Логистическая система учета затрат

Функционально-стоимостной  анализ (ФСА) — комплексное исследование функций объекта (товара, процесса, структуры), направленное на оптимизацию качества исполнения функции и затрат на их реализацию. ФСА является финансовым инструментом в стратегическом управлении логистическими затратами, который позволяет снизить себестоимость продукции, повысить уровень ее качества и т.д.

Функционально-стоимостной  анализ (ФСА) — способ снижения уровня логистических затрат, так как при этом анализе тщательно изучаются отдельные этапы процесса выполнения заказов потребителей, выясняется возможность их стандартизации и осуществления процесса обслуживания по более дешевым технологиям.

Метод ФСА вносит значительные коррективы в систему анализа  логистической деятельности, в техническую и организационную разработку систем обслуживания. Его можно рассматривать как метод фронтального научно обоснованного наступления на дополнительные затраты, приведения их к минимальному уровню при обеспечении определенных характеристик обслуживания потребителей.

Наиболее характерными причинами образования дополнительных затрат вследствие несовершенства системы обслуживания потребителей являются:

• завышенные характеристики заказов, не используемые в полной мере у потребителя, что приводит к повышенным требованиям к точности поставок, чистоте обработки промежуточной документации;
• завышенные показатели надежности, недостаточно обусловленные требованиями потребителей, что приводит к значительному перерасходу ресурсов; 
• недостаточная информация о цене ресурсов и их дефицитности, в результате чего заказы выполняются из более дорогих или дефицитных ресурсов;
• стремление к повышению уровня унификации заказов без расчета эффективности принимаемых управленческих решений, в результате чего неоправданно завышаются затраты ресурсов на выполнение заказов;
• недостаточная осведомленность менеджеров подразделений предприятия о новых материалах, стандартах, наиболее прогрессивных конструктивных решениях, методах обработки и т.п., в результате чего многие управленческие решения принимаются интуитивно, на основании имеющегося (не всегда передового) опыта или исходя из нормативов, которые устарели и не отвечают достигнутому рыночному уровню;
• сжатые сроки разработки и выполнения новых заказов, нечеткая система организации работы, приводящая к слишком высокой загруженности менеджеров подразделений и к принятию недостаточно эффективных логистических решений.

Эффективность проведения ФСА  тем больше, чем на более ранней стадии процесса обслуживания потребителей находится объект.

Цель анализа  логистических затрат — оценка их с позиции рациональности и выявления возможностей их снижения в текущем и предстоящем периодах. Рациональным является такое использование логистических затрат, которое способствует улучшению величин конечных результатов, т.е. росту объема выполняемых заказов.

 

1.2.2. Методика расчета общих затрат на логистическую деятельность

 

При определении надлежащего объема логистических затрат нужно исходить из желательного уровня обслуживания клиентов. Именно запросы потребителей должны составлять основу логистической стратегии фирмы.

Разделение деятельности предприятия на стратегические этапы и процессы позволяет лучше понять структуру затрат предприятия и определить, каковы главные элементы затрат.

В основе разработки логистической  системы на предприятии лежит логистический процесс выполнения заказов — совокупность последовательно выполняемых операций. Полный логистический цикл рассматривается от момента заказа потребителем товара до момента его получения (покупки).

Состав и структура логистических затрат определяются объемом и характером логистических операций. Общая сумма логистических затрат слагается из тех расходов, которые производятся различными звеньями логистической цепи, связанными прежде всего логистическими функциями. Под последними следует понимать обособленную совокупность логистических операций, направленных на реализацию поставленных перед логистической системой и (или) ее звеньями задач, и логистических операций, т.е. любых действий, не подлежащих дальнейшей декомпозиции в рамках поставленной задачи исследования или менеджмента и связанных с возникновением, преобразованием или поглощением материального и сопутствующих ему информационного, финансового, сервисного потоков (см. также приложение 1).

Каждой логистической  операции соответствуют определенные затраты, которые несут конкретные участники логистического процесса. Если звено логистической цепи не входит в структуру фирмы-производителя продукции, то ее затраты выступают как плата партнерам за их логистические услуги, т.е. за перевозку, погрузку-разгрузку, складирование, хранение, экспедирование и т.п. Многообразие логистических операций и функций (по складированию, перевозке, транспортной экспедиции, консалтингу и т.д.) позволяет значительно расширить возможности предприятий по обслуживанию заказов потребителей.

Схема формирования логистических  затрат на предприятиях представлена на рис. 3. Данная схема дает наглядное представление о процессе образования и накопления логистических затрат. Пересечения стратегических линий хозяйственной деятельности предприятия и логистических операций представляют центры затрат, анализ которых позволяет выявить резервы повышения эффективности логистической деятельности предприятия.

Рис. 3. Схема формирования логистических затрат

 

Процесс разработки модели управления логистическими затратами может быть подразделен на следующие этапы:

• выбор ограничений модели;
• определение критериев оптимальности;
• определение целевой функции.

В качестве ограничений модели могут рассматриваться ограниченные ресурсы и показатели логистической деятельности. Фактически ограничения задаются коридором допустимых значений показателей.

Оптимизацию логистических затрат следует рассматривать как частный случай решения задачи повышения эффективности логистической деятельности. Неверно или неточно определенные целевая функция, ограничения и критерии оптимальности могут нанести существенный ущерб конкурентоспособности предприятия. Затраты на организацию учета и проведение исследовательских работ в верхнем пределе ограничены экономическим эффектом от оптимизации логистических затрат.

