Процесс фандрайзинга

    Процесс осуществления деятельности по привлечению средств в организации производится поэтапно.

    1 этап. Выбрать задачу, которую необходимо решить с помощью полученных ресурсов. Установить временные рамки.

    2 этап. Собрать полную информацию и  продумать аргументы в свою  пользу.

    3 этап. Проанализировать возможные мотивы  потенциальных спонсоров: какие  из них можно поощрить.

    4 этап. Проанализировать прошлый опыт сбора средств, определить своих сторонников, к которым можно обратиться в первую очередь. Определить, к кому можно еще обратиться.

    5 этап. Подготовить и размножить материалы  для предоставления спонсорам  (заявки, пресс-релизы и др.).

    6 этап. Согласовать внутри организации  методы сбора средств.

    7 этап. Организовать работу помощников (тех, кто непосредственно будет  собирать пожертвования). Необходимо  убедиться, что они имеют необходимую  информацию и материалы для  своей работы.

    8 этап. Установить порядок контроля  за поступлением средств.

    Спонсорский пакет.

    Спонсорский пакет представляет собой полный набор юридических, творческих, программных, финансовых и оформительских документов, обеспечивающих необходимый эффект спонсируемого мероприятия (акции, организации) для спонсора, и включает в себя следующие компоненты:

    1. Литературное описание проекта  (акции). Составляется в форме  популярной статьи с выделением  наиболее значимых для спонсора  деталей. Определяет значение  проекта для страны, региона, города, значимых социальных групп. Намечает направления рекламы и PR для проекта и для спонсора в целом.

    2. Программное описание проекта.  Включает место проведения, сценарий  проекта, повременную программу;  перечисляются авторы, организаторы  и участники акции.

    3. Поддержка проекта. Указываются  наименования и доказательства  поддержки государственных структур, престижных учреждений науки,  культуры, благотворительных фондов, известных и уважаемых людей.  Решения, рекомендательные письма  и т.п.

    4. Бюджет проекта. Общая стоимость по максимуму и по минимуму. Часть расходов организаторов (постатейно). Расходы, которые должны быть покрыты за счет спонсорских взносов.

    5. Спонсорские градации. Принимаются  следующие основные спонсорские  градации: титульный спонсор (100% стоимости проекта), генеральный спонсор (50%), официальный спонсор (25%), спонсор-участник. Еще одну категорию составляют информационные спонсоры (СМИ) и бартерные спонсоры, оказывающие помощь товарами или услугами. Возможны и другие градации, в т.ч. эксклюзивное спонсирование (патронаж).

    6. Спонсорская реклама и PR. Наиболее  подробная часть спонсорского  пакета. Включает официальную часть:  объявления названия компании  на акциях и презентациях, выступления  первых лиц, логотип и название  компании-спонсора на полиграфической, сувенирной продукции и т.п.

    Особый  подраздел - СМИ - важнейший инструмент спонсоринга. Медиа-планы, подготовка теле- и радиопередач, статей для  газет и журналов, рекламных буклетов и брошюр, имеющих целью ярко и  выпукло представить роль спонсора в проекте и другие важные для представления черты спонсора. Объемы рекламы фиксируются в договорах и соответствуют спонсорской градации.

    7. Прогноз спонсорского эффекта.  Включает расчет прямого воздействия  рекламы (участники, зрители - целевая группа), аудиторию СМИ (телевидения, радио, газет), количество людей, которые увидят внешнюю рекламу (целевая аудитория). 

    Значительная  часть потенциальных спонсоров  сначала предпочитает получить письмо-запрос (letter of inquiry) с кратким изложением проекта и описанием заявителя. Письмо-запрос - наиболее распространенная и надежная форма обращения. С одной стороны, оно заставляет сформулировать суть проекта, с другой стороны, основа для конструктивного диалога будет уже заложена. Письмо-запрос должно быть кратким, оно должно объяснять, почему организация обратилась именно в этот фонд (к этому спонсору), четко объяснять необходимость данного проекта и суть проблемы, содержать ясную информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта, убедить, почему именно эта организация способна выполнить такой проект, охарактеризовать деятельность, достижения и квалификацию организации.

    Заявка.

    Заявка  может быть изложена всего лишь на одной странице (если таковы требования фонда), или занимать много страниц. Она может быть написана в виде письма или более формального документа. Заявка в государственный фонд, как правило, длиннее, чем направляемая в частный. В своих рекомендациях к составлению заявок фонды указывают желательное число страниц и последовательность изложения. Довольно часто государственные учреждения в своих указаниях подробно описывают критерии оценки каждого раздела проекта. Вкратце приведем план универсальной заявки, которая позволяет включить в себя практически все возможные пункты, встречающиеся в заявках в государственные учреждения, коммерческие организации или частные фонды.

    1.Титульный  лист, который должен запоминаться.

    2.Краткая  аннотация содержит ясное и краткое описание сути заявки. Занимает полстраницы, максимум - страницу. Включает по одному-два предложения, отвечающих на вопросы:

    -кто  будет выполнять проект;

    -почему  и кому нужен этот проект;

    -что  получится в результате;

    -сколько  потребуется денег.

    3.Введение содержит сведения об организации-заявителе. Объясняет, кто подает заявку, кто будет выполнять проект и почему заявители/исполнители (в силу своей квалификации, опыта, убеждений, репутации) наилучшим образом выполнят задачи проекта. Вызывает доверие к заявителю.

    4.Постановка  проблемы описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя.

