Условное форматирование в табличном процессоре Excel

Перспективные направления в разработке электронных  таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.     

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных  таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.     

MS Excel – одна из самых популярных  сегодня программ электронных  таблиц. Ею пользуются ученые  и деловые люди бухгалтеры  и журналисты, с ее помощью  ведут разнообразные таблицы,  списки и каталоги, составляют  финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки.  
Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.      

За  многолетнюю историю табличных  расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей  к подобным программам существенно  изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например,VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование  
Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.      

Программа Excel обеспечивает как легкость при  обращении с данными, так и  их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой  не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.     

Данная  программа сумеет вычислить суммы  по строкам и столбцам таблиц, посчитать  среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь  вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.     

Программа Excel содержит множество всевозможных функций. Наиболее обще их можно представить  следующим образом:

Финансовая  – здесь множество специальных  функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины.

Дата  и время – большинство ее функций  ведает преобразованиями даты и времени  в различные форматы. Две специальные  функции сегодня и дата вставляют в ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких- нибудь типовых договорах.

Просмотр  и ссылка – здесь находятся  функции, позволяющие обратиться к  массиву данных и получить из него самую разнообразную информацию – номера столбцов и строк, в него входящих, их количество, содержимое нужного  вам элемента массива, найти, в какой  ячейке этого массива находится число или текст.

Математическая  – вычисление математической величины: косинуса, логарифма и т.д.

Статистическая  – общие функции использующиеся для вычисления средних значений наибольшего и наименьшего из числа для расчета распределения стьюдента.

Ссылки  и массивы – вычисляют ссылки и массивы, значение диапазона, создание гипперссылки для сетевых и Web документов.

Текстовые – преобразование текстов в верхние  и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д.

Логические  – вычисления выражения выяснения  значения истина или ложь.

Проверка  свойств и значений – возвращение  из Excel в Windows информации о текущем  статусе ячейки, объекта или среды.

Печать  – в Excel задаются не только горизонтальная, но вертикальная линия разбиения, что немаловажно при широких таблицах, которые вы хотели бы потом Склеить. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки: они более жирнее и лучше различимы, чем маркеры мягкого разбиения. На страничке Поля диалогового окна Параметры страницы задается верхний и нижний боковые отступы, расположения таблицы на листе, а также местоположение колонтитула.

Страничка Колонтитулы предоставляет возможность  задать колонтитулы.

На страничке  Лист можно указать программе, что  линии сетки заголовки строк и столбцов печатать не следует. Здесь же задается область печати, интервал или список.

В закладке Страница можно задать вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице и масштаб. Excel позволяет  печатать увеличенные или уменьшенные копии, когда таблица слишком широкая и не помещается на страницах, даже при ландшафтном расположении.

Функция условного форматирования так же пользуется популярностью именно в  программе Excel. Возможно она привлекает своей легкостью в использовании. К версии, выпущенной в 2010 году, ее функции усовершенствовались, так что даже не нужно разбираться во всех тонкостях правил, поскольку разработчики на этот раз предусмотрели заготовки – великое их множество.     

Табличный процессор Excel - самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом - это как компьютер "общается" с пользователем, позволяет строить различные графики, множество диаграмм, которые способствуют более полному способу представления информации и усвоения материала, именно поэтому большинство пользователей останавливают свой выбор именно на нем.

4.Разработка  технологии решения  задачи.     

Excel уже давно реализовала функции  условного форматирования. Так давайте  же обратим на них свой взгляд.      

Критерий  условного форматирования состоит  из условных форматов. В критерии можно  указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:

<что  сравниваем> операция сравнения  <с чем сравниваем>

Параметр  «Что сравниваем»  может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ).      

Параметр  «С чем сравниваем»  может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.     

Операции  сравнения кроме всех известных  операций содержат также операцию «Между»  — для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра «Что сравнивать», и операцию «Вне»  для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра «Что сравнивать».     

В Excel существует возможность поиска ячеек, имеющих условный формат. Для  этого следует:

1. Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат;
2. выполнить команду Перейти меню Правка;
3. выбрать кнопку Выделение;
4. в диалоговом окне Выделение группы ячеек выбрать и установить переключатель Условные форматы;
5. для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель Всех;
6. для выделения ячеек листа с теми же условными форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель Этих же.

 

  Условное  форматирование в Office Excel 2007 можно  применять для ячейки или для  пересечения ячеек.     

