Нормирование труда управленческого персонала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Планирование времени руководителей  и специалистов

 

Планирование  времени, как и планирование вообще, является первой обязанностью любого руководителя, но, к сожалению, как  показывают исследования, отечественные  менеджеры уделяют этому немного времени -- в 3,5 раза меньше, чем их американские коллеги, зато на оперативную работу -- по всем меркам менее важную -- тратят на треть больше.

Процесс планирования времени начинается с постановки задач, для чего на предстоящий период составляется перечень дел и возможных  препятствий, на преодоление которых  уйдет определенное время. Впоследствии этот перечень регулярно дополняется, обновляется, корректируется путем  исключения из него того, что на поверку  оказывается несущественным.

Как считает  один из крупнейших западных специалистов в области менеджмента Питер  Друкер, менеджер должен планировать  свое время укрупненными блоками, ибо, когда речь идет о работе с людьми, а также о выполнении чисто  интеллектуальных функций, дробление  не приводит к положительным результатам. Тем более что, чем крупнее  организация, тем меньше времени  у руководителя остается для малозначительных дел. В то же время в мелких организациях или на низовых уровнях управления крупные задачи целесообразно разбивать  на менее значительные и сложные, с более точным определением сроков исполнения. Но и здесь руководитель имеет возможность затрачивать  на выполнение своих прямых обязанностей не более 25% лимита времени.

Планирование  времени позволяет руководителям  и специалистам, прежде всего критически осмыслить собственные цели и  найти более эффективные способы  их реализации, позволяющие не только своевременно с ними справиться, но и создать необходимые резервы  для решения непредвиденных проблем.

Далее, планирование дает возможность руководителю сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков и времени их решения, а остальные  рационально распределить среди  подчиненных. В основе этого оценка каждой работы с точки зрения необходимости; последствий в случае отказа от выполнения; оправданности усилий, требуемых  для ее выполнения, возможности их снижения, реальной отдачи.

Наконец, планирование времени дает возможность руководителю сформировать оптимальную структуру  рабочего дня и составить его  расписание.

Планирование  времени, отводимого на решение тех  или иных проблем, осуществляется с  учетом их рациональной очередности. То есть сначала планируются дела с  фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные задачи, откладывание которых на потом нежелательно; далее следует рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей; наконец, третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам, не отнимающим много времени, например, чтению текущей корреспонденции, обходу рабочих мест. Но в любом случае при планировании устанавливается точный срок завершения работы.

Если предстоящий  объем работы в заданные сроки  может быть не выполнен, в плане  предусматриваются возможности  их перенесения на более поздний  период.

Планом должно охватываться не более 60% рабочего времени, а остальное составляют резервы  на решение непредвиденных проблем, творческую деятельность, повышение  квалификации. Непредвиденные проблемы возникают обычно в связи с  неожиданными посетителями, телефонными  звонками, необходимостью исправить  ранее допущенные ошибки. Создание резервов времени значительно повышает гибкость планов и облегчает корректировку.

Предпосылкой  планирования времени является его  тщательное документирование и контроль за его использованием, позволяющие  иметь точные представления о  нем, лучше распределять осуществление  тех или иных работ, а также  согласовывать свои действия в области  планирования времени с подчиненными и коллегами.

На практике существует несколько типов планов использования времени. Прежде всего, это долгосрочные, с помощью которых  распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих  многих лет, а порой и десятилетий: получения образования, продвижения  до определенной должности во служебной  лестнице и т.п. К среднесрочным  планам можно отнести годовые, фиксирующие  распределение времени для решения  крупных, но более конкретных задач, прежде всего производственного  характера.

К краткосрочным  планам использования рабочего времени, конкретизирующим среднесрочные, относятся  квартальные, месячные, декадные (недельные), дневные, каждый из которых детализирует предшествующий. Для их составления  необходимо определить центральную, наиболее трудоемкую задачу периода, которая  должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи, к решению  которых нужно приступить, и трудности, которые в связи с этим могут  возникнуть.

В месячных планах расход времени на каждый вид  деятельности, включая необходимые  резервы, предусматривается уже  в часах. В декадных (недельных) планах отражены все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. Если стоящая проблема за указанный  период не решается, работу с ней  начинает другое лицо.

Но самый  важный план -- дневной. Он включает в  себя не более десятка проблем, в  том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Они, а также  самые неприятные дела планируются  на утренние часы, с тем, чтобы к  вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане  работы блоками, что позволяет не "перескакивать" с одной проблемы на другую и экономить, таким образом, время.

Одновременно  в дневном плане предусматриваются  обязательные перерывы, учитывающие  как общую работоспособность  человека, так и время, прошедшее  с начала рабочего дня. Чем больше времени прошло, тем стремительнее  нарастает усталость, что сказывается  на эффективности работы менеджера  и специалиста. Исследования показали, что за первые восемь часов рабочего дня руководитель в среднем принимает 9,3 решения в час; в течение  девятого часа --2,5 решения; в течение  десятого -- 0,9 решения.

При составлении  дневных планов использования времени  обязательно учитываются особенности  индивидуальных биоритмов с таким  расчетом, чтобы наиболее трудные  задачи попадали на "пик" работоспособности. У так называемых "жаворонков" он приходится на утренние часы; "голуби" обычно активны в середине рабочего дня; а "совы" -- под вечер. Однако при этом не следует путать биоритмику с процессом нарастания физической усталости, которая, естественно, минимальна в утренние часы и после достаточно продолжительного перерыва.

