Текстовый процессор Word. Шаблоны. Формы. Слияние документов

17

ЧОУ ВПО Институт экономики управления и права (г. Казань)

Набережночелнинский филиал

Экономический факультет

Кафедра ИТИС

«Текстовый процессор Word. Шаблоны. Формы.

Слияние документов »

(Контрольная работа  по информатике )

Исполнитель: студент 1 курса группы № 114 –у ________Харисова А.А.

Проверил: преподаватель _________________________Ахметзянова Г.Н.

Набережные Челны 2012 год

Харисова А.А., группа № 114 у

17

Оглавление

1. Шаблоны в Microsoft Word

1.1 Создание шаблона.

1.2 Изменение шаблона.

2. Формы

3. Слияние документов

3.1 Создание основного документа

3.2 Определение источника данных

3.3 Вставка вычисляемых полей

3.4 Слияние основного документа и источника данных

3.5 Печать адресов на почтовых конвертах

Практическое выполнение

Список использованной литературы

1. Шаблоны в Microsoft Word

Другой способ упрощения процедуры форматирования - использование шаблонов. Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два основных вида шаблонов — общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне “Создание документа”, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

Рис.1. Диалоговое окно “Создание документа”

По умолчанию Microsoft Word использует шаблон Обычный (Normal), и именно им пользуется большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, выберите команду “Создать” в меню “Файл”. На экране отобразится диалоговое окно “Создание документа”:

Выбрав  нужный вам шаблон, можете приступать к созданию соответствующего документа. Microsoft Word 2000 предлагает около сорока разнообразных шаблонов и мастеров. Среди них есть письма и факсимильные сообщения, веб-странички, записки и конверты. Пользоваться шаблонами очень просто — в каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа “Здесь впишите название Вашей фирмы” в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать целиком или же какую-нибудь их часть, в зависимости от ваших потребностей. Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно общаетесь с какой-нибудь организацией, и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т.д., удобно будет создать собственный шаблон на основе любого стандартного.[1] Рисунок1

1.1 Создание шаблона

Выполните одно из следующих действий:

— Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду “Открыть” в меню “Файл”, а затем откройте нужный документ.

— Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду “Создать” в меню “Файл”. В окне “Шаблоны” выберите шаблон, который будете использовать как основу, и укажите “Создать шаблон” вместо “Создать документ”

Рис.2. Создание шаблона.

Внесите в будущий шаблон необходимую информацию.

В меню “Файл” выберите команду “Сохранить как”.

Выберите значение “Шаблон документа” в поле “Тип файла”.

Введите имя нового шаблона и нажмите кнопку “Сохранить”.

1.2 Изменение шаблона.

Выберите команду “Открыть” в меню “Файл”, а затем найдите и откройте шаблон, который требуется изменить.

Если в диалоговом окне “Открытие документа” нет списка шаблонов, выберите значение “Шаблон документа” в списке “Тип файлов”.

Измените любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

Рис.3. Диалоговое окно “Шаблоны и надстройки”

Нажмите кнопку “Сохранить”.

Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существующих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при открытии существующих документов, только если установлен флажок “Автоматически обновлять стили”.[2] Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих документов выберите в меню “Сервис” команду “Шаблоны и надстройки”.

2. Формы

Форма представляет собой средство сбора существенной информации о предмете.

В Word форма является специальным типом шаблона, и каждый раз при использовании формы для сбора данных вы создаете новый документ, базирующийся на шаблоне формы. Для предотвращения какого-либо изменения формы со стороны пользователя вы можете перед сохранением формы установить для нее защиту. В этом случае пользователь может лишь перемещаться от одного поля ввода к другому и вводить информацию.

Форма может включать в себя:

произвольный текст;

графику (рисунки, диаграммы);

текстовые поля (текст, даты, вычисляемые значения);

поля со списками (для выбора предлагаемых заранее альтернативных значений);

переключатели (поля с флажками для отметки нужных значений строк текста или запуска макросов).

Ко всем этим элементам может применяться обычное форматирование.

Переменные поля (текстовые, списковые, флажки) можно настраивать путем нажатия кнопки Параметры поля формы на панели инструментов Формы. Для поля может быть задан тип, формат, а также текст, выводимый в поле по умолчанию. К полям может подключаться произвольный текст справки, выводимый в строке состояния или при нажатии клавиши F1, или в обоих случаях разные тексты. Таблица1

После создания формы следует установить ее защиту с целью запрета изменения постоянной части (разрешается ввод информации только В переменные поля). Можно установить пароль для снятия защиты.

Зоны полей шаблона формы на экране монитора подсвечиваются. При печати шаблона формы они не видны.

Создание новой формы выполняется в четыре этапа

-         Открыть новый шаблон

-         Ввести текст со вставленными полями формы, в которые будут вводится данные.

-         Защитить шаблон формы с помощью пароля, чтобы пользователь имел доступ только к полям ввода данных.

-         Сохранить форму в папке шаблонов.

Создание новой формы

Первый шаг при создании новой формы — создание нового шаблона на основе существующего шаблона в качестве образца

Файл - Создать

Щелкните на кнопке-переключателе Шаблон.

