Программа EXCEL, основные характеристики и области применения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 

УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

СЫКТЫВКАРСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 
 
 

По  дисциплине: Информационные технологии управления 
 

На  тему: Программа EXCEL, основные характеристики и области применения  

Выполнил: Назырова Ольга Валерьевна студент 3 курса 
 
 

Спец. Менеджмент

организации

080507

Проверил: Зырянова Е.А. 
 
 
 
 

Сыктывкар 2009 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………….....3 

 Функциональнее возможности табличного процессора MS Exel……….....4

 

Окно программы  MS Excel…………………………………………………...5 

Основные  понятия MS Excel. Структура электронной таблицы................8 

Адреса ячеек……………………………………………………………….....10

              

               Настройка экрана Excel………………………………………………………14 

Отображение рабочего листа на экране. Разбиение на страницы...............15  

Закрепление областей………………………………………………………..16

              

               Настройка параметров страницы. Печать электронной таблицы……….....17

                

                Режимы работы табличного процессора………………………………….18

 

Заключение………………………………………………………………………...20  

Список литературы……………………………………………………………….21 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Идея создания электронной таблицы  возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в 1979 г. Выполняя скучные вычисления с помощью бухгалтерской книги, он и его друг программист Боб Франкстон разработали первую программу электронной таблицы, которая называлась ими VisiCalk и первоначально предназначалась для компьютера типа Apple, а затем была трансформирована для всех типов компьютера.

      Появление электронных таблиц  на рынке программных средств, расширило возможности компьютерной обработки данных и сферу применения компьютерной техники, что привело к резкому возрастанию продаж компьютеров. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.  Функциональнее возможности табличного процессора MS Exel

Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам.

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

      Электронная таблица – самая распространённая и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы или функции и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

      В нашей стране наиболее известны  табличные процессоры  Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalk фирмы Computer Accociates и QuattroPro компании Borland International. В настоящее время наибольшую популярность приобрёл табличный процессор Microsoft Exсel, который появился в 1987 г.

      По сравнению с другими аналогичными  программами обработки электронных  таблиц, MS Excel отличается более удобным интерфейсом, расширенными функциональными возможностями, высоким качеством выходной информации. Excel в переводе с английского означает «превосходство».

      В  MS Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета MS Office. Табличный процессор  MS Excel позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления ( в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций ( например sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексами числами и т.п.
2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование ( Что будет, если? Как сделать, чтобы?).

Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.

3. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.
4. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать («прятать») фрагменты таблицы или всю таблицу.
5. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.
6. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора MS Office.
7. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т.п.
8. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчёты филиалов фирм) и др.

      Версия программы MS Excel 2000 (MS Excel 9.0) входит в состав интегрированного пакета программ Microsoft Office 2000. Главная особенность этой и последующих версий (Excel XP/2003) – улучшенный интерфейс и встроенная инструментальная поддержка технологии работы в сети Интернет.

      Документы, созданные в предыдущих  версиях  Excel, могут быть открыты непосредственно в программах Excel 2000/XP/2003. При сохранении документов Excel 2000/XP/2003 в форматах более ранних версий могут быть потеряны элементы форматирования и даже некоторые данные, использование которых введено только в последних версиях.

      Формат документов Excel можно изменить при сохранении книг в диалоговом окне Сохранение документов. 

      2. Окно программы MS Excel

      Общий вид окна программы Excel (совместно с окном документа) приведён на рисунке 1.

       Строка заголовка содержит названия приложения, имя открытого файла, кнопку системного меню, стандартные кнопки управления окном.

      В окне Excel, как и в окне любого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная (справа внизу) полосы прокрутки.

      Стока меню окна Excel отличаются от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта ДАННЫЕ вместо пункта ТАБЛИЦА. Команда ДАННЫЕ предназначена для манипуляций с содержимым ячеек таблицы, например сортировки, фильтрации, консолидации данных и т.п.

      Команды меню второго уровня у Excel отражают специфику работы табличного процессора и поэтому заметно отличаются от команд подменю Word.

      Панели инструментов окна Excel 2000 Стандартная и Форматирования выводятся по умолчанию в одной строке в сокращённом виде и содержат наиболее

 

 

      Рис 1.1 Окно программы Excel 2000 

важные  кнопки аналогичных панелей и  в других программах пакета MS Office. В Excel 2000 с помощью кнопки (Отменить) можно отменить до 16 последних операций.

      На панели инструментов окна  Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных в электронных таблицах - денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа.

     Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках и содержит:

1. Поле имени (слева) – раскрывающийся список, в котором высчитывается адрес или имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.
2. Строковое поле для ввода и редактирования данных (длинное поле справа), предназначенное для ввода, просмотра и редактирования символьных данных.

Особенностью  строки (поля) ввода и редактирования является то, что она:

• полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке;
• обеспечивает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не её результат, отображённый, как правило, в самой ячейке.

3. Между  этими полями во время ввода  данных появляются три кнопки  для управления процессом ввода:

• изменить формулу – =;
• завершение ввода - ;
• отмена вода - ;

       Рабочее поле (лист) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовка столбцов таблицы.       Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа.

        Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам документа, а справа – горизонтальная полоса прокрутки.

      В самом низу окна программы   Excel находится строка состояния (статусная строка, строка подсказки). Она предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Строка состояния может содержать индикатор состояния табличного процессора, отражающий режимы его работы, расшифровку текущей команды меню, подсказку о назначении используемой пиктограммы. Кроме того, на строке состояния находится поле для автовычислений, которое используется для быстрого подсчёта и просмотра промежуточных результатов.

      Excel 2000 является многооконной программой, т.е. позволяет одновременно открыть несколько документов. Перемещаться между окнами открытых документов можно щелчком мыши по значку документа на Панели задач или с помощью команд меню ОКНО. Упорядочить расположение открытых окон документов Excel можно с помощью команды ОКНО →Расположить.

      Окно документа Excel можно разделить (расщепить) на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Разделить окно таблицы можно либо командой ОКНО→Разделить, либо с помощью разделителя окна – чёрных прямоугольников на полосах прокрутки (рис. 1.1) .Закрыть подокна можно командой меню ОКНО→Снять разделения или перемещением разделителей. 

3. Основные  понятия MS Excel. Структура электронной таблицы.

     Запустить программу Excel можно из главного меню Windows с помощью команды ПУСК→Программы→Microsoft Excel. Файл программы Excel – excel.exe – обычно находится на системном диске в папках Program Files→Microsoft Office→ Office.

      Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т.д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

      Рабочая книга Excel – совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

      Документов, т.е. объектов обработки Excel, является файл с произвольным именем и стандартным расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться одна книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится три рабочих листа с именем Лист 1 – Лист 3. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.