Основные критерии выбора поставщика при закупке материально-технических ресурсов студии дизайна интерьера « Золотой жираф»

• классификацию МТР номенклатурного справочника предприятия по определенным критериям на группы и распределение данных групп по процедурам выбора поставщика;
• формирование плана проведения процедур выбора поставщика.

Классификация МТР осуществляется на основе анализа  годового бюджета закупок по трем критериям: стоимость, характеристика рынка и характер спроса.

    Распределение номенклатурных групп по процедурам выбора поставщика осуществляется следующим способом:

Поставщики  номенклатуры, попавшей в группу «Рынок поставщика», включаются в перечень монополистов, и приобретение данных МТР осуществляется по процедуре «закупка из единственного источника».

Номенклатура, попавшая в группу «Рынок потребителя», закупается через конкурентные процедуры выбора поставщика.

Затем, на основании информации о распределении  МТР по процедурам закупки ежеквартально составляется план проведения процедур выбора поставщика. В плане содержится график процедур выбора поставщика по номенклатуре, заявленной производственными подразделениями, а также плановая стоимость закупаемых МТР, требуемая дата поставки, контрольные даты проведения процедур и прочая информация. Данный план утверждается директором по закупкам.

Разработка  и внедрение такой процедуры  планирования позволяет:

• убрать субъективность из выбора конкретной процедуры закупки МТР;
• обеспечить механизм контроля за правильностью выбора процедур закупки МТР.

   Субъективность  принятия решения.

   Распространенной  ситуацией на российских предприятиях является отсутствие документов, регламентирующих процедуры выбора поставщика. Следствием этого являются проблемы: с дублированием  функций, избыточным согласованием, размыванием зон ответственности. В итоге это допускает возможность произвольной интерпретации персоналом реальных ситуаций и злоупотреблений.

   Данная  проблема может быть решена путем  определения перечня процедур выбора поставщика, применяемых на предприятии, и их формализацией в виде регламентов, что позволит:

• персонифицировать и четко определить границы ответственности;
• значительно облегчить ревизионную деятельность и расследование инцидентов.

   Рекомендуется разрабатывать пакет документов для процесса выбора поставщика, состоящий из регламента, описывающего процесс выбора поставщика и отдельных положений на каждую конкретную процедуру, используемую на предприятии. Регламент выбора поставщика может включать следующие разделы:

• процедуру формирования базы данных потенциальных поставщиков МТР;
• порядок организации процедур выбора поставщика и формирование плана их проведения;
• процедуру заключения долгосрочных договоров с поставщиками;
• порядок формирования предмета закупки;
• процедуру аттестации поставщиков.

   Расширение  конкурентной среды.

   Одной из проблем процесса выбора поставщика является отсутствие конкурентной среды, что влечет за собой снижение качества поставляемых МТР и увеличение закупочных цен. Как показывает практика, обычно менеджеры по закупке работают с определенным кругом поставщиков, по которому и ведут свою «бумажную» картотеку. Это происходит из-за того, что функцию по расширению конкурентной среды и формированию перечня поставщиков для рассылки предложений о закупке МТР обычно выполняют сами же менеджеры по закупке, а контроль за соблюдением правильности его формирования осуществляется постфактум, когда в отдел контроллинга или руководителю поступает конкурентный лист с перечнем претендентов, участвовавших в процедуре выбора поставщика. Такое формирование перечня очень неэффективно:

• менеджеры по закупке могут манипулировать перечнем поставщиков и включать в него заведомо «непроходных» участников, для того чтобы на их фоне показать оптимальность предложения «своего» поставщика;
• контроль правильности выбора поставщика постфактум занимает много времени с низким качеством проверки.

