Разработка информационной системы сырья и материалов предприятия

2)подчиненная база –  это БД, которая позволяет хранить  данные, относящиеся к какой-либо  записи основной базы. Записи  из этой базы могут модифицироваться  и удаляться. Подчиненной базой  в системе является база данных  платежных документов.

3)справочник – это  БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения  информации, изменение которой в  одном месте, должно немедленно  отразиться на всех других, где  она используется. Достигается это  путем ссылок на справочник. Такая  гибкость при внесении изменений  не допускает действий с изменением  порядка следования записей в  справочнике, а также удаление  из него записей. К справочникам  в системе относятся следующие  базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник  поставщиков и справочник фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения  с записями:

- при удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

- если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

- при дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

- справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

В проектируемой информационной системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы  со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и перемещению  по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные  значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производить как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации⁵ для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

 Эти данные постоянно  изменяются и отличаются большим  объемом обрабатываемой информации.  Данные вводятся  в систему  с помощью специальных форм  и хранятся в базе данных  в виде таблиц.

 

1.3. Российский  рынок ИС учета сырья и материалов

Сырье и материалы представляют собой важнейший элемент производственных запасов. Сырье и материалы –  это те предметы труда, из которых  изготовляют продукт. Материалы, используемые в производстве условно делят  на основные и вспомогательные. Это  связано с тем, что основные материалы  образуют материальную (вещественную) основу продукта, для производства которого используется.

Вспомогательные, как и  основные, или вещественные входят в состав вырабатываемого продукта, но в отличии от основных не образуют материальной его основы, добавляются  к основным материалам с целью  вызвать в них необходимые  качественные изменения, или же не входят вещественно в изготавливаемый  продукт, а потребляются средствами труда, либо расходуются для улучшений  условий труда ( например, ремонт и  содержание здания и основных вспомогательных помещений). Однако не всегда вспомогательные материалы выделяют в самостоятельную группу, что зависит от вида производства. Так, например,  в некоторых отраслях машиностроения трудно, а в большинстве случаев невозможно разграничить основные и вспомогательные материалы.

На некоторых производствах  изготовлении продукции  наравне  с основными материалами используются покупные изделия и полуфабрикаты.

Покупные изделия и  полуфабрикаты – это материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. Они также составляют материальную основу вырабатываемой продукции. К  этой группе относятся, как правило, заготовки (повидло), поставляемые другими  предприятиями, которые идут на комплектование продукции или подвергаются дополнительной обработке для получения готовой  продукции.

Из группы вспомогательных  материалов в связи с особенностью использования выделяют топливо, тару и тарные материалы и д.р.

Топливо подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Тару и тарные материалы  составляют предметы,  используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции. Тара и упаковочные материалы  могут быть использованы как однократно (бумага, картон), так и многократно (ящики, мешки и др.).

Нужно отметить, что в  некоторых производствах образуются отходы материальных ресурсов – остатки  исходного сырья, которые утратили полностью или частично свое первоначальное свойство (качество) и не могут использоваться по прямому назначению. Такие отходы делятся на возвратные и безвозвратные.

Безвозвратными называют отходы, которые могут быть использованы предприятием или реализованы на сторону. Возвратные отходы необходимо оценивать – это позволяет  снизить затраты основного производства. В зависимости от состояния такие  отходы оцениваются по-разному.

Каждое предприятие имеет  большое количество различного сырья  и материалов, поэтому их классификация  не может ограничиваться системой счетов синтетического учета. Необходима более  детальная классификация на группы и подгруппы по техническим свойствам  или признакам. Число групп и  подгрупп определяется исходя из номенклатуры материалов и характера изготовляемой  продукции. Однако в основу их должна быть положена группировка, принятая в  статистической отчетности о движении материалов.

Внутри каждой группы материалы  подразделяются по наименованиям, сортам, размерам.

Каждому виду материалов присваивается  номенклатурный номер (шифр), который  вносится в перечень называемый номенклатурой  материальных ценностей, а также  указывается на всех первичных документах по движению материалов.

Для сокращения учетной номенклатуры материалов и упрощения учета  однородные и близкие по своим  свойствам материалы могут объединяться в один номенклатурный номер. Шифры  строят так, чтобы по номенклатурному  номеру можно было определить группу материалов, а также другие их признаки.

Номенклатура-ценник представляет собой систематизированный справочник, охватывающий все материальные ценности, находящиеся на предприятии. При  его разработке следует обратить особое внимание на правильность наименований материальных ценностей и единиц измерения.

Присвоенные материалам номенклатурные номера в обязательном порядке указываются  во всех документах по движению сырья  и материалов, на материальных ярлычках и карточках складского учета. Это  облегчает последующую обработку  документов и предупреждает возникновение  ошибок при оприходовании или  списании материалов и сырья.

Таким образом, при рассмотрении состава сырья и материалов видно, что они имеют значительный удельный вес по сравнению с другими  статьями, группируются исходя из номенклатуры используемых материалов и специфики предприятия, а также составляют материальную основу продукции.

 

 

 

2. Проектирование  и разработка информационной  системы учета сырья и материалов  на предприятии

2.1. Описание  инфологической структуры базы  данных  учета сырья и материалов

 

Цель инфологического  моделирования – обеспечение  наиболее естественных для человека способов сбора и представления  той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки  текстов и неоднозначности любого естественного языка). Основными  конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи  между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем  отличить от другого), информацию о  котором необходимо хранить в  базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие  понятия, как тип сущности и экземпляр  сущности. Понятие тип сущности относится  к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих  как целое.

Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей. Абсолютное различие между типами сущностей и атрибутами отсутствует. Атрибут является таковым только в связи с типом сущности. В другом контексте атрибут может выступать как самостоятельная сущность. Например, для автомобильного завода цвет – это только атрибут продукта производства, а для лакокрасочной фабрики цвет – тип сущности.

Ключ – минимальный  набор атрибутов, по значениям которых  можно однозначно найти требуемый  экземпляр сущности. Минимальность  означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между  собой данных, то ее структура могла  бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации  базы данных – это обеспечение  возможности отыскания одних  сущностей по значениям других, для  чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как  в реальных базах данных нередко  содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более  миллиона связей. Наличие такого множества  связей и определяет сложност     инфологических моделей.

 

Рис.1 Инфологическая структура БД учёта сырья и материалов.

Приведенную схему данных можно  разделить на три основных блока (рис.1).

Первый блок – это блок учета прихода-расхода сьрья и материалов. Этот блок состоит из следующих сущностей: «Приход сырья», «Приход материалов», «Расход сырья», «Расход материалов». Для решения задач данного блока используется промежуточная информация, которая в последствии используется для выполнения соответствующих расчетов. В результате обработки данной информации формируются итоговые документы, итоговые ведомости, а также итоговые таблицы, необходимые для формирования итоговых отчетов. Вся эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа его результатов.

Второй блок данных показывает постоянную информацию, реализованную в виде справочников. В данной системе выделено три основных и один вспомогательный справочник. Справочник «Сырье», справочник «Материалы» и справочник «Поставщики»   – это основные, они являются источником информации при учете поступления и реализации продукции. Вспомогательный справочник  является источником информации для основных справочников. Разбиение справочников на основные и вспомогательные создано для удобства при их заполнении.

Третий блок – это блок отчетной информации. С учетом изменения входных  данных формируются сводные сущности, в которых все эти изменения  учитываются. Это «Формирование отчётов» и «Приходная накладная», они необходимы для формирования отчетной информации и удобны тем, что фиксируют каждое изменение данных, то есть информация, хранящаяся в них актуальна на любой момент времени.

 

 

 

 

2.2 Разработка базы данных учета сырья и материалов

Запустим выбранную нами СУБД Access, входящее в состав Microsoft Office. Выбираем в меню Фаил – Создать – Новая база. Сохраняем под именем «Учёт сырья и материалов.mdb.»

Для начала нам нужно создать  таблицы, наши подсистемы. В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты). Каждая строка в таблице - запись БД, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле - однородные данные обо всех объектах.

Для того чтобы создать  таблицу базы данных учёта сырья  и материалов необходимо в открывшемся  диалоговом окне выбрать команду  «Таблицы» и создать таблицу в режиме конструктора.

Сейчас мы здесь будем  создавать следующие таблицы: Материалы (рис.2). Сырье (рис.3). Приход материалов (рис.4). Приход сырья (рис.5). Поставщики (рис.6).