Деловая переписка

Управление Алтайского края по образованию и делам молодёжи

краевое государственное  бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального  образования 

 «Рубцовский сельскохозяйственный техникум»

 

Специальность «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Редактирование  служебных документов»

 

 

                                                              Выполнила:

                                                                             студентка 571гр. З.О

                                                                            

                                                       

                                                            Проверил:

                                                                    Преподаватель

                                                                                  Оценка –––––––––––––

                                                                                  Преподаватель–––––––

                                                                                                                (подпись)

 

 

 

 

Рубцовск 2012

 

2

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1.Деловая переписка……………………………………………………………………3

2.Композиция текста делового письма………………………………………………..6

3.Устойчивые языковые конструкции употребляемые в деловых письмах………14

4.Список используемой  литературы…………………………………………………19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

 

 

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с  внешними организациями. В большинстве  организаций письма превалируют  над остальными документами.

       Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка  их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

        Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.

       При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

документы оформляются на специальных бланках – бланках  для писем - и подписываются руководителем  организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;

текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения, текст письма не должен допускать различного толкования;

события и факты в необходимых  случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

4

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

        Во  вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса  или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций. Прежде всего, это  – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и  мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях  организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного  уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус управленческого  персонала, поддерживает престиж организации  – автора документа.

       Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью

 

5

последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

        Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

        К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

        В качестве носителей информации находят  применение носители на бумажной основе (не светочувствительные), микро носители  визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

        Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

        Письмо  оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается  в дело как свидетельство выполненной  работы.

 

6

КОМПОЗИЦИЯ ТЕКСТОВОГО ПИСЬМА

 

   

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью  к информационно-справочным документам. При составлении письма автор  должен детально продумать, с какой  целью он составляет письмо, на что  рассчитывает в результате его рассмотрения.

Он должен четко прояснить  для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может  опереться как на исходную точку, и какова новая информация, еще  не известная адресату, ради сообщения  которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет  зависеть и характер аргументации и  композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и  составления писем:

- Изучение существующего  вопроса

- Подготовка и написание  проекта текста письма

- Согласование проекта  письма

- Подписание руководителем

- Регистрация

- Отправка

Рассмотрим эти этапы. Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному  вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному  вопросу и поступивших ответов  на них. Затем приступают к составлению  текста письма.

7

 Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.

 Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

 Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

 Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие   снованием      составления   письма;   констатацию   факта,   в   ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...». 

 В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

8

 Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

 Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

 Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

1. общественную позицию  адресата в соотношении с собственной;

2. степень знакомства, характер  отношений;

3. официальность, неофициальность ситуации общения;

4. этикетные разрешения, действующие в данном речевом  коллективе.

При печатании обращение  выравнивается по центру:

 

Уважаемый Михаил Петрович!

    Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное

 

9

содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного  сотрудничества.

Пользуясь, случаем, выражаю  благодарность за приглашение...

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие  в решении задач, в выработке  и реализации наших дальнейших программных  действий.

  Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

  В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это  совокупность речевых средств, функция  которых обслуживание сферы официально-деловых  отношений.

  Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

  1. Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание  информационных взаимосвязей организаций  достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового  общения выступает деятельность  организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая  и др.;