Программа EXCEL, основные характеристики и области применения

      Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щёлкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычком активного листа выделяется цветом, а надпись на нём – полужирным шрифтом.

      Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки номеруются числами ( от 1 до 65 536 ), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C, … Z. После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, BA, BB и т.д.

      Заголовок столбцов служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

      Заголовок строки  выполняет аналогичные функции для строк.

      На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка.

      Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки. Это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

      Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку – при ссылки на неё, например Al.

      Ссылка – способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Адрес и содержимое текущей ячейки выводится в поле имени на строке формул электронной таблицы (рис.1.1).

      Адрес ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

      Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

      Типичными установками, принимаемыми  по умолчанию на уровне всех  ячеек таблицы, являются:

• Ширина ячейки – около 8 разрядов, высота – около 12 пунктов;
• Левое выравнивание для символьных данных;
• Основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок (диапазон) ячеек  – группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или её части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). 

4. Адреса  ячеек

      Каждая команда электронной таблицы  требует указания адреса ячейки  или блока (диапазона) ячеек,  в отношении которых она должна  быть выполнена.

      Адрес ячейки составляется из  обозначений столбца и номера  строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например: В1, С24, А1, или 11, если столбцы и строки нумеруются числами.

      Тип ссылок задаётся пользователем  при настройки параметров работы  с помощью команды меню СЕРВИС→Параметры на вкладке Общие флажком Стиль ссылок – R1C1 или А1 – по умолчанию. При установленном флажке R1C1 строки и столбцы обозначаются цифрами.

      Адреса ячеек можно вводить  с помощью клавиатуры латинскими  буквами на любом регистре – верхнем или нижнем. Однако гораздо удобнее вводить адреса ячеек щелчком мыши по этой ячейке.

      Обозначение ячейки, составленное  из номера столбца и номера  строки, называется относительным адресом (относительной ссылкой) или просто ссылкой или адресом.

      Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоит из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока, например:

      А1:С12;

      А7:Е7 – весь диапазон находится в одной строке;

      С3:С9 - весь диапазон находится в одном столбце.

      Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно ввести номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например: А:А; 2:2 или А:В, 2:4.

      Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используются имя листа и восклицательный знак, например:

      Лист2!В5, Итоги!В5.

      Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: [ Книга1 ]Лист2!А1.

      Относительная адресация ячеек  используется в формулах чаще  всего – по умолчанию.

      При копировании формул в Excel действует правило относительной ориентации ячеек, суть которого состоит в том, что при копировании формулы табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. При копировании в нижележащие ячейки формулы из ячейки D2, содержащей относительные ссылки, происходит автоматическая настройка адресов в соответствии с правилом относительной ориентации ячеек.

      Если ссылка на ячейку при  копировании не должна изменяться, то вводят абсолютный адрес ячейки (абсолютную ссылку).

      Абсолютная ссылка создаётся из относительной ссылки    путём вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и/или номером строки.

      $С$5 – это абсолютный  адрес ячейки С5, следовательно, при копировании формулы не будет меняться ни номер строки, ни номер столбца.

      Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается с использованием двоеточия между адресами верхней левой ячейки и нижней правой ячейки диапазона, например $B$3:$C$8.

      Иногда используются смешанный адрес, в котором постоянным является только один из компонентов, например:

      $C5 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

      С$5 – не будет изменяться номер строки.

      Изменение типа ссылки для редактируемого адреса производится с помощью клавиши F4 (рис. 1.3 ) 
 
 

 
 

Рис. 1.3. Использование клавиши F4 для изменения типа адреса 

      В Excel предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку путём присвоения этой ячейке собственного имени. Имена используют в формулах вместо адресов. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки.

      Имена присваиваются ячейкам  или диапазонам ячеек для придания  наглядности вычислениям в таблице  и удобства работы, например, собственными  именами можно обозначать постоянные  величины, коэффициенты, константы,  которые используются при выполнении  вычислений в электронной таблице.

      Присвоить ячейке собственное имя (или удалить имя) можно с помощью команды ВСТАВКА→Имя→Присвоить или используя поле имени в строке формул. В последнем случае необходимо:

• Выделить ячейку (или диапазон ячейки);
• Щёлкнуть мышью в поле имени ( в левой части строки формул), после чего там появится текстовой курсор;
• Ввести имя и нажать клавишу Enter.

