Национальные особенности деловой переписки

     Если  письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также  официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.

     Обращение с указанием фамилии звучит менее официально:

     Dear Mr Alien:; Dear Mrs Alien:.

     Есть  различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США  используют двоеточие, в Англии - запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,).

     Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном  делопроизводстве реквизит носит название "заголовок к тексту". Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.

     Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной  строке и всегда выделяется, например:

     Order № 1234 for Snow Racers

     We have received your letter...

     Другой  вариант оформления реквизита выглядит так:

     Subject: Up-to-date List of Addresser

     Re: Policy №714056

     In re: Letter of Credit № 12/146

     "Re" - это сокращенное выражение "inre", что означает "по делу", "касательно", "относительно".

     В реквизите поощряется открытая пунктуация.

     Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указания на его  общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

     Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.[8]

     Заключительная  фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы  вежливости: Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите  нашу благодарность): With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п.

     Если  письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: "пожалуйста, ответьте".[10]

     Знаки препинания в тексте письма употребляются  в соответствии с правилами пунктуации.

     Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно  под текстом письма справа. Формула  вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный  характер. Приведем соответствующие  примеры: русский эквивалент

     Yours faithfully,

     Yours truly,

     Yours very truly,

     Yours very sincerely,

     Yours sincerely,

     Sincerely yours,

     Very cordially

     Yours cordially,

     Cordially yours,

     Русский эквивалент завершающей формулы  вежливости:

     С уважением Ваш…

     При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.

     Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под  формулой вежливости.[12] При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:

     Dennis J. Stenberg, Manager

     L. К. Thompson Manager

     Export Department

     Рекомендуется открытая пунктуация.

     Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается  в левой нижней части документа  отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно - Encl., или Епс.), например:

     Enclosure: Contract

     Encl: 1. Contract

     2. Cheque.

     Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости  рассылки письма нескольким адресатам  в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. "копия".[12] Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

     СС: MrJelfrey H. Winston.

     Mr Robert Baily

     СС: Regional Sales Department

     Использование знаков препинания – минимальное

     В следующей, заключительной главе нашей  курсовой работы мы на конкретных примерах продемонстрируем национальные особенности  ведения деловой переписки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Принципы оформления деловой корреспонденции (российский и британский варианты) 

     Яркое представление о национальных различиях  в оформлении деловой документации даёт пример стандартов оформления деловых  писем, принятый в России и Великобритании. Для того, чтобы в этом убедиться, рассмотрим несколько видов деловых писем и их образцы в данных странах.

ОСАО  «Ингосстрах» Департамент комплексного страхования

Россия, 117997, г. Москва, ул. Пятницкая, 12, стр.2

Факс: (495) 959-4405, (495) 234-9793, тел.: (495) 956-5555 

Уважаемая Валерия  Михайловна! 

ОСАО «Ингосстрах» выражает Вам свое почтение и имеет  честь проинформировать Вас о  том, что 30.08.2008 заканчивается срок действия Вашего полиса обязательного страхования  автогражданской ответственности!

Мы будем рады продлить Вам договор обязательного  страхования автогражданской ответственности  в любом из наших офисов.

Если вы намереваетесь  изменить условия страхования, внести дополнительных водителей или у  Вас имеются вопросы, пожалуйста, обращайтесь в один из наших офисов или звоните в наш единый справочный центр 8-800-100-77-55 (звонок бесплатный). 

С уважением,

Департамент комплексного страхования

ОСАО «Ингосстрах» 
 

Hotel de la Playa  
Avenida de la Playa 108  
SP-03080 Alicante  
Spain

October 23, 2011

 
Ms. Margaret Smith, Director of Tour Operations 
Sun and Fun Tours 
25 Hammersmith Road 
Harlow, Essex CM19 5AA 
England

 
Dear Ms. Smith,

RE: Delays in Completion of Construction at Hotel de la Playa

We have recently been informed by our contractor that he will not be able to meet his promised schedule for completion of the modernization of our hotel. We deeply regret this occurrence for both our guests' and your sake. We wish that there was something that could be done, but the causes of this unfortunate event are outside of our control. A combination of inclement weather and a strike have delayed completion of the repairs. Naturally, we will do our utmost to limit the impact of this work on our guests, and I can assure you that we will pressure the contractors to complete the work as soon as possible. Realistically, however, we cannot expect the work to be completed until the end of January.

