Анализ системы управления на предприятии ООО «Конкорд»

Участие в выполнении задачи

Неучастие в выполнении задачи

 

      1. Оформление принятых на работу сотрудников.

Целиком лежит  на главном бухгалтере. Функции:

• Заполнение трудовой книжки;
• Осуществление отчислений в пенсионный фонд.

     2. Ведение  документации.

Эта задача лежит на заместителе генерального директора, и некоторые документы находятся  в архиве у производственного отдела. Это документы, касающиеся покупки техники, сборки и комплектующих частей.

  3.Создание необходимых условий для сотрудников фирмы.

Для того чтобы в коллективе были хорошие взаимоотношения, взаимопомощь, работа сообща, высокие продажи и т. п. Гендиректору и зам. генерального директора необходимо создать климат; условия, а именно: стимулирование работников как материально, так и морально – психологически, организовывать корпоративные вечеринки, создать благоприятную среду в производственных помещениях – оснащенность необходимой техникой и канцелярией.

      4.Поиск необходимых человеческих ресурсов.

В этом процессе участвуют гендиректор  и зам гендиректора. Здесь функции между исполнителями распределяются следующим образом

 
 
 

    5. Ведение бухгалтерии, налоговая отчётность.

Выполнение  данной задачи лежит на главном бухгалтере. Функции, которые необходимы для выполнения этой задачи, включают в себя:

1. Учёт всех входящих документов;
2. Выдача денежных средств на подотчёт;
3. Операции по использованию расчётного счёта ООО «Конкорд».

   6.Обеспечение необходимыми комплектующими.

Выполнение  данной задачи распределяется между зам  гендиректора и производственным отделом, следующим образом: 

 

      7. Постоянное обновление  ассортимента.

Решение данной задачи лежит на зам. гендиректора и  отделе продаж. Отдел продаж делает отчеты о проделанной  за месяц  работе и отдает его зам. гендиректора. Зам. гендиректора составляет список наиболее продаваемых позиций и делает заявку о необходимых позициях.

      8. Анализ конкурентов,  на рынке подобных  услуг.

 

  
 
 

      9. Поиск новых клиентов

 

      10. Заполнение карточки налогоплательщика регистрация в соцстрахе.

Эта задача целиком  лежит на главном бухгалтере.

      11. Учёт поступления и расхода приобретаемых комплектующих.

Учёт документов для налоговой отчётности;

Учёт операций по балансу предприятия.

Решение этой задачи лежит на главном бухгалтере и зам. гендиректора 

2.3Структура управления  ООО «Конкорд».

 

 
 

 
 
 
 
 

2.4 Анализ подразделения  «Производственный отдел».

     Как видно из предыдущего описания самая  большая доля функций по работе предприятия лежит на производственном отделе, где все операции выполняет заместитель генерального директора по производству. Проанализируем операцию подготовки отчёта являющуюся важным звеном системы управления в подразделении. Для этого необходимо составить перечень документов действующих, в процедуре подготовки отчёта, на основе которого, осуществляется контроль и корректировка производственных процессов.

      Организационная структура включает 3 элемента:

1 Схема организационной  процедуры;

2 Описание организационной процедуры;

3 Перечень документов действующих в организации. 

      1. Схема обратной связи на предприятии ООО «Конкорд» с использованием отчёта о проделанной работе

 

Благодаря схеме  мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчёт о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления. 
 

      2. Описание организационной  процедуры

В процессе функционирования на предприятии сформировался порядок  выполнения должностных обязанностей, по решению производственных задач и реализации миссии предприятия. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчёта о реализации  услуги. Согласно этому документу первоначальная (базовая) информация о состоянии выполнения работ исходит от сотрудников производственного отдела, далее эта информация, передаётся заместителю гендиректора для формирования конечного отчёта. В обязанности зам гендиректора входит сравнительный анализ происходящих процессов с графиком выполнения работ. График выполнения работ отражен в проекте работ, который находиться на хранении у главного бухгалтера вместе со всеми другими документами. Вид и содержание отчёта оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчёт будет соответствовать, требованиям он передаётся генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию. На основании отчёта генеральный директор проводит сравнение по расчётно-контрольным показателям, разрабатывает план для решения задач и корректировке дальнейших действий, что определяет наличие обратной связи на предприятии.

      3.Перечень документов.

 

Перечислим должности  согласно штатному расписанию:

     1. Генеральный директор.

     2. Заместитель генерального директора  по производству.

     3. Главный бухгалтер.

     4. Производственный отдел.

     5. Отдел продаж. 

      4. Схема принятия решений в подразделении

     Далее перейдём к построению схемы принятия решений в подразделении для анализа системы управления, и поиска резервных возможностей в структуре распределения обязанностей, а также формирования нового решения по созданию альтернативной структуры. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      5.Формирование отчёта 

При рассмотрении схемы принятия решений в подразделении можно сделать вывод, что процедура сильно размыта из-за участия в нём всех сегментов административного и производственного ресурса, при этом нагрузка на зам гендиректора особенно высокая. Учитывая нагрузку на зам  гендиректора, и отрицательные последствия этого, необходимо перераспределить обязанности, и функцию по выполнению отчёта передать начальнику производственного отдела, а в обязанности зам гендиректора вменить лишь утверждение отчёта.  

      6. Альтернативная схема принятия решений в подразделении