Создание бызы данных

    Заключительным  этапом формирования структуры базы данных является определение отношений  между  таблицами. В связи с  тем, что планируемая нами база данных является сводным документом, состоящим из пяти таблиц, но определяющим данные конкретного объекта данных (в нашем случае параметры производства конкретного изделия), то, естественно, связующим полем между таблицами должно быть поля, характеризующего однозначно данные изделия, оборудования или работника в бригаде. В нашей базе данных такими полями являются поля Код изделия  в таблицах Изделие и Участок, поля Код оборудования  в таблицах Оборудование и Участок, поля Табельный номер  в таблицах Работник и Участок  поле, а также поля Номер бригады  в таблицах Работник и Бригадир.

      Процесс связывания таблиц производится  в следующей последовательности:

• выбирается в меню Сервис  пункт Схема данных;
• на панели инструментов раскрывшегося окна Схема данных щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу;
• в диалоговом окне Добавление таблицы двойным щелчком на имени таблицы по очереди выбрать все пять таблиц;
• закрыть диалоговое окно Добавление таблицы;
• нажать кнопку мыши на поле связи одной таблицы и перетащить его на поле связи в другую таблицу. Как только кнопка мыши будет отпущена, откроется диалоговое окно Изменение связей;

    щелкнуть  на кнопке Создать, чтобы установить связь.

    Рис. 6. Формирование связанных полей таблиц.

    В связи с тем, что поля Код изделия, Код оборудования, Табельный номер и Номер бригады соответственно в таблицах Изделие, Оборудование, Работник и Бригадир являются ключевыми, т.е. исключающими повторение значений, однако, в соответствующих им полях из таблиц соответственно Участок и Работник могут соответствовать уже несколько повторяющихся записей, то и связь между ними установлена типа «один-к-многим».  

    Создание  формы заполнения новой карточки и  редактирования уже  существующей.

    Вводить новые или редактировать уже  существующие данные в соответствующие  поля можно конечно производить и в табличном виде отображения данных, но это процедура несколько неудобно, так как табличный вид имеет ленточную структуру расположения полей, которые полностью, как обычно не помещаются  в пределах одного экрана и для перехода с одного поля в другой зачастую приходится пользоваться полосами прокрутки. Второй недостаток табличного вида представления данных заключается в том, что в нем невозможно отобразить дополнительную информацию, касающуюся особенностей конкретных данных в каждое поле. Вся отображаемая информация заключается только в наименовании поля.

    Устранить эти недостатки при вводе и  редактировании данных позволяет отображение  информации в виде Форм.  При создании форм в неё можно вводить не только поля отображающие данные из соответствующих таблиц или запросов, но и вводить поясняющий текст, располагать управляющие элементы в виде кнопок, переключателей, флажков, списков, использовать вкладки, рисунки и многое другое. Все это позволяет в очень удобной форме не только производить ввод или редактирование, но также  производить и дополнительные действия как ввод дополнительных вычисляемых полей, просмотр данных из связанных таблиц путем формирования, так называемых форм или отчетов.

    Рассмотрим  процесс создания формы на примере  формы необходимой для ввода  новых и редактирования существующих данных.

    Самый быстрый способ создания формы для таблицы или нескольких таблиц или запроса – построить её с помощью Автоформы. Автоформа – это средство для мгновенного создания форм без выдачи дополнительных запросов, в отличие от Мастера форм, который ведет с пользователем диалог. Существуют три разновидности Автоформ:

• в столбец;
• ленточная;
• табличная.

    В принципе, если предполагается дальнейшее изменение общего вида Формы и ввода в неё дополнительных элементов, существенной разницы в выборе типа формы нет, так как основная задача при такой организации построения формы – это связывание полей исходной таблицы с полями отображения данных в Форме.  Но, в основном, предпочтение отдается разновидности при расположении полей в столбец. При таком виде расположения полей остается достаточно места для последующего перемещения этих полей, а также для ввода новых элементов формы.

    Процедура создания Автоформы в столбец состоит из двух шагов:

• в окне базы данных необходимо щелкнуть на кнопке Таблицы (или Запросы – в зависимости от источника данных), а затем на имени объекта, для которого необходимо создать Автоформу;
• в главном меню программы Access раскрыть список объектов, нажав на символ  «€» радом с кнопкой Новый объект, в раскрывшемся списке выбрать команду Автоформа.

    Вот и все – Автоформа создана  и нам предстоит её только модернизировать, чтобы привести к желаемому нам  виду.

    Для проведения дальнейшего преобразования формы необходимо в окне База данных щелкнуть по кнопке Формы, а затем на имени формы, которую мы желаем преобразовывать.  Таким образом, мы выделили из общего списки наименование нужной нам формы. После этого нам необходимо перейти в режим Конструктор, для чего нажмем кнопку с таким же именем на панели окна База данных.