Использование данной модели, оперирование ею с учетом специфики  отрасли, особенностей организации  хозяйственной деятельности на конкретном предприятии позволят в значительной степени обеспечить прирост эффективности логистической деятельности за счет оптимизации совокупных логистических затрат. Управление логистическим процессом на предприятии желательно осуществлять централизованно, закрепив эту функцию за соответствующим отделом, подразделением или службой, наделенным соответствующими полномочиями и ресурсами, адекватными целям и задачам логистической деятельности.

В аналитической форме  критерий оптимальности может быть описан следующей системой целевых  функций:

 

при ограничениях:

 

где: Q_ijk— объем логистических услуг по i-той операции j-й функции k-то заказа;

3_tjk — логистические затраты по i-й операции 1-й функции k-го заказа;

K_ijk — качество обслуживания i-й операции j-й функции k-го заказа;

 — суммарные  ресурсы предприятия; 

 — суммарные  возможности предприятия по выполнению  логистических операций;

— требования клиентов к качеству обслуживания заказов;

р — количество логистических операций;

f — количество логистических функций;

z — количество обслуживаемых заказов потребителей.

Общие затраты на логистическую деятельность определяются уравнением:

 

где И_ijk - логистические издержки по i-й операции i-й функции k-го заказа.

Переходя к удельным логистическим  затратам можно записать:

 

 

 

Качество обслуживания заказов  потребителей оценивается:

 

 

где т — удельный вес k-ro заказа.

Для определения оптимального варианта затрат на обслуживание заказов  потребителей можно применить правило минимакса. Оно заключается в выборе решения, которое ведет к минимальному значению максимально возможных потерь. Составляется таблица, которая дает представление об упущенных прибылях в результате принятия неправильного решения.

 

1.2.3. Распределение логистических затрат

 

За основу распределения  логистических затрат принимается  цепочка поставок, включающая логистические функции от закупок до потребления. Возможно два варианта отнесения затрат:

• на заказ;
• на процесс.

Система отнесения  затрат на заказ определяет затраты по каждому выделенному заказу по мере прохождения им логистического процесса. Заказ является информационной единицей логистических операций, проходящей все стадии логистических трансакций. Технологический процесс выполнения заказа — это совокупность последовательно выполняемых операций.

Центры сосредоточения логистических затрат представляют собой функциональные области логистики.

Затраты на закупку сырья  и материалов являются важным центром  сосредоточения затрат. Способы переработки сырья должны быть эффективными для крупного оптового потребителя, покупающего и перепродающего готовые товары. Недостаточно купить определенный материал хорошего уровня качества за недорогую цену. Доля затрат на сырье в себестоимости продукции так велика, что его выбор должен определяться дизайном конечного продукта. Производитель по отношению к сырью и комплектующим деталям является каналом сбыта. Сырье должно соответствовать конечному продукту производителя, как и продукт должен соответствовать имеющемуся в распоряжении сырью. Степень их интеграции должна быть такова, чтобы затраты на изготовление и продажу данного товара из данного сырья были наименьшими.

Затраты на производство, т.е. затраты на физическое воздействие на материалы с целью придания им определенной формы, конфигурации и соответствующего внешнего вида, не являются главным центром сосредоточения затрат.

В некоторых отраслях промышленности затраты на складирование и хранение достигают 8% всех затрат, которые оплачивает потребитель. Почти на всех складах затраты труда составляют основную часть затрат на содержание продукции на складе и представляют собой резервы для снижения уровня логистических затрат.

Затраты на сбыт являются большим центром сосредоточения логистических затрат.

Уровень затрат на сбыт продукции  гораздо легче уменьшить и  проконтролировать, чем производственные затраты, так как на них приходится гораздо меньший объем работ.

Пункты сосредоточения логистических затрат представляют собой отдельные участки в рамках одного центра сосредоточения затрат, которые несут ответственность за всю массу затрат, приходящихся на данный центр, и предполагают два варианта отнесения логистических затрат на заказы:

1. по центрам ответственности;
2. по центрам возникновения затрат (рис. 4).

Количественная оценка видов логистических  затрат			1-й этап               2-й этап             3-й этап Учет логистических затрат по функциональным областям
Перечень центров возникновения  затрат и норм распределения			Учет по местам возникновения
Нормы отнесения логистических  затрат			Учет по заказам

 

Рис. 4. Модель организация учета логистических затрат

Выделение центров ответственности зависят от структуры предприятия. Организовать документальное оформление и подвергнуть первичному учету все операции на каждом рабочем месте довольно трудно, а в большинстве случаев практически невозможно. Поэтому центры ответственности необходимо определять по тем местам затрат, где возможно не только определить плановые задания и зафиксировать их выполнение, но и выявить отклонения. Исходя из этого, необходимо определять места затрат, соответствующие центрам затрат, на базе которых можно установить центры ответственности.

Главной функцией центров ответственности улучшение контроля над логистическими затратами путем установления конкретной ответственности за расходование средств и ресурсов сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Эта функция реализуется с помощью организации учета по центрам ответственности, где управленческий учет становится основным средством контроля над логистическими затратами в цепи поставок. Базой организации учета по центрам ответственности является закрепление затрат за руководителями разных уровней н систематический контроль над соблюдением смет каждым ответственным лицом.