В приложениях, входящих в Выпуск 2007 Office, для визуального выделения данных в целях анализа или в презентационных целях можно использовать условное форматирование. Чтобы было легко обнаружить в данных исключения и важные тенденции, можно реализовать и управлять различными правилами условного форматирования, которые позволяют использовать условное форматирование с расширенными возможностями в виде цветовых градиентов, строк данных и значков, добавляемых к данным, удовлетворяющим этим правилам. Условные форматы применить несложно - несколько щелчков мышью позволяют увидеть взаимные связи данных, которые можно использовать для анализа.     

В Excel 2007 нет больше ограничения в  три критерия (цвета) в условном форматировании. Теперь для любых ячеек и диапазонов возможно задавать любое количество условий. Отображается все это вот в таком диалоговом окне:

Здесь же удобно с помощью флажков справа временно отключать-включать выборочно  некоторые из условий и с помощью  стрелок менять их последовательность (раньше удалять и создавать заново приходилось). Возможности условного форматирования возросли многократно. Теперь это не просто дешевый трюк для выделения цветом, а мощный инструмент визуализации данных. Excel 2007 умеет автоматически в одно нажатие выделять цветом:

• значения больше, меньше, равные или не равные заданным
• значения попадающие в заданный диапазон
• ячейки, содержащие заданный текст
• дубликаты (а раньше это вручную приходилось делать)
• первых(последних) N элементов или N% элементов
• все значения выше (ниже) среднего
• даты (вчера, сегодня, завтра, на прошлой неделе, в прошлом месяце и т.д.)

Теперь  то, чего в старых версиях не сделать  в принципе:

• гистограммы (такие миниграфики в ячейках)
• цветовые шкалы (градиентная заливка в зависимости от значений, похоже на шкалу глубин-высот на географической карте или цветовую температуру)
• значки вместо заливки

Все это  тоже делается в одно движение!  

Excel 2007 предоставило нам еще более  мощные и удобные инструменты  условного форматирования.     

Такое форматирование является удобным  для анализа данных - можно раскрасить рабочий лист так, что каждый цвет будет соответствовать определенным данным. В таком случае хватит даже беглого взгляда на лист документа, чтобы оценить проблемные места.      

Для применения условного форматирования служит кнопка "Условное форматирование" на панели "Стили"ленты "Главная".

 

     Чтобы лучше понять, как работает условное форматирование, выделите группу ячеек  с уже введенными данными, нажмите  кнопку "Условное форматирование" и посмотрите различные варианты форматирования.  
  

 
  
  
  

 
  
  

 

 

 По  умолчанию программа автоматически  определяет минимальное и максимальное значение в выделенном диапазоне  и затем форматирует в равных процентных соотношениях.     

Если  вас не устраивают параметры форматирования по умолчанию, воспользуйтесь пунктом "Другие правила.." для формирования нужных правил форматирования.      

Следует обратить внимание на возможность условного  форматирования одной ячейки, содержащей текст, число или дату. Данный способ позволяет быстро найти ячейки с  определенным значением. Для применения такого вида форматирования, необходимо выделить ячейку, нажать кнопку "Условное форматирование" и выбрать пункт "Правила выделения ячеек".  

 

 

 В появившемся  окне задайте конкретные условия  форматирования. Если не подходят стандартные операторы для форматирования, воспользуйтесь пунктом "Другие правила..".  

 

 

     В нашем случае выделенная пустая ячейка окрасилась, т.к. по умолчанию Excel считает, что пустые ячейки эквиваленты нулевому значению. Если в ячейку ввести число  большее 4, то ячейка обесцветится. Чтобы распространить условное форматирование на другие ячейки, необходимо правой кнопкой мыши потянуть за правый нижний угол только что отформатированной ячейки и в контекстном меню выбрать пункт "Заполнить только форматы".   

 
  
  
      

В Excel 2007 имеется возможность условного форматирования верхних и нижних значений в диапазоне ячеек.     

Для этого нажмите кнопку "Условное форматирование", выберите пункт меню "Правила отбора первых и последних значений", и соответствующее правило форматирования.   

 

 

 В появившемся  окне можно подстроить условие форматирования.   

 

 

     В Excel 2007 к одному и тому же диапазону  можно применять одновременно несколько  правил условного форматирования. Для  того чтобы расставить приоритеты форматирования, необходимо воспользоваться пунктом "Диспетчер правил условного форматирования" кнопки "Условное форматирование".  
  
  

 

 

 Правило, находящееся вверху списка является самым приоритетным.