Виды автоматизации управления предприятием

   Помимо вышеперечисленных функций в последнее время к системам автоматизации управления предъявляются дополнительные требования, связанные с управлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационной системе - знаний о процессах в системе WorkFlow, знаний хранящихся в документах в корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях и взаимодействиях с внешним окружением компании. Такое соображение вносит дополнительные осложнения в выбор решения в данной области автоматизации.  

Все вышесказанное  приводит к существенным сложностям в принятии решения о внедрении  той или иной платформы автоматизации  процессов управления. Перед специалистами  отделов автоматизации встает необходимость  решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь для  определенного типа задач. Например, получают возможность создавать  мощный архив документов с помощью DMS системы. Остальные же функции, нереализуемые  с помощью базовых средств  внедренной системы, например, средства группового обсуждения документов, приходится решать одним из двух способов:

- Надстроить  базовые функции системы дополнительными  модулями и разработать соответствующие  расширения системы. Но это  иногда бывает крайне трудно, а иногда оказывается невозможно.

- Внедрять  систему другого класса, реализующие  недостающие функции и обеспечивать  интеграцию систем. При этом происходит  частичное дублирование функций  разных систем, приводящее к необходимости  поддержки нескольких серверов  и поддержки нескольких клиентских  приложений, организующих собственное  рабочее пространство и средства  доставки информации и собственные  средства организации справочников.

   Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, построенных на базе платформ, оказывается достаточно сложно, а иногда и невозможно.

   Платформа DocsVision предоставляет специалистам по автоматизации предприятий инструмент для решения данной проблемы. Платформа DocsVision может быть использована и для создания комплексной интегрированной системы автоматизации управления, на базе которой могут быть разработаны самые разнообразные приложения, и в качестве инструментария, дополняющего уже существующую в организации систему, которая решает часть из перечисленных задач. Примером такого интегрированного решения может служить совместное использование платформы DocsVision в сочетании с системой автоматизации групповых взаимодействий Microsoft Exchange Server.

   Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы и возможность создания распределенных решений

В основу построения DocsVision положен модульный принцип. Система включает:

· Модули ядра, реализующие базовые сервисы  системы 

· Системные  модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы 

· Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с  точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

· Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server 2000 и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

· Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

· Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы  DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

     Создание специализированных решений состоит в создании дополнительных бизнес объектов - "карточек" - соответствующих сущностям целевой системы. Далее, эти готовые объекты легко встраиваются в систему, благодаря поддержке единых интерфейсов и методов доступа. С разрабатываемыми объектами могут быть связаны задания на их обработку, которые могут быть обработаны системой маршрутизации документов.

Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVisionСистема DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации:

1. Ведение  картотеки документов.

Картотека документов обеспечивает следующие  возможности:

· Учетная  информация о документах.

· Работа с файлами документов.

· Работа со ссылками.

· Фиксация заданий и средства контроля исполнения.

· Поиск  и построение отчетов.

2. Создание  электронного архива документов  компании.

Система также обеспечивает стандартные  функции управления архивом документов такие как:

· Хранение и организация доступа к файлам документов.

· Блокировки и контроль.

· Работа с версиями документов.

 Разграничение  прав доступа на уровне:

- Папок документов

- Типов карточек, ассоциированных с папкой

- Экземпляров карточек в папках

- Доступ к представлениям в папках

- Структуры отчетов 

3. Ведение  справочников контрагентов и  сотрудников организации.

4. Организация  циклов разработки согласования  документов. 

5. Организация  контроля исполнения документов  и заданий

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

· Структура  задания, связанного с документом. Система  поддерживает пять способов маршрутизации  задания:

- off-line задание DocsVision

- обычное задание Microsoft Outlook

- обычное сообщение электронной почты

- сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте

- размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision.  

· Средства автоматической рассылки и сбора  информации об исполнении. В том  случае, если задание имеет несколько  исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:

- Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,  

- Последовательный - последовательную,  

- Альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.  

· Управление рабочим временем пользователя.  

· Контроль исполнения задания.  

· Консолидированный  контроль исполнительской дисциплины. Консолидированный контроль исполнительской  дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:

- Все просроченные документы на сегодняшний день

- Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период

- Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя  

6. Маршрутизация  документов в организации и  вне её.  

7. Автоматизация процессов обработки  документов.  

8. Организация  процедур периодической обработки  документов и широковещательной  рассылки документов.

Таким образом, платформа DocsVision и базовый набор модулей, предлагаемых сегодня, обеспечивает возможность создания в компании инфраструктуры автоматизации административных процессов, которая может расширяться в дальнейшем.