1. Язык  дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова «уважаемый» (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым «комплиментом»: Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении.

      Поверенному в делах: Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении.

      Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые  периоды с разветвленной союзной  связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

2. Язык законов – это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное – конкретность выражения мысли. Другая важная черта языка законов – обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: «Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом». Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения. Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.
3. Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма – краткость и точность. Многословие, языковые излишества – самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.
4. Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т.д., следует писать коротко и ясно.

      Сложноподчиненные предложения с большим количеством  придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т.п.  
Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

      Официально-деловая речь – один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен. Подлинная официально-деловая речь не имеет и не должна иметь ничего общего с канцеляритом.

4. Официально-деловой стиль и язык документов, деловой переписки

      Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства. Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправданы экономически, диктуются требованиями все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в выставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

      Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т.п.

      Трафаретные тексты с постоянными и меняющимися  частями именуются бланками. «Бланк – это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований», – справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

      Стандартизация  языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

      Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия.

      Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковиках (заголовках строк), а переменная – в ячейках таблицы.

      Данные  типы текстовой организации могут  использоваться в различных жанрах деловой документалистики; анкетным методом можно смоделировать:

• кадровые анкеты,
• приказы,
• докладные, объяснительные записки;

      в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов:

• штатное расписание,
• структура штатов,
• график отпусков,
• кадровые приказы.

      Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

      Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

      Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка деловых документов – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический «монотон», лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

      Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности. При этом человек, составляющий текст, оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора):

      Акционерное общество открытого  типа «Аэропорт Внуково», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора  В.В. Баранова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма «Сетевые системы», именуемая  в дальнейшем Исполнитель, в лице директора М.В. Петрова, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили между собой договор о нижеследующем...

      Или:

      Между закрытым акционерным  обществом «Оптовый рынок Бутово», далее  именуемым Арендодатель, и ТОО «Рыба», далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде…

      Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускается варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

• договор о выполнении работ: Заказчик – Исполнитель (Подрядчик);
• договор о купле-продаже: Продавец – Покупатель;
• договор об аренде: Арендодатель – Арендатор.

      Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены  действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.

      Экономическая необходимость, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише деловой корреспонденции, с другой стороны.

      Язык  деловой переписки. Язык деловой переписки ранее представлял собой периферию официально-делового стиля. Сегодня наряду с регламентированными письмами все ши-ре входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства; сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

      Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами потребовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, язык деловой переписки отличает:

• высокая степень терминированной лексики:
• юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);
• экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);
• экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);
• именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

      погашение кредита – погасить кредит

      решение вопроса – решить вопрос

      использование кредита – использовать кредит

      отгрузка  товара – отгружать  товар

      отсрочка  платежа – отсрочить  платеж

• высокая частотность отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

 
      

• развитие собственно канцелярских значений, связанных с  переходом причастий в класс  прилагательных и местоимений:

      настоящие правила

      настоящий договор 

      действующие расценки

      надлежащие  меры

      надлежащее  обращение

      с ненадлежащим качеством 

      в установленном порядке 

• стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение их лексической сочетаемости, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

      контроль  обычно возлагается

      сделка  – заключается 

      платеж  – производится

      счет  – выставляется (или оплачивается)

      цена  – устанавливается

      право – предоставляется.

      Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; деятельность – успешной; необходимость – настоятельной; скидки – значительными; разногласия – существенными / несущественными и т.д.;

• стандартизация синтаксических единиц (предложений, словосочетаний), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

      в установленном порядке; в соответствии с  принятой договоренностью;