   Решить  данную проблему можно за счет разработки единой информационной Базы данных потенциальных  поставщиков (БД). БД должна содержать  информацию о поставщиках, с которыми у предприятия уже когда-либо были заключены договоры, а также информацию о потенциальных контрагентах. Данные о поставщике, как минимум, должны включать: наименование, контактные и регистрационные данные, форму поставщика (производитель, дилер, дистрибьютор и т.п.), перечень номенклатурных позиций, на которых специализируется поставщик. Разработка БД и организация процедуры позволяет:

• расширить конкурентную среду по закупке МТР за счет увеличения доступности перечня потенциальных поставщиков и возможности анализа динамики расширения конкурентной среды со стороны руководства и служб контроллинга;
• повысить прозрачность формирования конкурентных листов, создав базу для анализа существующей конкурентной среды на МТР, закупаемых предприятием;
• сократить время на поиск новых поставщиков и устранить субъективность в составлении перечня поставщиков к рассылке за счет его автоматического формирования по набору стандартных условий;
• сократить время на проверку конкурентных листов за счет предварительного одобрения поставщиков в БД Службой безопасности.

Данный  механизм также позволяет заранее  отсечь от участия в процедурах выбора поставщика неблагонадежных контрагентов.

 

 

Глава 3. План выбора поставщиков материально-технических ресурсов для студии дизайна интерьера «Золотой жираф»

 

    В компании выполняются служебные обязанности, связанные с закупкой сырья и материалов, а для торговых предприятий готовой продукции. В зависимости от объема работ выполнение функции снабжения предприятия возлагается на отдел (службу) снабжения, состоящий из одного или нескольких человек. Эффективная работа отдела напрямую зависит от результатов деятельности связанной с отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлению потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не разовый, а постоянный характер, так как производство имеет тенденцию к расширению и на рынке появляются новые компании, а также материалы. Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

1 этап  — поиск потенциальных поставщиков.

Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

• проведение конкурсов (тендеров);
• изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);
• посещение ярмарок, выставок;
• личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные разговоры, деловые встречи).

   Конкурсные  торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:

• формирование условий тендера;
• разработка и публикация тендерной документации;
• рекламная кампания;
• проверка оценочной квалификации участников тендера;
• проведение анализа тендерных предложений;
• определение победителя тендера.

   По  итогам первого этапа формируется  список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

   При проведении тендеров к поставщикам  предъявлялись следующие требования:

1. Высокое  качество поставляемой продукции. 

2. Разумные  цены исходя из качества поставляемого  нам товара и объёмов наших  закупок. 

3. Строгое  соблюдение сроков поставок.

4. Поддержание  поставщиком необходимого складского  запаса.

5. Доставка  продукции до нашего склада.

6. Наличие  необходимых сертификатов и при  необходимости рекламного материала. 

7. Оперативное  отслеживание поставщиком колебания  цен  рынка на аналогичную  продукцию. 

8. Оперативная  замена продукции не соответствующей по качеству достигнутым договорённостям.

9. Проведения  мероприятий по обучению персонала  нашей компании по работе с  поставляемой продукцией.

10.  Честность  и прозрачность в работе.

   В результате поиска потенциальных поставщиков  были отобраны следующие компании:

1. керамическая плитка: Novus, Best Ceramics, Барс
2. двери, окна, фурнитура: Юнион, Nayada, Top House
3. мебель: Mr. Doors, Re Forma, Albert&Shtein
4. стройматериалы: Материк, Мастер-строй
5. бытовая техника: Домострой, ГрейтСити
6. декоративный текстиль: Beacon hill, Brimar
7. сантехника: Посейдон, Atlas Concorde
8. аксессуары: Интерьер Проект, Luxury Decor

2 этап  — проверка поставщиков. 

   Одним из условий долгосрочной работы с  новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать вашим долгосрочным поставщиком, становиться вашим партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:

• личная встреча с руководством компании;
• финансовая отчетность поставщика;
• местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации;
• информационные агентства;
• государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

   В большинстве своем отечественные  предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией:

1. керамическая плитка: Novus, Best Ceramics
2. двери, окна, фурнитура: Юнион, Nayada
3. мебель: Mr. Doors, Albert&Shtein
4. стройматериалы: Материк
5. бытовая техника: ГрейтСити
6. декоративный текстиль: BEACON HILL, BRIMAR
7. сантехника: Atlas Concorde
8. аксессуары: Интерьер Проект

3 этап  — анализ потенциальных поставщиков. 

    Получив список потенциальных поставщиков  после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков, являются цена и качество продукции, а также надежность поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.