Виды автоматизации управления предприятием

Подобное  разнообразие данных, хранящихся в  системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, то существенно  усложняется обеспечение целостности  данных системы, увеличиваются расходы  на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования и восстановления данных.

   Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не могут быть модифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

Поддерживать  единые механизмы разграничения  и управления правами доступа. 

Система должна поддерживать единые механизмы  аутентификации и разграничения  прав доступа ко всей информации. В  противном случае пользователю понадобится  вводить множество паролей, а  администратору - вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность доступа к информации, как в локальной сети, так и при соединении с системой через Интернет.

 С  другой стороны, при раздаче  прав на использование объектов  системы, администраторы должны  использовать унифицированный интерфейс  управления правами доступа, в  идеале - стандартный диалог управления  безопасностью Windows.

Предоставлять пользователям общие средства навигации  и доступа к данным.

Особенностью  системы управления является то, что  она реализует большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям системы унифицированные  средства доступа к приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

   Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов. 

Поддерживать  общую структуру справочников.

Огромную  проблему при внедрении приложений автоматизации управления создает  отсутствие в организации единого  репозитория справочной информации. Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной компании. То есть, справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того, при централизации хранения и управления справочной информацией существенно снижается стоимость ее сопровождения. 

Обеспечивать  интегрированные средства поиска.

Ключевой  вопрос успешного использования  приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о  работе компании - наличие в них  интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости  от приложений, в которых порождалась  информация, и месторасположения  информации. Необходимо обеспечить комбинированные  средства поиска, включающие структурированные  запросы, полнотекстовый поиск, поиск  по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность  разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.

   Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов.

Приложения  автоматизация управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет  судить об эффективности тех или  иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно  обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов обеспечит:  

· Наблюдаемость  процессов  

· Накопление и доступ к информации об эффективности  процессов  

· Экономию за счет сокращения простоев  

· Возможность  организации схем распределенной обработки  информации, включение клиентов компании в бизнес процесс  

· Обеспечение  удобства пользователей за счет использования  унифицированного доступа к заданиям 

Обеспечивать  интегрированные средства управления и администрирования приложений. 

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости  владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности  обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств  резервного хранения данных. Существенно  упрощается аудит работы системы  и изменение конфигурации приложений. 

Обеспечивать  общее пространство адресации всех объектов системы.

При внедрении  приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности  их интеграции с системами электронной  почты и календарного планирования средствами управления контактами и  другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников. В идеале все объекты системы должны иметь возможность адресации с помощью механизма URL (Unified Resource Locator).

Предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания  в приложения.

Единые  механизмы разработки приложений позволяют  обеспечить преемственность при  разработке и внедрении приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает:

· Возможность  экономии при расширении функциональности

· Однократное  обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы 

· Предсказуемость  развития системы 

При внедрении  приложений, обладающих указанным преимуществом, появляется возможность использования  отдельных функций приложений управления, таких как хранение файлов и справочной информации, средств маршрутизации  документов в других приложениях  информационной системы. Например, появляется возможность добавить функции создания архива документов в ERP системы.

   Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.  

Внедрение комплекса приложения, реализующие  «фиксированную» функциональность.

Примерами такого рода приложений могут служить  системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией. Основным достоинством такого подхода  является относительно невысокая стоимость  и достаточно быстрое получение  эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных  от остальных участков автоматизации  предприятия, например, таких как  рабочее место канцеляриста в  крупной организации или система  архивной картотеки.

Однако  в современной организации все  чаще возникает необходимость комплексной  автоматизации управления. Для решения  этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать  в разных процессах обработки  документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять роль согласующего лица в системе согласования распорядительных документов, быть ответственным за формирование проектной документации в системе управления проектами, контролировать исполнение заданий в системе контроля исполнения.

Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему  управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные  возможности ее использования в  будущем. Альтернативой подобному  подходу является внедрение комплексной  системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.  

Внедрение комплексного решения на базе платформы  автоматизации управления имеют  свои достоинства и недостатки.

Внедрение платформы автоматизации управления позволяет избежать проблем возникающих  при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой платформы автоматизации является нетривиальной задачей.

   В настоящее время, все системы, представленные на российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подход для решения задачи автоматизации управления, развиваются на базе одной из трех основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами, появившихся еще в конце 80 - начале 90 годов, а именно:

· концепции  Groupware приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchange Server);

· систем управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);

· систем автоматизации бизнес процессов (Staffware Workflow).

Все эти  концепции в той или иной степени  могут быть использованы для автоматизации  описанных выше задач, однако реализуют  их разными способами.

Так, например, GroupWare-приложения акцентируются на удобстве работы с электронными формами и упрощению их создания, а также обеспечивают мощные механизмы интерактивной работы с их групповыми представлениями (форм дизайнер Outlook, механизм представлений Lotus).

Системы архивов документов концентрируются  на всем, что связано с работой  с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию  справочной информации (включая организацию, поиск, блокировку), поиск, блокировка и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация.

WorkFlow-приложения занимаются моделированием и, собственно, управлением бизнес процессами, организацией средств доступа к информации (универсальная очередь заданий), а также средствами управления и контроля активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средства контроля течения процесса).

   Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной системы автоматизации управления концентрируется на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуют дополнительных функций, либо реализуют их в недостаточной для построения качественных законченных решений степени.

    Так, например, GroupWare-приложения не достаточно удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, и встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Также сложно реализовывать в них развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учетных картотек документов, средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются вешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, содержат существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации.