Должностные обязанности

Введение

      В настоящее время с появлением управленческих и бизнес-технологий многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.  Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

     В основе данной темы лежит ряд нормативно-правовах актов, действующее трудовое законодательство, ряд федеральных законов Российской Федерации регулирующих трудовые отношения работодателя и исполнителя. Главный нормативно-правовой документ, определяющий трудовую деятельность -- «Кодекс законов о труде Российской Федерации». 
 
 
 
 
 
 
 

1. Правила написания  должностных инструкциий.

       Должностная инструкция является  основным организационно-правовым  документом , в котором формулируются  основные задачи , функции, подчиненность,  взаимодействие, служебные обязанности  и ответственность сотрудников при выполнении ими своей работы на занимаемой должности. Грамотная регламентация служебной деятельности повышает и рационализирует профессиональную и творческую эффективность кадров, что в свою очередь повышает производительность труда.  На практике существует три подхода к написанию должностных инструкций:

1. ДИ пишутся  самостоятельно, кадровиками, бухгалтерами, юристами или начальниками подразделений.  При этом максимально отражается  структура и специализация предприятия,  всё прописывается до мелочей. При таком подходе инструкции могут стать громоздкими и малоэффективными. Ведь на «каждый чих» инструкцию не напишешь, а то, что не указано явно, работники своими обязанностями считать не будут, и за любые дополнительные пункты в ДИ будут требовать увеличения заработной платы.

2. ДИ пишутся  «крупняком»: составляется подробный  список задач, которые возлагаются  на работника. Потом задачи  в этом списке объединяются (обобщаются) и количество их сокращается  до 10-15. При таком подходе всегда есть с кого спросить и кому что поручить, но имеется другой минус: все отвечают за все, и никто конкретно ни за что.

3. Симбиоз первых  двух вариантов. ДИ составляются  таким образом, что все основные  задачи прописываются детально, а второстепенные обобщаются. Этот вариант имеет преимущества первых двух вариантов и не имеет их недостатков, но требует большого опыта и мастерства от того, кто их составляет.

Невозможно разработать  «универсальные» ДИ, как невозможно сшить одежду сразу на все размеры. Должностная инструкция, разработанная в одной организации, вряд ли подойдет другой, даже если у них одинаковый бизнес. Всегда есть отличия и особенности, которые должны быть учтены сотрудником, её составляющим. 

       2. Должностные обязанности библиотекаря. 

       Он обязан:

       2.1. Принимать участие в организации фонда библиотеки, обработки поступающей литературы и организации каталогов.

       2.2. Обеспечивать подбор необходимой читателю грифованной литературы.

       2.3. Осуществлять выдачу в установленном порядке документальных материалов и грифованной литературы во временное пользование постоянному и переменному составу института и обеспечивает контроль над их своевременным возвращением в фонд библиотеки.

       2.4. Организовывать выдачу литературы на учебные группы через уполномоченных специальной библиотеки или их заместителей.

       2.5. При выдаче в индивидуальное или групповое пользование укомплектованных учебной литературой папок, чемоданов в обязательном порядке требовать от курсанта проверки наличия, сличая с внутренней описью.

       2.6. Организовывать выдачу секретных изданий офицерам других воинских учреждений с письменного разрешения первого заместителя начальника института под роспись в карточке выдачи, с записью на рапорте домашнего и служебного адреса и номера удостоверения личности или паспорта.

       2.7. Осуществлять выдачу литературы курсантам и офицерам для работы в читальном зале, периодически проводить проверку обращения с секретными документами и соблюдением порядка в читальном зале.

       2.8. Списывать сданную литературу после тщательной проверки наличия и сверки с записями в журнале (карточке) выдачи, а также во внутренней описи, находящейся в чемодане, папке в обязательном присутствии сдающего.

       2.9. О случаях выявления недостачи секретной литературы, отдельных листов или ее порчи немедленно докладывать начальнику специальной библиотеки.

       2.10. Периодически отбирать для включения в акт на уничтожение документальные материалы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и иной ценности, находящиеся на учете.

       2.11. Ежеквартально проверять наличие грифованной литературы в фонде, о чем докладывать рапортом начальнику специальной библиотеки в книге рапортов.

       2.12. Вести информационно-справочную работу по всем видам документов, прошедших регистрацию на абонементе специальной библиотеки.

       2.13. При временном убытии (командировка, отпуск, болезнь) числящиеся

       документы передавать по акту.

       2.14. Вести учёт и контроль движения  материальных средств числящихся  за специальной библиотекой.  

       2.15. Регулярно производить сверки  имущества, числящегося за спец. библиотекой с учётными данными служб института.

       2.16. Принимать участие в инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности  состояния имущества специальной  библиотеки.

       2.17. Вести «Книгу основного количественного  учета табельного учебного имущества  и расходных материалов».

       2.18. Своевременно осуществлять списание  материальных средств, имущества,  выслужившего установленные сроки  эксплуатации. 

       3. Права. 

       Имеет право:

       3.1. Требовать от всех лиц, допущенных к пользованию секретной литературой и документальными материалами точного выполнения требований руководящих документов в системе ФСБ России по защите государственной тайны и обеспечению режима секретности.

       3.2. Вносить предложения по вопросам улучшения и совершенствования деятельности специальной библиотеки.

       3.3. Получать от начальника специальной библиотеки и специалистов структурных подразделений института информацию, необходимую для осуществления своих должностных обязанностей.

       3.4. Обращаться к начальнику специальной библиотеки по вопросам создания необходимых условий работы.

       3.5. Требовать от исполнителей предъявления для проверки числящихся за ними секретных документов и изданий, порядка их учета, хранения и обращения.

       3.6. Возвращать исполнителям представляемые на регистрацию в специальную библиотеку документальные материалы, подготовленные с нарушением установленных требований.

       3.7. Докладывать начальнику специальной библиотеки факты нарушения читателями правил обращения с секретными документами. 
 

       4. Ответственность. 

       Несёт ответственность:

       4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

       4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

       4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных законодательством РФ. 

5. Заключение.

              Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности  специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

Также, если инструкция детально описывает должностные  обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности  работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценки своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрении. Кроме того, этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Должностная инструкция - это пример разумной бюрократии в  лучшем смысле этого слова, т.к. она  является главным инструментом в  регламентации труда конкретных исполнителей, определяя конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения, указывая форму участия работника в управленческой деятельности и т. 
 

Список  литературы:

1. Кодекс законов о труде Российской Федерации: Официальный текст (по сост. на 2 февр. 1998 г.). -- 2-е изд. -- М.: Филинъ, 1998. -- 136 с.

2. Управление  персоналом: Учеб. для вузов/ Под  ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. -- М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 1998. -- 423 с.

3. Хаммер М., Чампи  Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест  революции в бизнесе / Пер с  англ. -- СПб.: Изд-во СПТУ, 1997. -- 332 с.

4. Экономика  труда и социальных отношений  / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П.  Колосовой. -- М.: Изд-во МГУ, Изд-во  ЧеРо, 1996. -- 623 с.

5. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. -- М.: Дело, 1995.--336 с.