Знание всего  этого позволяет наиболее рационально  распределять трудные и легкие, простые  и сложные, ответственные и неответственные, напряженные и ненапряженные  дела в рамках рабочего дня и чередовать их необходимым образом в соответствии с колебаниями трудоспособности.

Как и все  другие, дневные планы расходования времени составляются в письменной форме, ибо таким образом заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче  распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение планов и оценивать их итоги.

Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько  этапов. Сначала формулируются его  задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов; переходящие из плана предыдущего  дня, не решенные к настоящему моменту; не планируемые заранее вследствие повторяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются "окна" на случай необходимости  решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Затем еще  раз уточняются приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала  пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных что можно  поручить.

Утром составленный накануне дневной план еще раз  уточняется руководителем совместно  с референтом или секретарем, чтобы  учесть внезапно появившиеся новые  обстоятельства, например, поступившие  за ночь документы.

Как любой  другой, дневной план использования  времени должен быть гибким. Жестко регламентируются только вопросы, связанные  с приглашением людей, например, совещания, прием посетителей и т.п.

Все планы  расходования времени регулярно  контролируются на предмет того, предусматриваются  ли в них действительно важные и необходимые задачи; соответствует  ли фактически расходуемое время  тому, что было запланировано; рациональны  ли нагрузки на исполнителей; почему было потеряно время; можно ли было сделать  больше.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Пути повышения эффективности  использования рабочего времени

 

Планирование  времени служит делу повышения эффективности  использования рабочего дня. Считается, что день лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек -- раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет  на деле реализовывать принцип "человек -- хозяин работы, а не работа -- хозяйка  человека".

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, чтобы до их прихода на работу у него была возможность  уточнить для них задания и  принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня -- легкие. Такая  последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и  тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с  просьбами о помощи и разъяснении  тех или иных вопросов. Поэтому  во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились  с утра.

Для экономии времени в процессе работы необходимо избегать импульсивных поступков и  не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо  они могут потребовать новых  действий. Эти проблемы целесообразно  зафиксировать, с тем, чтобы вернуться  к ним позже, что позволит завершить  начатое, а проблемам "отлежаться" и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также  при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее  вновь сосредоточиться.

В заключение приведем рекомендации известного американского  предпринимателя и теоретика  менеджмента Харви Маккея тем, кто  желает сэкономить время:

- установить  телефон в своем автомобиле;

- всегда  заблаговременно предупреждать  о намечающихся визитах;

- оставлять  машину там, где гарантирован  свободный выезд;

- никогда  не совершать поездки, не имея  при себе диктофона, благодаря  которому можно, не отрываясь  от руля, диктовать для себя  служебные записки;

- положить  портативный магнитофон в карман  пиджака, а другой рядом с  кроватью;

- всегда  иметь при себе какой-нибудь  полезный материал для чтения;

- попробовать  всю неделю читать публикации  по бизнесу вместо спортивных  страниц и занятных материалов  о всякой всячине;

- пройти  курс техники скоро чтения;

- использовать  телефонный автоответчик даже  тогда, когда вы дома, что даст  возможность избавиться от бесполезных  разговоров;

- стараться  проводить как можно больше  совещаний по телефону вместо  заседаний с непосредственным  участием сотрудников;

- всегда  просить подчиненных предварительно  кратко излагать рекомендации, а  потом заслушивать обоснования;

- слушать  магнитофонные записи и радиопередачи  по вопросам бизнеса во время  пробежки или спортивных упражнений;

- хвалить  подчиненных, кратко излагающих  суть дела, и выражать недовольство  сотрудниками, не умеющими так  поступать;

- избегать  тех, кто тратит время;

- смотреть  по телевизору утренние новости  деловой жизни.

 

 

Вывод

 

Под рабочим  временем понимается продолжительность  участия человека в организованном трудовом процессе, в течение которого он должен выполнять свои производственные или служебные обязанности.

Первым шагом  на пути к успеху в деле экономии и рационального использования  рабочего времени является его "инвентаризация", осуществляемая с помощью хронометража и фотографирования.

Там, где  режим работы задается технологией, основой более рационального  использования времени и преодоления  его потерь является нормирование, то есть определение норм и нормативов его расходования. Под нормой времени  понимается его регламентируемая величина, необходимая для производства единицы  продукции.

Процесс планирования времени начинается с постановки задач, для чего на предстоящий период составляется перечень дел и возможных  препятствий, на преодоление которых  уйдет определенное время.

Все планы  расходования времени регулярно  контролируются на предмет того, предусматриваются  ли в них действительно важные и необходимые задачи; соответствует  ли фактически расходуемое время  тому, что было запланировано; рациональны  ли нагрузки на исполнителей; почему было потеряно время; можно ли было сделать  больше.

 

 

Список используемой литературы

 

1. Фролов Е. А. Проектирование  общего менеджмента на промышленном  предприятии. 1997 г.

 

2. Эмерсон Г. Двенадцать принципов  производительности. 1997 г.

 

3. Кондратова И. Г. Основы управленческого  учета. 1998 г.

 

4. Веснин В. Р. Основы менеджмента. 1997 г.