    Дальнейшая  настройка формы производится уже  в окне Конструктора форм,  перемещая  мышью необходимые элементы в  требуемое место, а также вставляя в форму новые элементы с помощью  панели инструментов этой же формы. Так, например, новые вспомогательные надписи вставляются с помощью инструмента Надпись, кнопку для закрытия формы с помощью инструмента Кнопка, новое поле ввода с помощью инструмента Поле и т.д.

    

    Рис. 7. Внешний вид формы Участок

    

    Рис. 8. Внешний вид формы Изделие

    

    Рис. 9. Внешний вид формы Оборудование 

    

    Рис. 10. Внешний вид формы Работник 

    

    Рис. 11. Внешний вид формы  Бригадир 

    Создание Сводной формы для комплексного просмотра данных о выпуске конкретного изделия, об оборудовании использующемся при его изготовлении, а также о работниках выполняющих конкретную работу будет уже значительно отличаться от ранее описанного процесса формирования с помощью Автоформы. Конструктивно данная форма будет построена, используя в качестве основной, форму созданной на основе запроса объединяющего данные двух таблиц Участок и Изделие. Однако вывод дополнительной информации об используемом оборудовании и о работнике, выполняющем данный заказ будет произведен уже с созданием подчиненных форм «ПодчиненнаяОборудование», «Подчиненнаяработник» и «ПодчиненнаяБригадир» созданных на основании соответствующих запросов, с использованием механизма расположения на основной форме другой формы, называемой подчиненной формы. 

    Создание  запросов.

    Запросы являются мощным инструментом системы Microsoft Access 2000 позволяющим выполнять операции по объединению таблиц, производить сортировку или фильтрацию данных, подготавливать данные для отчетов и многое другое.

    Остановимся на тех возможностях Запросов, которые использовались нами при организации системы управления созданной нами базы данных.

    Запрос  – это объект, который предназначен для поиска, выборки, сортировки и  просмотра записей из одной или  нескольких таблиц, его можно сохранить, чтобы позднее вновь использовать или создать на его базе форму или отчет.

    Опишем  процесс создания запроса для  объединения двух таблиц, с целью  подготовки данных к проведению выборки:

• в окне базы данных необходимо щелкнуть на кнопке Запросы;
• щелкнуть два раза на строке Создать с помощью мастера;
• в появившемся диалоговом окне Создание простых запросов в поле со списком Таблица и запросы выбрать имя «Участок»;
• ниже этого поля в  списке Доступные поля появится перечень всех полей принадлежащие данной таблице;
• выделяя курсором необходимые нам поля и щелкая мышкой по символу «>» переведем их в правое поле;
• затем опять в поле со списком Таблица и запросы выбрать новое имя, уже требуемое нам «Изделие»;
• выделим курсором  требуемые поля и щелкнув мышкой по символу «>» переведем их в правое поле, в процессе этого мы видим, что введённые с данной таблицы поля добавились к перечню полей, которые мы внесли из таблицы «Участок»;
• после нажатия кнопки Далее мастер запросов выводит форму с требованием ввести имя введенного вами запроса или оставить имя по умолчанию;
• введя соответствующее имя, нажимаем на кнопку Готово, и мастер Запросов завершает формирование запроса и помещает его в окно базы данных.

    Теперь  понятно, что созданный нами запрос содержит данные полей собранных  из двух таблиц, и уже на основе таблицы запроса мы можем организовать в режиме «Конструктор» дальнейшие действия, необходимые для проведения необходимых действий, т.е. проведения сортировки по конкретному полю или указать в соответствующем поле условия для проведения необходимой выборки данных.

    Если  необходимо, чтобы перед выполнением  запроса можно было задать условие  отбора данных, то необходимо использовать запрос с параметрами. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора. Чтобы создать запрос с параметрами, необходимо ввести текст сообщения пользователю в строке Условие отбора бланка запроса для любого поля (или нескольких полей). Данную операцию необходимо производить, выбрав соответствующий запрос и запустив его в режиме Конструктора. При выполнении приложения, после ввода некоторого значения в поле диалогового окна и нажатия клавиши Enter  Access вставит введенное пользователем значение в строку Условие отбора и выполнит запрос.

    Рис. 10.  Формирование запроса с параметрами 

    Добавление  подчиненной формы

    Процесс добавления подчиненной формы можно  сделать несколькими способами:

    -  использовать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели

       элементов;

    -  перетащить форму из окна базы  данных в окно конструктора  форм;

    -  перетащить таблицу из окна базы данных в окно конструктора

       форм.

    Опишем  наиболее часто применяемый способ добавления подчиненной формы с  помощью кнопок на панели инструментов.

    - предварительно, увеличив размеры  окна конструктора необходимо  подготовить достаточно места для размещения добавляемой формы;

    -  вывести на экран панель элементов;

    -  щелкнуть по кнопке Подчиненная форма/отчет расположенной на панели элементов;