Решение оптимизационных задач с помощью MS Excel. Составление штатного расписания

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«»

КАФЕДРА

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине: «Информатика»

на тему: «Решение оптимизационных задач с помощью  MS Excel. Составление штатного расписания»

 

 

 

 

Выполнили:

Студенты гр.9161

Проверила:

Старший преподаватель

.

 

 

 

 

 

2012

Содержание

Введение

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ

1. Функциональные возможности Excel
2. Функциональные возможности MC Access

Глава 2.ПРАКТИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

2.1 Решение задачи в  МС Excel

2.2Создание базы данных  в MC Access

Выводы

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Функциональные  возможности Excel

Microsoft Excel является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющим вычислять значения, упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных.

ОБМЕНА ДАННЫХ - Excel совместима с другими приложениями Microsoft Office 97, а так же подобными себе таблицами и базами данных других производителей, что позволяет Excel импортировать в свои таблицы, объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты. Excel поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding). Таблица предполагает совместную работу с прикладными программами Microsoft Office 97- Microsoft Outlook и Подшивка Office. 
Для обмена данными таблицы с другими приложениями и внешними пользователями может использоваться Панель Web. Эта панель команд облегчает просмотр файлов Microsoft Excel и Office, связь с которыми устанавливается гиперссылками. Эта панель может работать вместе с программой просмотра Web. Таблица может создавать гиперссылки для перехода к другим файлам Office на компьютере пользователя, в сети Интранет или Интернет либо локальных сетях. Для обеспечения безопасности Microsoft Excel может выводить предупреждение при открытии книг, содержащих макросы, в которых могут находиться вирусы. Для защиты от вирусов такие файлы могут быть открыты с отключением макросов.

ИТЕРАКТИВНАЯ ПОМОЩЬ - Следует  также упомянуть о различных  помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и  выдают рекомендации, если существует более простой метод решения  текущей задачи. Ими являются Мастера  и Помощник по Office. Программа обладает мошной Справочной системой и Подсказками для кнопок панелей, элементов диалоговых окон, команд и объектов окна программы. Все объекты программы обладают контекстным меню.  
 
КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL - Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки. В программе используются общие для Microsoft Office 97 средства проверки правописания и общие средства рисования. 
 
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ - Каждый файлы являются книгой с несколькими рабочими листами, что является существенным преимуществом при связывании данных в таблицах и облегчает анализ данных. Количество листов в книге по умолчанию может быть задано пользователем. Книги, могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле. Рабочий лист - это сами таблицы, диаграммы или текст, с которым работает пользователь. Рабочий лист несет до 32 000 символов в ячейке и до 65 536 строк на листе. В Excel возможна отмена до 16 последних действий для листов, не содержащих ошибок.  
Книги, созданные в предыдущих версиях Microsoft Excel, могут быть непосредственно открыты в Microsoft Excel97. 

ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ - Все  данные таблицы вводятся в так  называемые ячейки, которые находятся  на пересечении строк и столбцов таблицы. Ввод осуществляется с клавиатуры либо применяются средства быстрого Автозаполнения, Автоввода, Автозамены и Маркер заполнения.

По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта. Пользователь имеет возможность установить формат по своему усмотрению с помощью функций форматирования. Для облегчения форматирования предусмотрены такие средства быстрого форматирования как автоформат, формат по образцу и другие. Формату подлежит область рабочих листов и диаграмм. 
 
ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ - Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ячейки, содержащие ошибочные данные или неправильную ссылку в большой таблице. Для отслеживания зависимостей между ячейками служат трассировки, позволяющие определить влияющие и зависимые ячейки и тем самым быстрее найти ошибки при введении формул. Кроме того, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу. Возможно создание формул и имен, ссылающихся на одинаковые ячейки или диапазоны в нескольких последовательных листах одной книги. Заголовки строк и столбцов могут быть использованы как ссылки в формулах без создания имен. При редактировании формулы все ячейки и диапазоны, ссылки на которые используются в формуле, подсвечиваются рамками. Причем цвета рамок соответствуют цветному выделению ссылок. Средствами автоматизации вычислений являются функции Автосумма и Автовычисления - при выделении диапазона сумма ячеек этого диапазона выводится в строке состояния. 
 
ФУНКЦИИ - Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Мастер функций, используя Палитру формул, поможет пользователю в создании формул, автоматически исправляя наиболее общие ошибки. Справочная система обеспечивает подсказки походу работы. Если при использовании команды Вставить функцию пользователь точно не знает названия требуемой функции, он может просто ввести ее краткое описание, а помощник по Office подскажет какую функцию надо вставить. 
 
ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ - Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому в Excel включен Мастер диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии. Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или поместить ее на отдельном рабочем листе. Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета.

ОБРАБОТКА СПИСКОВ - Списки позволяют эффективно работать с  большими однородными наборами данных. Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы. 
В программе Excel автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи. 
 
АНАЛИЗ ДАННЫХ - Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства. Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Мастера таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую. 
Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям. 
 
ОБЪЕДИНЕНИЕ И КОНСАЛИДАЦИЯ ДАННЫХ - Состав функциональных возможностей Excel достаточно широк, гибок и применим в самых различных ситуациях. Например, чтобы собрать на один рабочий лист данные, поступившие от нескольких подразделений, можно воспользоваться средством консолидации. Одна формула позволит получить общий итог для всех данных, расположенных на многих рабочих листах. Такое средство есть и в других системах электронных таблиц, но при этом требуется точное совпадение структуры консолидируемых рабочих листов, что часто нарушается в реальной жизни. Excel может консолидировать не совпадающие по структуре, рабочие листы за счет того, что позволяет помечать необходимые данные на рабочих листах. Это дает возможность, например, свести воедино бюджеты подразделений, которые имеют разные статьи сметы.

БАЗЫ ДАННЫХ - В комплект поставки Excel входит программа обработки внешних баз данных MS Query. Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.

ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ - Перед выводом  на печать можно задать параметры  страницы, её расположение, поля и др. Функция Предварительный просмотр позволяет увидеть, как таблица будет выглядеть на листе. Откорректировать область печати позволяет команда Режим разметки в меню Вид. Колонтитул можно выбрать из встроенного списка с включением сведений об авторе, названия книги, даты и номеров страниц.

Функциональные  возможности MC Access

База данных — это средство сбора и организации информации. В базах данных могут содержаться  сведения о людях, продуктах, заказах  и т. д. Многие базы данных изначально представляют собой список в текстовом  процессоре или электронной таблице. По мере того как список разрастается, в нем накапливаются излишние и противоречивые данные. В форме  списка эти данные становится все  труднее понять, а возможности  поиска или извлечения подмножеств  данных для просмотра весьма ограничены. Когда возникают подобные проблемы, полезно перенести информацию в  базу данных, созданную с помощью  системы управления базами данных (СУБД), например Office Access 2007.

Компьютерная база данных представляет собой хранилище объектов. В одной базе данных может содержаться  несколько таблиц. Например, система  складского учета, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна, содержащая три таблицы. В базе данных Access таблицы сохраняются в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули, если только база данных не предназначена специально для использования данных или кода из другого источника. Базы данных, созданные в формате Access 2007, имеют расширение имени файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение MDB. Приложение Access 2007 можно использовать для создания файлов в более ранних форматах файлов (например, Access 2000 и Access 2002-2003).

Приложение Access предоставляет следующие возможности:

• добавление новых данных в базу данных (например, новой позиции в складскую опись);
• изменение существующих данных в базе данных (например, изменение текущего размещения позиции на складе);
• удаление сведений (например, если позиция продана или отбракована);
• организация и просмотр данных различными способами;
• совместное использование данных посредством отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Компоненты базы данных Access

В следующих разделах представлено краткое описание компонентов обычной  базы данных Access:

Таблицы

По внешнему виду таблица  базы данных сходна с электронной  таблицей, в которой данные располагаются  в строках и столбцах. Поэтому  электронные таблицы обычно легко  импортируются в таблицы базы данных. Основное различие между хранением  данных в электронной таблице  и в базе данных — способ организации  данных.

Чтобы обеспечить наибольшую гибкость базы данных, необходимо распределить данные по таблицам так, чтобы избежать их избыточности. Например, если в базе хранятся сведения о сотрудниках, каждого  из них следует один раз внести в таблицу, которая предназначена  исключительно для хранения данных о сотрудниках. Данные о продуктах  будут храниться в отдельной  таблице, а данные о филиалах —  в другой. Эта процедура называется нормализацией.

Каждую строку в таблице  называют записью. Запись — это место  хранения отдельного элемента информации. Каждая запись состоит из одного или  нескольких полей. Поля соответствуют столбцам таблицы. Например, в таблице с именем «Сотрудники» каждая запись (строка) может содержать сведения об определенном сотруднике, а каждое поле (столбец) — сведения определенного типа, например имя, фамилию, адрес и т. п. Поля должны быть определены как конкретный тип данных: текст, дата или время, число или какой-либо иной тип.

Чтобы понять, что такое  записи и поля, можно представить  себе библиотечный каталог с карточками. Каждая карточка в ящике картотеки  соответствует записи в базе данных. Каждый элемент сведений на отдельной карточке (автор, название и т. п.) соответствует полю в базе данных.

Формы

Формы иногда называются окнами ввода данных. Это интерфейсы, которые  используются для работы с данными  и часто содержат кнопки для выполнения различных команд. Базу данных можно  создать без помощи форм, просто вводя в таблицу данные в режиме таблицы. Однако большинство пользователей  баз данных предпочитают просматривать, вводить и редактировать данные таблиц при помощи форм.

Формы позволяют работать с данными в удобном формате; кроме того, в них можно добавлять  функциональные элементы, например кнопки команд. Программным путем этим кнопкам  можно назначить выполнение разнообразных  задач, таких как определение  данных, отображаемых в форме, или  открытие других форм или отчетов. Например, можно создать форму с именем «Форма клиента» для работы с данными  клиента. В форме клиента может  присутствовать кнопка, открывающая  форму заказа, в которой создается  новый заказ для данного клиента.

Формы также позволяют  задавать условия работы других пользователей  с информацией, содержащейся в базе данных. Например, можно создать  форму со строго ограниченным набором  отображаемых полей и разрешенных  операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.