Рисунок 25 –Запрос с вычисляемым полем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2 Разработка отчетов 

     Существует  несколько вариантов создания отчетов  в Access:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейки.

     Отчет – это форматированное представление  данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. 

   К числу таких элементов относятся:

• Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
• Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
• Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
• Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
• Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

 

     В данной курсовой работе необходимо создать  следующие отчеты:

Отчет на основе таблицы Охранники, записи сгруппировать по категории. Отчет в режиме конструктора представлен на Рисунке  17. 

 

Рисунок 26   -  Отчет в режиме конструктора 

Отчет в режиме предварительного просмотра  представлен на Рисунке 18. 

 

Рисунок 27 -  Отчет в режиме предварительного просмотра. 

Отчет  на основе параметрического запроса, запрашивается  номер заказа, выдаются исполнители: 

 

Рисунок 28   -  выбор номера заказа  

 

Рисунок 29   -  Отчет список сотрудников 

 

Рисунок 30   -  Отчет в режиме конструктора 

Отчет на основе всех таблиц, в отчете записи сгруппировать по номеру заказа и  рассчитать стоимость каждого заказа и всех заказов.

Рисунок 31   -  Отчет список заказов  

Отчет в режиме конструктора выводящий список заказов показан на Рисунке 32. 

 

Рисунок 33   -  Отчет список заказов  

Отчет в режиме просмотра выводящий список заказов показан на Рисунке 32

 

Рисунок 33   -  Отчет в режиме просмотра 

Отчет в режиме конструктора выводящий список сотрудников, выполняющих заказ показан на Рисунке 34

 

Рисунок 34   -  Отчет в режиме конструктора 

Отчет в режимепросмотра выводящий список заказов показан на Рисунке 35

 

Рисунок 35   -  Отчет список сотрудников 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 РАЗРАБОТКА  МАКРОСОВ, МОДУЛЕЙ И ПАНЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ 

     3.1 Создание макросов

     Макрос  — это средство для автоматизации  задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

     В приложении Access макросы можно рассматривать  как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.

     В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов — Конструктор макросов (Macro Design). Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.

     Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:

     Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна.

     Щёлкните  по стрелке вниз на кнопке Новый  объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro). Окно Конструктора макросов построено аналогично окну Конструктора таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части: панель описаний и панель аргументов. Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: "Макрокоманда" (Action) и "Примечание" (Comments). Панель описаний позволяет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос. Строка в столбце "Макрокоманда" (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду. Строка в столбце "Примечание" (Comments) — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

     Когда поле "Макрокоманда" (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макросов появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

    По  заданию нужно создать макрос для решения задачи, использующей запросы: рассчитать стоимость заказа, используя данные о сотрудниках, выполняющих заказ и обновить поле Стоимость заказа в таблице Заказы.

 
 

 

Рисунок 36 

     Таблица 6 – поля макроса 1

 
 

     

     Рисунок 37 

     Таблица 7 –поля макроса 2

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     \ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Разработка  модулей

 

     Приложение  содержит три модуля, которые реализуют  специальные алгоритмы обработки данных. Требуется написать процедуру поиска данных по категории в таблице Охранники.

Option Compare Database

Private Sub Кнопка23_Click()

'определение объектных переменных

Dim dbs As Database

Dim rst As Recordset

'определение  полей для ввода ключей

Dim nt As String

'запись  в dbs ссылки на текущую базу данных

Set dbs = CurrentDb()

'запись  в rst ссылки на таблицу Поставка

Set rst = dbs.OpenRecordset("Охранники", dbOpenTable)

'ввод  названия товара для поиска

nt = InputBox("Введите категорию", "Ввод параметров поиска")

'цикл, работающий пока таблица не  закончилась

Do While Not rst.EOF

'сравнение  введенного текста  с полем   из записи таблицы Охранники

If nt = rst![Категория] Then

'вывод  найденной записи

MsgBox "  Категория:  " & rst![Категория] & _

"  ФИО:  " & rst![ФИО], vbOKOnly

End If

'переход  на следующую запись

rst.MoveNext

'конец  цикла

Loop 

End Sub 

     Написать  процедуру создания таблицы Список категорий (структура таблицы аналогична таблице Категории) и ввода в нее записей. 

Private Sub Кнопка3_Click()