Щелкните на кнопке ОК

Всегда полезно сразу же сохранить вновь созданный шаблон под новым именем. Следуя этому правилу, вы никогда не внесете случайных неумышленных изменений в шаблон Обычный.

Файл - Сохранить как

Введите имя шаблона в поле Имя файла

Щелкните на кнопке Сохранить.

По умолчанию Word выполняет сохранение шаблона в папке шаблонов Office.

На этом этапе определите поля страницы и сделайте другие необходимые установки. Работайте с шаблоном как и с обычным документом.

После того, как вы введете заголовок формы и пояснительный текст, вы подойдете к началу области ввода данных, где будут вставлены одно или несколько полей формы. Вы можете выбрать из трёх типов полей формы: текстовое поле, флажок опции и поле со списком. Выбор типа формы зависит от вида информации, которую вы ожидаете получить от пользователя, от того, как она будет вводиться, и от того, как вы хотите ее отображать.

Заполнение форм

Файл-Создать. Откроется окно Создание документа.

Выбрать шаблон формы и щёлкнуть ОК. Форма появится с первым подсвеченным полем.

Ввести информацию (выберите значение из списка), затем переместите курсор в следующее поле нажав ТАБ.

Иногда требуется создать составной документ, содержащий основной текст, без изменений или с небольшими изменениями предназначенный некоторому числу клиентов, и источник, содержащий изменяемый текст, индивидуальный для каждого клиента. Процесс автоматического создания таких документов называется слиянием документов.

3. Слияние документов

Под серийными документами подразумеваются документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

• создание основного документа;

• создание источника данных;Рисунок6

• слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформлен­ную как обычный текст, и вычисляемые поля, замещаемые на дан­ные, специфические для каждого документа.

Источник данных содержит специфические данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т. д.).

Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого ад­ресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются их значения из источника данных.

3.1 Создание основного документа

Для создания основного документа можно использовать окно активного документа или окно нового документа.

В первом случае необходимо предварительно открыть документ, который будет использоваться в качестве основного, а затем выполнить следующую последовательность действий:

• задать Сервис—Слияние;

• в диалоговом окне Слияние в группе Основной документ нажать кнопку Создать и в открывшемся списке типов документов указать Документы на бланке',

• в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Активное окно.

Во втором случае следует в диалоговом окне запроса нажать кнопку Создать основной документ. После этого ввести текст документа, общий для всех получателей.Рисунок5

Общепринятые типы документов (письма, факсы, конверты, резюме, служебные записки и т.д.) можно быстро создать, ис­пользуя специальные шаблоны (мастера), входящие в состав тек­стового редактора.

Чтобы создать документ с помощью мастера, следует:

• задать Файл—Создать,

• в появившемся диалоговом окне выбрать на вкладках имя требуемого мастера и нажать кнопку ОК;

• установить необходимые параметры в диалоговых окнах мастера в соответствии с желаемым видом документа (для перехода от одного окна к другому использовать кнопку Далее)',

• по окончании формирования документа нажать кнопку Готово,

• при необходимости внести исправления в созданный масте­ром документ.

3.2 Определение источника данных

Источник данных представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одному получателю, а столбец — определенному виду сведений (фамилия, адрес, возраст и т. д.). Таблица может содержаться в файле базы данных или в специальном доку­менте Word.

Определить источник данных можно двумя способами:

• создать новый источник данных;

• использовать существующий источник данных.

Создание нового источника данных.

Для создания нового источника данных следует:

• в диалоговом окне Слияние в группе Источник данных: нажать кнопку Получить данные и в открывшемся списке указать Создать источник данных',

• в появившемся диалоговом окне Создание источника данных отредактировать предлагаемый по умолчанию список полей (столбцов): добавить недостающие поля (вводя их названия в строку Поле: с последующим нажатием кнопки Добавить поле) и удалить ненужные (выделяя названия полей в списке с последующим на­жатием кнопки Удалить полеУ, после чего нажать копку ОК;

• в появившемся диалоговом окне Сохранение документа ука­зать имя файла для источника данных и нажать кнопку Сохранить.

Далее для ввода данных в источник данных следует:

• в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Правка источника данных;

• в диалоговом окне Форма данных ввести записи источника данных (ввод каждой записи следует заканчивать нажатием кноп­ки Добавить);

'Чтобы изменить порядок следования полей в списке, следует воспользоваться кнопками со стрелками справа от списка.

• по окончании ввода данных нажать кнопку ОК. Использование существующего источника данных. Если источник данных уже существует (в файле базы данных или в документе Word), то для его использования следует:

• в диалоговом окне Слияние в группе Источник данных на­жать кнопку Получить данные и в открывшемся списке указать Открыть источник данных;

• в появившемся диалоговом окне Открыть источник данных указать имя файла источника данных' и нажать кнопку Открыть.

Просмотр и редактирование источника данных.

Источник данных можно просматривать и редактировать в диа­логовом окне Форма данных или (если источник содержится в до­кументе Word) в окне документов.

В первом случае для этого нужно:

• открыть диалоговое окно Слияние;

• в группе Источник данных нажать кнопку Правка и в открывшемся списке выбрать имя источника данных;