальная.

По результатам заполнения анкеты мы составляются таблицы ответов каждого респондента, в которых ответы группируются по 8 факторам анализа :

Ф.к.л. – коэффициент, отражающий личное взаимодействие.

Ф.к.с. – коэффициент, отражающий служебное взаимодействие.

К+ - коэффициент компетентности.

К- - коэффициент некомпетентности.

С+ - коэффициент симпатий.

С- - коэффициент антипатий.

Л.у. – коэффициент личной вовлеченности.

Из данных анкеты, можно сделать следующие выводы:

Сотрудник, обладающий самым высоким социальным статусом – это директор. Директор обладает наибольшими властными полномочиями, и является вершиной исполнительной власти ООО «Клипы».

Продавец является обладателем неадекватно высокого статуса относительно своего служебного положения. Его статус практически соответствует занимаемой должности, хотя здесь также налицо незадействованный потенциал.

Бухгалтер – является респондентом с неадекватно низким статусом относительно выполняемых функций. В данном случае необходимо учитывать специфику работы бухгалтеров (а особенно главных бухгалтеров) в России. Постоянно изменяющиеся нормы и правила ведения бухгалтерского учета привносят элементы невротичности в их работу. Но даже с учетом специфики деятельности, статус главного бухгалтера низок, что требует проведения коррекционной работы.

То же можно сказать и про тур.менеджера, он является респондентом с также неадекватно низким статусом относительно выполняемых функций.

Несмотря на все это, бухгалтер и тур.менеджер обладают адекватным статусом, для тех, кто выполняет исполнительские функции в компании.

Позитивным моментом является тот факт, что ни один сотрудник компании не остается «за рамками компании», формально являясь ее сотрудником.

Что касается структуры взаимосвязей сотрудников ,которая является отражением качественных характеристик взаимодействия сотрудников и их влияния на эффективность деятельности компании, можно сказать, что директор и главный бухгалтер – это руководство компании. У них высокий уровень взаимопонимания и сплоченности.

Как следствие неразвитой структуры управления директор, вовлечен во все аспекты работы сотрудников. Это приводит, с одной стороны к несамостоятельности подчиненных, другими словами, к безответственности и безынициативности, а с другой стороны, к перегруженности руководителя внутренними аспектами деятельности ООО «Клипы», что неизбежно влечет за собой недоработку вопросов анализа внешней ситуации и стратегического планирования.

Наличие множественных служебных и личных взаимосвязей, ситуация «все со всеми», говорит об очень высоком уровне сплоченности.

Отчет о проведении аудиторской проверки.

В период с 13.02.2012 по 11.03.2012 года был проведен аудит персонала ООО «Клипы»:

Ядром компании являются ее руководитель - директор, на нем лежит основная нагрузка по управлению компанией.

Перегрузка руководителя внутренними проблемами неизбежно приводит к не достаточной работе с внешней ситуацией.

Управление осуществляется стихийно, без проработанной системы управления и оргструктуры.

Сотрудники не имеют четкого представления о своей зоне ответственности и полномочиях, поэтому полагаются на руководство.

Сотрудники имеют низкий уровень мотивации, поэтому при общей невысокой загруженности работой, устанавливают эмоциональные взаимоотношения.

Как следствие, можно отметить высокий уровень сплоченности в его негативном аспекте (круговая порука).

Рекомендации по изменениям в кадровой политике.

По результатам проведенной диагностической и аналитической работы, мы можем сформулировать следующие рекомендации:

В сфере управления:

Директору делегировать часть управленческих функций руководителям среднего звена.

Ввести четкое разграничение сфер полномочий и ответственности для каждого сотрудника, зафиксированное в должностной инструкции.

Поощрять инициативу сотрудников и предоставлять им возможности для ее реализации, определяя при этом меру ответственности.

Повысить уровень занятости сотрудников, путем привлечения их к активной работе с клиентом.

В сфере мотивации персонала:

Повысить общий уровень мотивации.

Построить новую систему оплаты труда на основе личного вклада каждого сотрудника в эффективность работы компании, учитывая при этом данные мониторинга рынка труда Магнитогорска. Рекомендуется воспользоваться профессиональной помощью.

Использовать нематериальные рычаги стимулирования, а именно возможности карьерного и профессионального роста.

Использовать систему непрямого материального стимулирования (бонусы, соц. пакет).

Рекомендации по проведению коррекционной работы с персоналом.

Учебные мероприятия:

Обучение бухгалтера профессиональным знаниям.

Обучение продавца-консультанта активной работы с клиентом.

Возможно обучение руководителя основам управления, делегирования и стратегического планирования.

Провести ряд индивидуальных коррекционных мероприятий на основе рекомендаций по каждому сотруднику и заключения по состоянию кадров ООО «Клипы».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Результатом проведения аудита персонала является большой объем достоверной информации, позволяющей сформировать ясное представление о состоянии кадров в организации, а именно, информация по восприятию сотрудниками работы своих коллег, внутригрупповые процессы коллектива, проблемы, возникающие у персонала в процессе выполнения своей работы. На основе этих данных может быть сформирована как система коррекционных мероприятий, так и построена стратегия развития кадрового потенциала компании. Кроме того, проведение самой процедуры опроса, особенно в части, касающейся предложения своего перечня изменений в организации работы организации, повышает, как показывает опыт, мотивацию персонала к работе, повышая вовлеченность сотрудников в процессы управления компанией.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Аудит и контроллинг персонала: Учебное пособие / Ю. Г. Одегов, Т. В. Никонова. -2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Экзамен», 2004.

2.      Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом.: М – 2003.

3.      Карташова Л.В. Оделог Ю.Г. Управление персоналом. Оценка эффективности : М. - 2004.

4.      Кибанов А. Я. Основы управления персоналом: Учебник для студентов вузов, обучающихся по спец. «Менеджмент организации», «Управление персоналом» / Кибанов А. Я.; Рец. : Каф. управления человеческими ресурсами РЭА им. Г. В. Плеханова; Ю. П. Кокин; Мин-во образования и науки РФ; ГУУ; М-во образования и науки РФ. –М.: ИНФРА-М, 2005.

5.      Крылова А.А. Прушинский Ю.В. Управление персоналом предприятия.: М - 2002.

6.      Музыченко В.А. Управление персоналом. : М. - 2003.

7.      Модуль № 16 . Управление человеческими ресурсами : М. – 2000.

8.      Михайлова Е.В. Управление компанией, № 10 (29), 2003.

9.      Никонова Т. В., Сухарев С. А. / Под ред. проф. Ю. Г. Одегова Управленческий и кадровый аудит. – М.: Издательство «Экзамен», 2001.

10. Р. Уэйн Монди, Р.М. Ноу, Р. Шейн. Управление персоналом. : С.-П.. - 2004.

11. Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации. : С-Пб. - 2006.

12. . Травин В.В. Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. : М. - 2010.

13. Щербина В.В. Социология организаций . : М. - 2003.

14. Щербина В.В. Что такое организационная экология?\\Социологические исследования, 2003 № 2.

                                               Нормативные документы:

15. ГК РФ

16. Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2008 N 307-ФЗ.