Решение оптимизационных задач с помощью MS Excel. Составление штатного расписания

Отчеты

Отчеты служат для сбора  и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет  ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого  клиента в этом году?», «В каких  городах есть клиенты нашей компании?»  Каждый отчет можно отформатировать  так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить  в любое время, и он всегда будет  отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют  для печати, но их можно также  просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной  почты.

Запросы

Запросы являются основным рабочим инструментом базы данных и  могут выполнять множество различных  функций. Самая распространенная функция  запросов — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые необходимо просмотреть, как правило, находятся  в нескольких таблицах; запросы позволяют  представить их в одной таблице. Кроме того, поскольку обычно не требуется просматривать все  записи сразу, с помощью запросов можно, задав ряд условий, «отфильтровать»  только нужные записи. Часто запросы  служат источником записей для форм и отчетов.

Некоторые запросы предусматривают  возможность обновления: это означает, что данные в основных таблицах можно  изменять через таблицу запроса. Работая с запросом с возможностью обновления, следует помнить, что изменения фактически вносятся не только в таблицу запросов, но и в соответствующие таблицы базы данных.

Существует два основных вида запросов: запросы на выборку  и запросы на изменение. Запрос на выборку просто извлекает данные и дает возможность пользоваться ими. Результаты такого запроса можно  просмотреть на экране, распечатать  или скопировать в буфер обмена. Кроме того, их можно использовать в качестве источника записей  для формы или отчета.

Запрос на изменение, как  следует из его названия, выполняет  действия с данными. Запросы на изменение  можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в  существующие таблицы, обновления или  удаления данных.

Макросы

Макросы в приложении Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который позволяет добавлять функциональные возможности в базу данных. Например, кнопке команды в форме можно назначить макрос, который будет запускаться при нажатии этой кнопки. Макрос содержит последовательность действий для выполнения определенной задачи, например для открытия отчета, выполнения запроса или закрытия базы данных. Большинство операций с базой данных, выполняемых вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, которые позволяют существенно экономить время.

Модули

Модули, как и макросы, являются объектами, которые можно  использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. В то время как макросы создаются  в приложении Access путем выбора макрокоманд из списка, модули пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке. Модуль может быть либо модулем класса, либо стандартным модулем. Модули класса присоединяются к формам или отчетам и обычно содержат процедуры, предназначенные для формы или отчета, к которому они относятся. Стандартные модули содержат процедуры общего назначения, не связанные ни с одним другим объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в группе Модули в области переходов.