Национальные особенности деловой переписки

     - письмо-поздравление – содержит  поздравление по какому-то поводу;

     - письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

     - письмо-просьба – содержит просьбу  совершить либо прекратить какое-то  действие, побудить к действию  и т.п.;

     - письмо-соболезнование – содержит  сочувствие по какому-то поводу;

     - сопроводительное письмо – составляется  для сообщения адресату о направлении  каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

     По  функциональному признаку деловые  письма делятся на:

     - письма-ответы – ответы на инициативные письма.

     - инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

     - письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

     - письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

     По  признаку получателя деловые письма делят на:

     - циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

     - обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

     По  композиционному признаку деловые  письма бывают:

     - одноаспектные – рассматривают один вопрос.

     - многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

     По  структуре выделяют следующие деловые  письма:

     - регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

     - нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

     По  форме отправления деловые письма могут быть:

     - конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

     - электронные – отправленные в электронном виде на e-mai.

     - факсовые – отправленные по факсу.

     Особо следует выделить рекламные деловые  письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама  в них соседствует с деловыми предложениями.[16] Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.

     В процессе делового общения с иностранными партнёрами часто возникают сложности, обусловленные национальными и  культурными традициями. То, что  в повседневной жизни для россиянина считается нормальным, представителем другой культуры может быть расценено  как совершенно обратное.[5] Так, например, в Турции допустимо принимать гостей в бане, а в Японии принято постоянно извиняться перед гостями, что нечем их угостить (хотя стол ломится от блюд), на Востоке суп подают в конце обеда, а Латинской Америке разговоры о жаре являются дурным тоном. Незнание подобных особенностей культуры партнёра может быть расценено им как неуважение, и наоборот. Это же касается и деловой переписки с зарубежными партнёрами, в частности оформления деловых писем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Деловое письмо: российский и британский стили оформления 

     Оформление  деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными  фирмами и международными организациями  характеризуется рядом особенностей.[12] Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции - делового письма. При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и компьютеризации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов. Можно выделить следующий типовой состав зон:

     1. Заголовок письма (Issuer Field),

     2. Ссылка на данные получателя  и отправителя (Reference Line)

     3. Дата (Date)

     4. Адресат (Address)

     5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)

     6. Обращение (Salution)

     7. Общее содержание письма (Subject Line)

     8. Текст письма (Body of the Letter)

     9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close)

     10. Подпись (Signature)

     11. Приложения (Enclosure)

     12. Указание на рассылку копий  (СС Notation)

     Краткие сведения о размещении и оформлении реквизитов по зонам изложены ниже.

     Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему  фирмы, ее наименование, почтовый и  телеграфный адрес с указанием  индекса, номера телефона, телекса и  телефакса. В заголовке может  содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например:

     Mitchell Diesel, Ltd.;

     International Office Equipment, Inc,

     Помимо  предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги - все  это создает своеобразный образ  фирмы.[3] Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо. В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

     Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и  оформителя письма, буквенный или  цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

     Your reference (или: Your ref.) - Ваша ссылка HND/RP HND/RP Our reference (или: Our ref.) - Наша ссылка LA/DK/187 LA/DK/187

     Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности  оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому  способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в  финансовой документации с некоторыми вариациями:

     15 Feb. 200... 15 February, 200... 15th February, 200...

     Способ  обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме: February 15th, 200... February 15, 200...

     Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция  к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2000 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

     в США 2 / 5 / 2000 (месяц день год);

     в Великобритании 2 / 5 / 2000 (день месяц год).

     Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании[12]. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать. Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000-12-31 или даже - 20001231.

     Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование  фирме (при этом возможен случай, когда  в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда  адресат мужчина и когда женщина).[6] Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства. Последней строкой указывается страна. Например:

     Continental Supply Company

     312 Sixth Avenue

     New York, NY, 11011 U.S.A.

     Указание  в адресе штата и графства связано  с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в  провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются.[6] Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении. В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs. например: Messrs John Brown and Co., Ltd.

     При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес  пишется по образцу:

     The Manager

     The Hong Kong Banking Corporation

     Если  письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность: Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld Home Appliances, Inc.

     Приведенные способы характерны для адресов  письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга указывают  фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.[6]

     Если  письмо адресуется мужчине, то перед  его фамилией следует писать Mr - сокращение от ель Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т. п.). адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs - сокращение от слова Mistr Для незамужней пишется  полностью Miss (Mrs RoseSSt Mrs C. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs 1 Miss можно применять  универсальное сокращение.

     При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.

     Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в  случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного  должностного лица, кому именно следует  читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

     Строка  с указанием должности или  фамилии помещается непосредственно  под адресом и особо выделятся (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчер кивается), например

     Messrs Black and Sons,

     115 Churchill Avenue

     Maidstone, Kent

     ZH8 92B

     Great Britain

     Attention: Mr P.Wilson

     Gentlemen

     Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма.[8] Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей "тональностью". В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы: