Технология обработки текстовой информации

Текстовый процессор  можно управлять с помощью  команд основного меню, команд из контекстного меню и панели инструменТекстовый редактор  
 
 
 
 
 

2.6Microsoft Word 2003

Текстовый редактор Microsoft Word на сегодняшний день является одной из лучших профессиональных программ для обработки текста. Он также представляет собой удобную издательскую систему для верстки и макетирования книг и периодических изданий.

Microsoft Office – пакет, предназначенный для выполнения различных операций с документами. В отличие от других аналогичных по функциям программ приложения, входящие в Microsoft Office, интегрированы в единую систему, что обеспечивает их эффективную работу с документами, включающими разные по типу элементы (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

Современные текстовые  редакторы могут выполнять следующие  функции:

запоминать и вставлять  символы или фрагменты текста;

использовать большое  количество различных шрифтов

автоматически переносит  по слогам слова, не умещающиеся в  строке;

проверять и исправлять орфографические и синтаксические ошибки;

заменять повторяющие  слова синонимами;

вставлять иллюстрации, включая фотографии;

автоматически заменять символ, слово или фрагмент во всем тексте;

вставлять таблицы  и диаграммы;

автоматически нумеровать страницы;

автоматически создавать  сноски, алфавитный указатель и оглавление;

форматировать текст  в виде газетных колонок;

устанавливать размер печатной страницы, полей и отступов и т.д.

В различных редакторах предусмотрены и другие возможности, в частности и встроенный язык программирования, позволяющий автоматизировать многие операции. Любой текстовый  редактор позволяет сохранить информацию в виде документы и распечатать  ее на бумаге, однако Word умеет гораздо больше. Word – многофункциональная программа для редактирования текстов и графики, создания веб-страниц и обработки документов, в которые, кроме того, легко вставить доже аудио- и видеофрагменты. С помощью Word можно создавать практически любые документы, публиковать их в электронном виде или выводить на печать в виде бумажных копий.

Работа с Microsoft Word 2003

Теперь подробно рассмотрим некоторые команды меню:

1.Меню «Файл» 

Создать - Открывает  область задач «Создание документа»

Открыть - Открывает  окно диалога «Открытие документа»

Закрыть - Закрывает  документ без прекращения работы текстового редактора Word

Сохранить - Сохраняет  документ под тем же именем и в  том же формате 

Сохранить как - Сохраняет  документ под готовым именем или  в новом формате 

Сохранить как Beb – страницу - Сохраняет документ для просмотра в программе Internet Explorer

Версии - Сохраняет  версии документа в этом или в  новом файле 

Пред. просмотр Beb – страницы - Запускает программу Internet Explorer и загружает в ее окно текущий документ

Параметры страницы - Открывает окно диалога, в котором  можно изменить параметры страницы

Предварительный просмотр - Показывает, как будет выглядеть  документ в напечатанном виде

Печать - Открывает  окно диалога для установления параметров печати открытого документа 

Отправить - Открывает  дополнительное меню, которое используется при работе в Сети

Свойства - Открывает  окно диалога, в котором можно  ознакомиться со свойствами документа  и изменить некоторые из них 

(Список документов  в нижней части меню) - Открывает  документ, по имени которого щелкнули 

Выход - Завершает  работу текстового редактора Word

2. Меню «Правка» 

Отменить - Отменяет сделанные изменения в документе 

Повторить - Повторяет  сделанные изменения в документе

Вырезать - Удаляет  вырезанный фрагмент в буфер обмена

Копировать - Копирует выделенный фрагмент в буфер обмена

Буфер обмена - Открывает  область задач «Буфер обмена»

Вставить - Вставляет  содержимое буфера обмена в то место  документа, в котором находится  текстовый курсор

Специальная вставка - Вставляет содержимое буфера обмена в разных форматах

Вставить как гиперссылку - Вставляет содержимое буфера обмена как гиперссылку на документ или  часть документа, откуда был скопирован фрагмент

Очистить - Открывает  дополнительное меню:

Форматы - приводит форматирование документа к стандартному;

Содержимое –  по действию аналогично нажатию на клавишу Delete

Выделить все - Выделяет весь документ

Найти - Открывает  окно диалога для поиска слова  или фрагмента текста в документе

Заменить - Открывает  окно диалога для замены слова  или фрагмента текста в документе

Перейти - Открывает  окно диалога для быстрого перехода к нужному месту (например, к странице) в документе

Связи - Открывает  окно диалога, с помощью которого можно изменять связи данного  документа с другими 

Объект - Открывает  дополнительное меню:

Изменить – редактирование объекта в окне Word;

Открыть – открытие в отдельном окне программы, в  которой был создан объект, с одновременной  его загрузкой;

Преобразовать –  преобразование объекта 

3. Меню «Вид» 

Обычный - Обычный  режим просмотра документа

Web – документ - Просмотр документа как Web – страницы

Разметка страницы - Показывает документ так, как он будет  напечатан: с номерами страниц, колонтитулами, сносками, графикой

Структура - Показывает только заголовки заданного уровня

Область задач - Открывает  ту область задач, которая была закрыта  последней

Панели инструментов - Открывает список доступных панелей  инструментов

Линейка - Открывает  или скрывает горизонтальную и вертикальную линейки форматирования

Схема документа - Открывает  в левой части экрана дополнительное окно с названиями заголовков всех уровней, имеющихся в документе

Колонтитулы - Переводит  текстовый курсор в область верхних  и нижних колонтитулов

Сноски - Открывает  окно с текстами всех сносок, имеющихся  в документе

Разметка - Показывает все примечания и записанные исправления, сделанные в документе

Во весь экран - Убирает  с экрана строку меню, панели инструментов, линейки, полосы прокрутки, чтобы текст  документа занимал весь экран 

Масштаб - Открывает  окно диалога, с помощью которого можно изменять масштаб документа 

4. Меню «Вставка» 

Разрыв - Открывает  окно диалога для принудительного  начала новой страницы или нового раздела в документе

Номера страниц - Открывает окно диалога для вставки  в документ номеров страниц

Дата и время - Открывает окно диалога, с помощью  которого можно вставить в документ текущую дату или время в одном  из возможных форматов

Автотекст - Открывает дополнительное меню со списком слов и предложений, которые могут быть вставлены в документ автоматически

Поле - Открывает  поле диалога для вставки в  документ автоматически обновляемых  полей

Символ - Открывает  окно диалога для вставки в документов символов, которых нет на клавиатуре

Примечание - Открывает  область проверки, в которую можно  записывать изменения и примечания в документе

Ссылка - Открывает  дополнительное меню:

Сноска – открывает  окно диалога для вставки в  документ сносок или для их изменения;

Название – открывает  окно диалога, с помощью которого можно задавать название автоматически  изменяемых номеров таблиц, схем, рисунков и т.д.;

Перекрестная ссылка – открывает окно диалога для  записи ссылки на другую часть документа  или на другой документ;

Оглавление и указатели  – открывает окно диалога для  вставки в документ оглавления или  указателей (предметных, именных, рисунков и т.д.)

Рисунок - Открывает  дополнительное меню для выбора источников рисунков

Организационная диаграмма - Открывает окно диалога, с помощью  которого в документ вставляют заполненные  организационные диаграммы

Файл - Открывает  окно диалога для вставки в  документ другого файла 

Объект - Открывает  окно диалога для выбора объекта, вставляемого в документ. Перечень объектов зависит от программ, установленных  на компьютере

Закладка - Вставляет  закладку в документ

Гиперссылка - Вставляет  гиперссылку на другой документ, файл или фрагмент данного документа  
 
 
 
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.7 Общий вид окна  Word и основные приемы работы с документами.

Первая строка основного  окна, являющаяся строкой заголовка, содержит название пакета – Microsoft Word.

Строка меню, начинающаяся со слова “Файл”, содержит названия главных режимов меню, каждый из которых в свою очередь раскрывается в список команд. По умолчанию при  создании нового документа панель инструментов всегда изображается на экране, но при  желании панель инструментов можно  убрать с экрана. На экране можно  отразить ту или иную панель в зависимости  от потребности.

Ниже панели инструментов располагается окно документа. В  строке заголовок документа выводится  имя документа, точнее, имя файла, в котором он находится. По умолчанию  новым документам присваиваются  имена. При дальнейшей работе имена  документов можно изменить.

Следующая строка называется линейкой. Эта строка позволяет увидеть  и изменить положение отступов и  табуляторов для текущего абзаца текста. Ниже линейки форматирования располагается рабочая зона, в  которую вводятся текст, формулы, иллюстрации  и другие объекты документа.

Предпоследняя строка экрана содержит линейку горизонтальной прокрутки. Она позволяет просматривать  правую часть широкого документа, не поместившуюся в окне. Перемещение  окна по горизонтали вдоль страницы документа осуществляется с помощью  кнопок со стрелками и движка. Справа от этой линейки в той же строке экрана расположены кнопки для перелистывания страниц большого документа в  обе стороны и установки первой или последней страницы.

В правой части экрана расположена линейка вертикальной прокрутки для просмотра длинных  документов.

В последнюю строку экрана – строку состояния выводится  вспомогательная информация об активном документе (номер текущей страницы и их общее количество).

Для запуска необходимо щелкнуть по пиктограмме данного  прило-жения. Сразу после запуска на экране откроется окно с пустым документом. При создании нового документа в Word мы видим пустое окно для ввода.

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному  месту документа и набрать  текст.

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый со¬здаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собствен¬ном окне.

Одно из преимуществ  работы с несколькими документами  одновременно заклю¬чается в легкости копирования или перемещения текста из одного в другое, что упрощает создание двух различных версии одного базового документа или заим¬ствовании из существующего документа при построении нового.

Кроме того, Microsoft Word работает с Мастером писем. По¬следний позволяет установить параметры письма, его оформление, вставить общий текст (например, обратный адрес и адрес получа¬теля), а также отредактировать письмо. В результате на составле¬ние письма уходит гораздо меньше времени.

Для подготовки рекламных  буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют готовить и печатать на лазерных принтерах  или вы¬водить на фотонаборные автоматы сложные документы высо¬кого качества.