Для быстрого присвоения ячейке собственного имени  можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl+F3.

      Просмотреть список уже созданных имён и их ссылок можно с помощью команды меню ВСТАВКА→Имя→Присвоить или с помощью раскрывающегося списка поля имён.

      Для удаления ранее присвоенного имени нужно ввести команду ВСТАВКА→Имя→Присвоить, а затем в диалоговом окне Присвоение имени выделить нужное имя и щелчком по кнопке Удалить.

      Для перехода к ячейкам, имеющим собственные имена, или указания их адреса раскрывают список поля имени ( в строке формул) и выбирают необходимое имя. Для быстрого перехода к ячейкам, которым присвоены имена, можно также нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Перейти выбрать имя нужной ячейки.

      При назначении имени ячейке или диапазону следует соблюдать определённые правила:

• Имя не должно быть похоже на адрес ячейки;
• Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита или символа подчёркивания (_);
• Остальные символы имени могут быть: буквами, цифрами и символами подчёркивания. В имени могут содержаться точки и вопросительные знаки;
• В имени нельзя использовать пробелы. Вместо них нужно ставить точки или символы подчёркивания (_);
• Нельзя присваивать одинаковые имена разным ячейкам одной рабочей книги, даже на разных листах;
• Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает, например, ИТОГИ и Итоги – одно и то же имя;
• Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Примеры собственных имён ячеек: Доход.за_1999, Итоги_года, Постоянная_Больцмана и т.п.

Собственные (пользовательские) имена могут иметь  и листы книги Excel.

Для имени  листа существуют следующие ограничения:

1. имя листа не должно содержать больше 31 символа;
2. имя листа не может быть заключено в квадратные скобки [];
3. в имя листа не могут входить следующие символы:

• двоеточие (:);

• косая черта – слеш (/) и обратная косая черта (\);
• знак вопроса (?);
• звёздочка (*).

      Для переименования рабочего листа нужно сделать двойной щелчок по его ярлычку, а затем удалить старое имя, например Таблица. Для завершения ввода следует щёлкнуть мышью вне ярлычка или нажать клавишу Enter. Переименовать рабочий лист можно также с помощью контекстного меню ярлычка листа Переименовать. 

5. Настройка экрана  Excel.

      Вид экрана Excel 2000 может быть различным в зависимости от характера выполняемой работы и установок пользователя. Приступая к работе над документом Excel, следует установить индивидуальную настройку экрана табличного процессора или проверить установку основных параметров.

      Как и в других приложениях  MS Office, вывести на экран (или убрать с экрана) любую панель инструментов можно с помощью команды меню ВИД→Панели инструментов.

      Стандартные установки для новой книги определяются в диалоговом окне Параметры на вкладках Общие, Вид, Вычисления, Правка и др. (рис. 1.4).

      Диалоговое окно Параметры выводится на экран командой меню СЕРВИС→Параметры. В этом окне на вкладке Общие можно задать:

• стиль ссылок. По умолчанию устанавливается стиль ссылок А1, при котором столбцы нумеруются буквами в алфавитном порядке, а строки – числами. При установленном параметре Стиль ссылок R1C1 и столбцы, и строки нумеруются числами.

      Диалоговое окно Excel Параметры (вкладка Вид)

• Число листов в новой рабочей книге ( по умолчанию – 3 )
• Тип и размер стандартного шрифта. Изменить стандартный шрифт можно только при форматировании ячеек можно менять и тип. И размер шрифта стандартными способами ( как в Word).
• Пусть и имя папки ( по умолчанию), в которой будет сохраняться новые файлы.
• Пусть и имя папки автозагрузки шаблона.

На вкладке  Вид определяют внешний вид экрана для изображения таблицы (рис. 1.4):

• В поле Отображать выводят (или убирают с экрана) Строку формул. Строку состояния, Окна на панели задач, определяют, показывать или нет Примечания;
• В поле Объекта устанавливают переключатели: Отображать объекты (кнопки, окна, текста, чертежи и рисунки ) или их только очертания;
• В поле Параметры окна устанавливаются (или снимают ) флажки : авторазбиение на страницы, горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, ярлычки листов, сетка, заголовки строк и столбцов и др.