As both our interests are to ensure that our guests enjoy their vacation, I would appreciate it if you could contact me so that we can coordinate our efforts to achieve this goal.

 
Sincerely,

Miguel Fuentes

Miguel Fuentes, Manager

Abenteuer Urlaub, GmbH  
                                                                       Kaiser Str. 190  
                                                                       D-60437 Frankfurt  
                                                                       Germany                                                                     

24 October 2011 

The Honorable Dr. Emarmel N'Komo 
Minister of Commerce 
Ministry Building 
Zanira 
Zanir

 
Dear Sir

I am writing this inquiry in hopes that we can establish a relationship that will be of benefit to your beautiful country and to our guests, who would enjoy staying in such beautiful surroundings. While on a visit to your neighboring country, Mandika, I had the opportunity to spend several days in your country. I inquired about tourist facilities and discovered that they were yet undeveloped. Naturally, I thought that your country could certainly benefit from the popularity that its beauty would create among potential tourists and the income that they would bring.

Abenteuer Urlaub has established several holiday resorts in Africa with great benefit to the host countries in terms of job creation and revenue generation. There is great potential in both of these areas for a country with such natural beauty as yours. I would thus appreciate the opportunity to present our concept to your ministry in hopes that we can establish a mutually beneficial business relationship.

I look forward to hearing from you and having the possibility of presenting our ideas.

Yours faithfully

Uwe Stein, 
Manager,

Tourist Product Development 
 
 
 
 
 

Общество  с ограниченной ответственностью «РИКОМ» 

140053 Московская  обл.» Люберцкий р-н,

п.Котельники, ул. Карьерная д. 13

ИНИ/КПП 5027100643/502702001

Р/с 407028!0900220001508

в ОАО  Банк «МЕНАТЕП СПб» г.Люберцы 

к/с 301 01810700000000748 БИК 044660748 

№__________                                                                          ООО «Русский тур»

«__»_______200__г.                           Генеральному директору Хрущёвой О.А.  

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 

Фирма «РИКОМ»  просит забронировать двухместный  номер в гостинице «Полёт»  по адресу г. С.-Петербург, пр. Сиреневый, д.115 с 2.01.2012 по 7.01.2012 на имя Иванова  И.И. стоимостью 7 тыс. рублей в сутки. Оплату наличными гарантируем при  заселении, 

В случае не приезда  укапанных лиц или снятия брони, фирма «РИКОМ» обязуется выплатить  сумму в размере одних суток  проживания. Снятие брони происходит по индивидуальным правилам гостиницы. 
 
 

Генеральный директор                                                                        Свитич Р.А.

Главный бухгалтер                                                                      Киселев И.А.

                                                              М.П.

     Как мы убедились на примерах писем, представленных выше, деловая корреспонденция в  разных странах имеет много общего: использование в основной части  письма устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и пр. Однако можно выделить различия, касающиеся формуляра документа и состава  реквизитов письма. Например, мы видим, что «шапка» письма в России расположена слева, а в Великобритании справа. В британском способе оформления дат сначала указывается месяц и число, а затем год после запятой. В России дату указывают без знаков препинания и в несколько другом порядке: число, месяц, год. Оформление адреса тоже имеет значительные отличия. В сначала указывается страна (затем область, а.о. или республика, если требуется), город, затем улица и дом. В Великобритании же абсолютно обратный порядок написания: дом, улица, город, страна. Такой реквизит, как общее содержание письма или заголовок к тексту, обязательный в России, в англоязычных странах нередко опускается. Что касается самого текста делового письма, то здесь ярких отличий нет, за исключением того, что в британском деловом письме основная часть обязательно делится на два абзаца: в первом заключена смысловая часть документа, во втором – заключительная фраза вежливости, принятая во всех странах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В настоящее время в связи с  многочисленными межкультурными коммуникациями выявляются общие тенденции к  унификации в языке официальных  документов не только внутри одной  языковой группы, но и на межъязыковом уровне.

     В рамках данной работы мы обозначили основные виды деловых писем, выявили и рассмотрели правила официальной переписки, необходимые в современном деловом мире, учитывая национальные особенности деловой корреспонденции в России и Великобритании. В процессе работы мы пришли к ряду выводов: