Виды обработки информации сотрудниками пресс-службы

                  световых или звуковых сигналов;

                  радиоволн;

                  электрических и нервных импульсов;

                  магнитных записей;

                  жестов и мимики;

                  запахов и вкусовых ощущений;

                  хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов и т.д.

Предметы, процессы, явления материального или нематериального свойства, рассматриваемые с точки зрения их информационных свойств, называются информационными объектами.

Информация передаётся в форме сообщений от некоторого источника информации к её приёмнику посредством канала связи между ними. Источник посылает передаваемое сообщение, которое кодируется в передаваемый сигнал. Этот сигнал посылается по каналу связи. В результате в приёмнике появляется принимаемый сигнал, который декодируется и становится принимаемым сообщением.

Например, сообщение, содержащее информацию о курсе акций компании, передаётся приёмнику (телезрителю) от источника - специалиста фондового рынка посредством канала связи - телевизионной передающей аппаратуры и телевизора.

2.3. Обработка информации

Понятие обработки информации является весьма широким. Ведя речь об обработке информации, следует дать понятие инварианта обработки. Обычно им является смысл сообщения (смысл информации, заключенной в сообщении). При автоматизированной обработке информации объектом обработки служит сообщение, и здесь важно провести обработку таким образом, чтобы инварианты преобразований сообщения соответствовали инвариантам преобразования информации.

Цель обработки информации в целом определяется целью функционирования некоторой системы, с которой связан рассматриваемый информационный процесс. Однако для достижения цели всегда приходится решать ряд взаимосвязанных задач. Информацию можно:

                  создавать;

                  передавать;

                  воспринимать;

                  иcпользовать;

                  запоминать;

                  принимать;

                  копировать;

                  формализовать;

                  распространять;

                  преобразовывать;

                  комбинировать;

                  обрабатывать;

                  делить на части;

                  упрощать;

                  собирать;

                  хранить;

                  искать;

                  измерять;

                  разрушать;

                  и др.

Обработка информации получение одних информационных объектов из других информационных объектов путем выполнения некоторых алгоритмов.

Обработка является одной из основных операций, выполняемых над информацией, и главным средством увеличения объёма и разнообразия информации.

Средства обработки информации . это всевозможные устройства и системы, созданные человечеством, и в первую очередь, компьютер . универсальная машина для обработки информации.

На настоящий момент, единственное, известное человеку, «устройство для обработки информации» — это сам человек. Поэтому, то, что называют современными «информационными технологиями», сводится, по большей части, к обработке данных с помощью различных методов, включая применение современных компьютеров и программ для них, а также - методы создания и издания:

                  книг,

                  фильмов,

                  музыки,

                  веб-сайтов,

                  справочников,

                  учебных пособий.

Типичные цели обработки информации следующие:

                  собрать всю доступную информацию, представленную в данных различной природы;

                  отделить существенную информацию, представленную данными, от несущественной, для рассмотрения в данный момент;

                  представить существенную информацию в виде, наиболее удобном для восприятия человеком.

2.4. Выводы

Наконец, мы разобрали понятие “информация”, получили знания о том, что понимается под её обработкой, а потому, готовы приступить к анализу основной темы нашей работы.

Глава 3. Обработка информации сотрудниками пресс-службы

3.1. Пресс-служба в системе создания, обработки и обмена информацией

Проанализировав функции пресс-службы компании, составим простейшую схему реализации её работы.

Из данной схемы видно, что источник информации является важнейшим элементом, которому важно донести нужную информацию до аудитории. Коммуникатор - связующее звено между двумя участниками коммуникации. В жизни объекты создают информационный повод. В качестве источника информации в политической сфере выступает пресс-служба. СМИ выступают в качестве канала-коммуникатора, который непосредственно «доставляет» информацию адресату. С помощью «конечной» продукции рекламируется имидж компании, анализируются события и т.д.

Особенностью современной массовой коммуникации является возможность обратной реакция аудитории. Это могут быть непосредственно письма и обращения к менеджменту компании от граждан или группы лиц. Аудитория может быть инициатором журналистского расследования. А журналист в свою очередь делает запрос в пресс-службу компании или , в крайнем случае, непосредственно к менеджменту. Сам менеджмент компании взаимодействует 1) с пресс-службой, устраивая различные собрания; 2) со средствами массовой информации (общения с журналистами, пресс-конференции и т. д.); 3) с аудиторией (крайне редко).

Таким образом, всю информацию, с которой приходится иметь дело пресс-службе, можно разделить на:

1)                 входящую (получаемую от …);

2)                 исходящую (направляемую в …);

3)                 внутреннюю (ту, которая производится и потребляется самой службой).

К входящей информации относятся:

1) материалы СМИ, различных информационных агентств, информационных каналов и т. п.

2) данные для компьютерных программ аналитической обработки информации;

3) документы, материалы, инструкции, нормативные акты, распоряжения руководства компании

К исходящей информации относятся:

1) обзоры прессы, различных информационных каналов, контент-анализ прессы;

2) материалы для прессы и информационных агентств – пресс-релизы, ньюз-релизы, ответы на публикации, опровержения, сообщения, заявления, интервью, статьи и т. п. как для газет, так и для электронных СМИ, включая Интернет;

3) устные сообщения, распространяемые среди общественности;

4) аналитические, информационные и другие материалы для руководства;

5) аналитические, информационные и другие материалы для других подразделений;

К внутренней информации относятся:

1) содержимое баз данных по всем средствам массовой информации, информационным каналам;

2) содержание баз данных по VIP-персонам и знаменательным событиям;

3) результаты социологических исследований, опросов населения.

Таким образом, циркуляцию информации между общественностью, СМИ, пресс-службой и руководством компании можно описать через модель «коммуникативного акта», разработанной Г. Лассуэллом. Её можно представить в виде следующей схемы [9]:

А – источник информации: это могут быть частные лица, представители агентств общественных связей, официальных групп, неформальных групп по интересам и т. п., заинтересованные в том, чтобы их информация об объектах или событиях достигла аудитории (пресс-служба)

Х1, Х2, Х3, Х4 – определенный объем информации.

С – коммуникаторы, работающие на различных каналах; от них зависит отбор и объём информации из той, которую предлагает А, - Х1, Х2, Х3, но они могут выбрать информацию непосредственно – Х3, Х4. Полагается, что их выбор должен быть нейтральным.

В – аудитория, которая является целью воздействия.

3.2. Механизмы сбора информации в работе пресс-службы

Прежде чем приступить к обработке какой-либо информации её нужно собрать. Поэтому, одно из важнейших направлений работы пресс-службы заключается в мониторинге СМИ.

Монито́ринг СМИ (англ. Media monitoring service) — отслеживание сообщений СМИ, соответствующих заданной тематике. Мониторинг СМИ используется для изучения эффективности PR- и рекламных кампаний, составления формируемого СМИ «портрета» организации или персоналии, оценки общественного резонанса того или иного действия, отслеживание действий других компаний или индивидуумов.

Как правило, мониторинг СМИ включает в себя следующие фазы:

Наблюдение за рядом потенциальных источников (телеканал, радиостанция, периодическое печатное издание, блог и т. п.);

Сохранение найденного материала;

Фильтрация и категоризация;

Передача собранного материала для дальнейшего анализа.

Продуктом мониторинга СМИ может являться фрагмент или полный текст статьи периодического печатного или интернет-издания, клиппинг (бумажный или электронный документ, включающий в себя графическое изображение статьи в том виде, как она была опубликована в оригинале), транскрипт эфирного вещания, видео- или аудиозапись эфира, эфирная справка, статистический отчёт, дайджест.

При мониторинге СМИ обычно используются интернет-поисковики или специализированные базы СМИ, например Интегрум или Медиалогия.

В России практика мониторинга СМИ появилась в середине XVII века, когда в Москве в Посольском приказе для царя и Боярской думы начали составлять обзоры немецких и голландских газет. Особое внимание сотрудники внешнеполитического ведомства уделяли критическим материалам о России. С негативными публикациями российские власти боролись используя дипломатические каналы, оказывая давление на иностранных торговых партнеров или посылая в зарубежные издания опровержения[2].

К концу правления Петра I мониторинг европейской прессы стал двухуровневым. Находящиеся за рубежом российские дипломаты следили за местными изданиями в стране пребывания, а в Коллегии иностранных дел отслеживали европейскую печать в целом. Результатом этой деятельности стали огромные коллекции западной периодики в российских архивах РГАДА и АВПРИ. За клевету и оскорбления с европейских издателей взимались большие штрафы. Так в 1713 г. городской совет Гамбурга согласился на выплату в 200 тыс. талеров. Позднее городской совет Гамбурга запретил издателям публиковать в газетах какие-либо сведения о России, кроме тех, что присылал российский резидент[3]. Аналогичная ситуация сохранялась и к концу XVIII столетия. В 1799 г. по инициативе российского посла С. Р. Воронцова подвергся судебному преследованию издатель газеты «Курьер» Д. Пари. За пасквиль на императора Павла I его приговорили к 6 месяцам заключения в тюрьме и штрафу в 100 фунтов. Двое коллег Пари были приговорены к месячному тюремному заключению[4].

28 апреля 1921 года Владимир Ульянов (Ленин) распорядился учредить мониторинг СМИ. «…Книжной палате произвести … следующую работу: Из важнейших газет („Известия ВЦИК“, „Правда“, „Экономическая жизнь“, „Петроградская правда“ и центральных областных газет — произвести вырезки за май месяц всех материалов, касающихся экономических, хозяйственных и производственных вопросов, включая также все отчеты и статистические материалы, подробно расклассифицировать их и расклеить по альбомам».[5]

С тех пор технология мониторинга СМИ претерпела значительные изменения. На смену альбомов, на страницах которых наклеивались вырезанные вручную газетные статьи, пришли системы онлайн-мониторинга СМИ.

Например, Банк “Возрождение” (ОАО) использует российские базы данных СМИ “Медиалогия” и “Интегрум”, зарубежные базы данных СМИ “Factiva” и “LexisNexis”, постоянно отслеживает индекс цитируемости спикеров Банка и присутствие банка в медиа-пространстве.

3.3. Виды обработки информации в PR-дискурсе

Наконец, мы подошли к главной части нашей работы – непосредственно видам обработки информации.

Сотрудники пресс-службы выполняют огромную работу по анализу, синтезу и преобразованию информации.

Для внутренних пользователей выпускаются отчеты, проводится анализ качества и частоты упоминания компании в СМИ, размещаются новости на интранет-портале, выпускаются журналы корпоративных новостей.

Для внешних пользователей выпускаются пресс-релизы, отчеты об активности компании (в социальной, экономической и иных сферах), проводятся пресс-конференции и брифинги.

При преобразовании информации в конечное сообщение сотрудники пресс-службы пользуются методами анализа, синтеза, комбинирования и формализации информации. Рассмотрим данные процессы на примере создания пресс-релиза.

Пресс-релиз — это сообщение, содержащее важную новость или полезную для широкой аудитории информацию. Пресс-релиз распространяется пресс-службами организаций или PR-агентствами для возможной публикации в прессе и информирования общественности. Пресс-релиз содержит новость, ценную для редакций СМИ. Поэтому он должен отвечать на все вопросы журналистики новостей: Кто? Что? Где? Когда? Почему? Каким образом?

Пресс-релиз должен оптимально «вписываться» в специфику издания, ориентироваться на целевую аудиторию его читателей (подписчиков). Иногда целесообразно делать два варианта пресс-релиза — для центральной и специализированной прессы. Особенно важно учитывать масштаб новости и ее актуальность. То, что является значительным событием для специализированной или региональной прессы, может оказаться слишком «мелким» для деловых изданий. Для ежедневных газет новость утрачивает свою актуальность через один-два дня. При написании пресс-релиза важно правильно выбрать заголовок. Заголовок должен кратко и четко формулировать основное содержание пресс-релиза. Главная задача заголовка  пресс-релиза — привлечь внимание редактора.