    5.Цели  и задачи дают представление, каковы же будут итоги выполнения проекта. Цель - это во имя чего предпринимается проект. Задачи - конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта. Задачи и результаты поддаются количественной оценке. Из раздела должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие изменения произойдут в существующей ситуации.

    6.Методы. Указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач. Приводится схема организации работы по проекту и календарный план. Из раздела должно быть ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

    7.Оценка  и отчетность. Из этого раздела должно быть ясно, как предполагается оценить эффективность проекта, как будет контролироваться процесс выполнения проекта, в какой форме будет отчетность о проделанной работе и затраченных средствах.

    8.Дальнейшее  финансирование.Содержимое раздела  объясняет, каким образом, за  счет каких ресурсов заявитель  надеется сохранить и расширить  достижения данного проекта: убеждает грантодателя в том, что после израсходования средств гранта найдутся ресурсы для поддержания данной инициативы. Раздел необходим, если предусматривается продолжение работ по проекту по окончании срока действия гранта.

    9.Бюджет. Раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы:

    -сколько  денег требуется от грантодателя;

    -из  каких источников будут получены  все остальные требующиеся для  выполнения проекта ресурсы и  на что они будут потрачены.

    10.Приложения включают дополнительные материалы, поясняющие содержание заявки. 

    Дополнительные  к заявке документы.

    Приложения  к заявке в фонды должны быть краткими. Однако приложения к заявке в государственные  фонды могут быть длиннее самой заявки. В приложениях обычно помещают материал, достаточно важный и полезный для проекта, но слишком подробный или громоздкий, чтобы помещать его в саму заявку.

    Как правило, фонды сами указывают, что  именно им хотелось бы видеть в приложениях. Зачастую у разных фондов эти требования совпадают. Поэтому составителям программ и авторам проектов полезно всегда иметь под рукой стандартный набор документов, которые могут потребоваться при написании заявок. Могут потребоваться следующие документы:

    -Материалы, описывающие организацию (пресс-релизы, устав, примеры прежних проектов, статьи в прессе и пр.)

    -Результаты  аудиторской проверки (audited financial statement).

    -Письмо  из налоговой инспекции (I.R.S. determination letter).

    Если  есть какие-либо налоговые льготы, это должно быть подтверждено письмом из налоговой инспекции. В таком письме указываются причины освобождения организации от уплаты тех или иных налогов, прочие льготы и т.п.

    -Подтверждение  статуса неприбыльной организации  (Indication of Nonprofit Corporation Status);

    -Список  членов Совета (правления) (Board of Directors) - с указанием их должности  (положения в обществе) - министр,  профессор, служащий, строитель и  пр. Для пенсионеров следует указать род их прежней деятельности. Если в правление входят студенты, домохозяйки, безработные, следует указать область их интересов или специальность;

    -Календарный  (рабочий) план (Summary Chart of Key Activities) - таблица  мероприятий проекта с указанием последовательности их выполнения и ответственного лица;

    -Список  должностей/рабочих обязанностей  персонала (Job Descriptions);

    -Схема  организации работы - оргсхема (Table of Organization) -графически построенная  организационная структура проекта, из которой должно быть ясно, кто кем управляет, кто у кого в подчинении, кто с кем взаимодействует;

    -Биографические  данные участников проекта. Резюме  работников (Curriculum Vitae);

    -Письма  поддержки (Letters of Support and Endorsement) - письма  от государственных учреждений, организаций и частных лиц, одобряющих проект. Обычно они должны быть адресованы Главе организации.

    Переговоры.

    Где-то 8-9 из 10 проектов, подаваемых на финансирование, отклоняется. И тому есть целый ряд  причин. Наиболее часто встречаются две: заявитель не выяснил, как правильно обращаться в данный фонд или даже не выяснил, соответствует ли данный проект приоритетам фонда, т.е. дают ли они деньги на такую деятельность. Поэтому часто встречаются люди, которые разуверились в фондах и грантах после нескольких отказов на финансирование проектов. Основное впечатление, которое остается у этих людей о фондах - это только “для своих”. На самом же деле, анализируя рассказ и факты, выясняется, что заявитель сам в своей заявке нарушил правила фонда или подал свой проект в организацию, совсем не интересующуюся данными проблемами. Конечно, это совсем не единственные причины возможного отказа. Но все это является следствием неправильной организации работы в данном направлении.

    Благотворительный фонд Великобритании «Charities Aid Foundation» рекомендует соблюдать следующие простые правила переговоров:

    -         «Будьте внимательны и не перебивайте;

    -         Не обвиняйте собеседника в том, о чем он, может быть, даже понятия не имеет: никакого агрессивного поведения;

    -         Будьте изначально и искренне доброжелательны. Глупо просить что-то у человека, которого заранее не любишь;

    -         Относитесь к собеседнику с уважением, но без подобострастия;

    -         Умейте слушать не только себя. Не превращайте разговор в ваш монолог и экономьте время собеседника.

    -         Не старайтесь «перевербовать». Вам могут дать или не дать денег, но ваш собеседник менее всего расположен стать активистом вашей организации.

    -         Будьте компетентны в своей проблеме, но не отвечайте выдумкой на вопрос, если не знаете ответа, и никогда не отвечайте на вопрос, если вам его не задали.

    -         Не хвастайтесь бедностью и убогостью.

    -         Говорите больше не о прошлом, а о будущем, которое пытаетесь построить.

    -         Не спорьте по непринципиальным вопросам.