Разработка нормативно - методических документов процесса снабжения

Компания определяет для себя наиболее значимые критерии в зависимости от специфики своей деятельности.

В результате анализа потенциальных  поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по установлению договорных отношений. Список поставщиков обычно составляется по каждому конкретному  виду поставляемых материальных ресурсов.

3. Оценка результатов  работы с поставщиками. На выбор  поставщика существенно влияют  результаты работы по уже заключенным  договорам. Оценку поставщика  нужно проводить не только  на стадии поиска, а и в процессе  работы с уже отобранными поставщиками.

Поэтому некоторые компании и фирмы проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают предоставлять удовлетворительные услуги. Преимущественно это выполняется неформально, как субъективный анализ, однако компании могу также прибегать и к более сложным показателям, количественно измеряя аспект деятельности поставщиков.

Для оценки уже известных  поставщиков часто используют методику ранжирования, при помощи которой  разрабатывается специальная шкала  оценок, что позволяет рассчитать рейтинг поставщика.

Для определения приоритетности отдельных критериев, по которым  предусматривается выбирать поставщиков, применяют методы экспертных оценок. При этом, несмотря на высказываемую  в адрес экспертных оценок критику, экспертные оценки являются способом эффективного использования экономического и управленческого опыта, квалификации, творческого потенциала персонала  компаний и привлечения этого опыта в систему логистики.

Существует несколько  методов выбора поставщика. Наиболее распространенным из них является метод рейтинговых оценок.

Метод рейтинговых  оценок.

Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками  службы закупок или привлеченными  экспертами устанавливается их значимость экспертным путем.

Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10 – бальной  системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного  поставщика.

Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая  оценка дает одинаковые результаты для  двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют  с использованием дополнительных критериев.

Также существуют другие методы выбора поставщика, их мы представим ниже.

Метод оценки затрат.

Он заключается в том, что  весь исследуемый процесс снабжения  делится на несколько возможных вариантов и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений. Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов выбирается наиболее выгодный поставщик продукции (по критерию общей прибыли).

Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки и позволяет  определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

Метод категорий  предпочтения.

В этом случае оценка поставщика, в  том числе и выбор способа  его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений  фирмы.

Такой метод подразумевает наличие  обширной и разнообразной информации из множества источников, которая  позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в  то время как для фирмы, возможно, какой–то фактор является ключевым, например, простота использования продукции  в производственном процессе.

Майкл Р. Линдерс и Харольд Е. Фирон уделяют особое внимание неформальной оценке поставщика работниками компании покупателя, которая включает оценку личных контактов между поставщиком и работниками отделов компании покупателя, информацию, полученную из разговоров на профессиональных встречах, конференциях и в средствах массовой информации.

Сегодня в небольших компаниях  почти вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным образом. Когда потребители и  отдел закупок ежедневно находятся  в личном контакте, и существует быстрая обратная связь с оценкой  деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен.

Метод доминирующих характеристик.

Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре. Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода – в простоте, а недостаток – в игнорировании остальных факторов – критериев отбора.

При рассмотрении всех методов  оценки поставщика, наиболее подходящим является метод рейтинговой оценки поставщика, так как данный метод учитывает как индивидуальные характеристики каждого поставщика, так и значимость выбранных для анализа критериев.

2. Понятие спецификации и подходы к ее заполнению.

Спецификация - перечень предлагаемых или поставляемых товаров с указанием количества по каждому сорту, марке, артикулу и в необходимых случаях цен, качественных показателей. Спецификация - неотъемлемая часть договора.

В обязанности логистики  снабжения входят анализ спецификации товара и точное и однозначное  ее представление. Составление спецификации преследует цели:

• унификации потребности (под потребностью понимается некоторый необходимый товар - запчасть, агрегат и т. д.), которая в разных отделах или филиалах компании имеет различные, отличающиеся наименования;
• разработки и утверждения стандартов, облегчающих сравнение товаров и услуг между собой;
• документально оформленного запроса на поставку требующихся товаров (разного рода материалы, комплектующие изделия).

К составлению спецификации необходимо подходить с особой тщательностью, поскольку, чем основательней и  детальней она прописана, тем  меньше сложностей возникнет при  закупке. И наоборот, небрежное заполнение спецификации влечет за собой непроизводительные затраты: перерасход материалов или  инструментов при закупке иного, не востребованного производством  типоразмера или сорта, и денежные потери при образовании неликвидов. Чтобы избежать подобных ситуаций, специалисты по снабжению обычно разрабатывают для внутреннего  пользования подробные инструкции по составлению спецификаций.

Большое значение имеет и  четкость отражения качества заказываемых материалов в спецификации, так как  использование в производстве сырья  или комплектующих низкого качества напрямую сказывается и на качестве готовой продукции. Кроме того, увеличиваются  издержки производства, что отражается на спросе и может привести к потере заказчика. В этом случае понесенный ущерб будет значительно превосходить дополнительные расходы на подготовку спецификаций качества и повышение  квалификации специалистов в соответствии с новыми требованиями работы.

 

3. Технологии ведения переговоров.

Технология переговоров - это совокупность действий, которые начинаются сторонами  в процессе переговоров, и принципов  их реализации. Она содержит в себе способы представления позиции, принципы и тактические приемы взаимодействия с оппонентом. Для того чтобы переговоры были успешными, стороны должны учитывать интересы друг друга, личность партнера, его видение проблемы и др. Для этого желательно еще до начала переговоров получить всесторонние сведения о партнере. 
Переговоры могут быть внутренними (между руководителями одной фирмы) и внешними (направлены на взаимодействие с другими фирмами). Кроме того, выделяется несколько видов переговоров в зависимости от целей: они могут быть направлены на продолжение существующих отношений или их изменение; на нормализацию отношений в случае возникновения конфликтов; на перераспределение обязанностей и т.д. 
Переговоры выполняют несколько функций. Основная - принятие решения посредством обсуждения возникших проблем. Еще одной важной функцией является информационная, которая осуществляется через обмен мнениями без принятия решений. Кроме того, переговоры выполняют коммуникативную, деструктивную (имеющую цель сорвать переговоры), регулирующую, пропагандистскую и некоторые другие функции.

Процесс проведения переговоров имеет  три основных этапа. Это подготовка переговоров, процесс переговоров и достижение согласия.

Вот краткая характеристика стадий и этапов деловых переговоров:

1. Подготовка переговоров.
1. Выбор средств ведения переговоров;
2. Установление контакта между сторонами;
3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации
4. Разработка плана переговоров
5. Формирование атмосферы взаимного доверия.
2. Процесс переговоров.
1. Начало переговорного процесса
2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня
3. Раскрытие глубинных интересов сторон
4. Разработка вариантов предложений для договоренности.
3. Достижение согласия.
1. Выявление вариантов для соглашения
2. Окончательное обсуждение вариантов решений
3. Достижение формального согласия.

1.Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов.

Этап 1.1. Выбор  средств ведения переговоров

На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или  процедур переговоров, средства, которые  будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд  и др., способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход.

Этап 1.2. Установление контакта между сторонами.

• устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;
• выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;
• договариваются об обязательности процедуры переговоров;
• договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон.

Этап 1.3. Сбор и  анализ необходимой для переговоров  информации.

• выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;
• проверяется точность данных;
• минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;
• выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

Этап 1.4. Разработка плана переговоров.

• определяются стратегия и тактика, которые способны привести стороны к соглашению;
• выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, которые будут обсуждаться.

Этап 1.5. Формирование атмосферы взаимного доверия.

• ведется подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;
• подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;
• формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;

2. Стадия процесса переговоров включает следующие этапы.

Этап 2.1. — это  начало переговорного процесса:

• представляются участники переговоров;
• выстраивается генеральная линия поведения;
• выясняются взаимные ожидания от переговоров;
• формируются позиции сторон.

 

Этап 2.2. Выявление  спорных вопросов и формулировка повестки дня.

• выявляется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон;
• выявляются спорные вопросы, которые будут обсуждаться;
• формулируются спорные вопросы;
• стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам;
• обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения высокая;
• используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации.