Разработка информационной системы на предприятиях автомобильного транспорта

     Начальник юридического отдела - обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия  и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визировать их, а также участвовать в необходимых случаях в подготовке этих документов. Организует оказание юридической помощи общественным организациям, консультирование работников по правовым вопросам.

     Планово - экономический отдел - осуществляет руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получателя необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия. Совместно с бухгалтерией осуществляет методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации. 

      2. Характеристика  процессов циркуляции и переработки информации 

     Неотъемлемой  частью деятельности транспорта является процесс циркуляции и переработки  информации (информационный процесс). Это вызвано тем, что, во-первых, незначительная часть информации на транспорте потребляется в том виде, в котором она поступает извне или вырабатывается внутри системы; во-вторых, большая часть информации подлежит обработке, хранению, передаче, сбору, доведению до пользователя. При этом в роли предмета труда выступает информация (данные). Средствами труда выступают аппаратные и программные средства автоматизации, воздействующие на объект (предмет) труда. Поэтому информация на транспорте вместе со средствами труда считается частью средств производства, составляющих транспортный процесс. 

     2.1 Характеристика процесса сбора информации в АТП 

     Информация  требуемая для заключения контракта, договора на перевозку грузов получается путем общения с постоянными  клиентами, т.к. фирма работает в основном с постоянными клиентами. Информация на предприятие поступает от источников внешней информации или от источников внутренней информации. 

     2.1.1 Источники внешней информации и характеристика передаваемых ими сведений

     Внешняя информация – информация из внешней среды, является приблизительной, не точной, отрывистой, противоречивой, она касается рынка и конкурентов, прогнозов, процентных ставок и цен налоговой политики, политической ситуации, носит вероятностный характер. Для обработки используются экспертные информационные системы. Высшее руководство в основном использует внешнюю информацию. 

     2.1.2 Источники внутренней информации и характеристика передаваемых ими сведений

     Внутренняя  информация- возникает в самой  системе управления и отражает в различные временные интервалы его финансовое положение.

     Внутри  организации обмены информацией  происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между  подразделениями (горизонтальные коммуникации).

     Межуровневые  коммуникации в организации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций.

     Коммуникации  между различными отделами. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются  в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений или отделов, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений.

     По  окончанию процесса переработки  информации внутри предприятия информация опять попадает на внешние рынки в виде сформированного коммерческого предложения. 

     2.2 Характеристика процесса передачи информации 

     Информация- это сведения являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования.

     Основная  информация используемая на предприятии касается: состояние подвижного состава, расписание перевозок, объема груза, маршрут перевозок.

     В настоящее время большое распространение  получила передача данных с помощью  информационно–вычислительных сетей. Информационно-вычислительные сети представляют динамичную и эффективную отрасль автоматизированной технологии процесса ввода, передачи, обработки и выдачи информации. Информация при передаче может искажаться. Такое искажение может быть вызвано множеством причин, к примеру, сбоями в системе из-за каких-либо неполадок в сети и т.д.

     На  данном предприятии информация между  отделами передается по локальной сети, в устной форме и документальной письменной. 

     2.3 Характеристика процесса переработки информации 

     Переработка информации предполагает восприятие информации и последующее принятие решения посредством анализа. В современных развитых информационных системах программная обработка информации предполагает последовательно–параллельное во времени решение вычислительных задач. Это возможно при наличии определенной организации вычислительного процесса. Переработка информации необходима для обоснования решений и целесообразных способов действий, а также для выработанной последовательности действий с целью преобразования исходной информации в результатную. Операция представляет собой комплекс совершаемых технологических действий, в результате которых информация преобразуется. 

      2.4 Характеристика процесса хранения информации 

     Информация  хранится в текстовом печатном виде, на электронных накопителях, в памяти работников. Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Для долговременного хранения информации создают архивы. 

     2.5 Характеристика процесса доведения до пользователя информации 

     Доведение информации до пользователя - это преобразование сведений о течении транспортного  процесса и сведений, влияющих на ход  этого процесса в форму, обеспечивающую оперативное и безошибочное восприятие пользователем и непосредственная выдача сведений. До пользователя информация доводится по: телефону, факсу, Интернету. Информацию пользователь получает и по документам.

     Вывод по второй главе

     Информация  является решающим фактором который  определяет развитие технологии транспортного процесса и ресурсов в целом. Цель реализации информационных технологий на транспорте- это повышение эффективности транспортного процесса на базе использования современных компьютеров распределенной переработки информации, баз данных, различных информационно- вычислительных сетей путем обеспечения циркуляции и переработки информации. Информационные потребности на АТП являются структурированными, т.к. специалистам в разных предметных областях требуется разнообразное, как по содержанию так и по форме информация. 

      3. Предлагаемая информационная система АТП 

     Информационная  система на транспорте- это, во-первых, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и, во-вторых, описание этих процессов. Целью реализации информационной системы на транспорте является повышение эффективности транспортного процесса на базе использования современных компьютеров, распределенной переработки информации, распределенных баз данных, различных информационно–вычислительных сетей, путем обеспечения циркуляции и переработки информации. 

     3.1 Основные автоматизированные рабочие места и их функциональное назначение 

     Общая структурная схема информационной системы АТП представлена.

     Она включает комплекс взаимосвязанных  автоматизированных рабочих мест: АРМ  отдела кадров, АРМ технического отдела, АРМ бухгалтерии, АРМ планового  отдела, РМ ремонтной службы, АРМ  администратора системы (базы данных).

     АРМ планового отдела. Предназначен для  планирования технико-экономических  показателей (ТЭП), убытков и доходов. Кроме того, здесь выполняется расчёт премий и анализ деятельности предприятий. Формы анализа должны формироваться по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.) в разрезе всех подразделений предприятия (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка и пр.).

     АРМ техотдела. АРМ необходимо для планирования ТО-1, ТО-2, ТР, учёта ремонтных воздействий на автомобили, а также для разработки маршрутных листов. Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоёмкости и простоя в ТО и ремонте, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все перемещения автомобилей по предприятию (постановка в ремонт, перемещения по ремонтным зонам, выход из ремонта) с формированием соответствующих документов (ремонтных листов). Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о местонахождении автомобиля, готовности к выполнению транспортной работы, о простоях в ремонте и пр. Вся информация об изменении состояния подвижного состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной на чтение с других рабочих мест.

     АРМ бухгалтерии. Это наиболее сложная служба (с точки зрения реализации и сопровождения) и должна состоять из комплекса самостоятельных АРМ, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами предприятия. Все бухгалтерские проводки должны фиксироваться в главной книге. Исходя из этого, в бухгалтерии должны функционировать подсистемы, представленные .

     Основные  подсистемы бухгалтерии: расчёт заработной платы (все категории работников), подсистема учёта основных средств, подсистема учёта малоценных материалов, подсистема работы с банком (выписка платёжных поручений), подсистема работы с внешними организациями (поставщики запчастей, договорные работы и др.).

     АРМ отдела кадров. Предназначен для ввода  и корректировки информации о персонале предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (приём, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменение по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа кадрового состава позволяет получать оперативные данные о текучести, потребности, вакансиях, списочный состав подразделений и пр. Вся информация об изменениях кадрового состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной для чтения с других рабочих мест.

     АРМ технического отдела. Предназначен для ввода корректировки информации о подвижном составе предприятия

     Здесь заполняются необходимые справочники (марки автомобилей, нормативы технического обслуживания и пр.). Персонал технического отдела отслеживает все перемещения автомобилей (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закреплении за водителями и пр. Все данные об изменениях подвижного состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными для чтения с других рабочих мест. 

     3.2 Рекомендуемая последовательность реализации АРМ в АТП 

     Внедрение информационной системы в АТП  необходимо выполнять в определенной последовательности.

     На  первой стадии запускаются рабочие  места, обеспечивающие систему нормативно – справочной информацией, на второй стадии – текущей (первичной) информацией, на третьей стадии – формирующиеся выходные формы.

     При реализации комплексной системы  предприятия в первую очередь  необходимо запустить АРМ отдела кадров, АРМ технического отдела, поскольку  без сведений о подвижном составе, водителях и ремонтных рабочих  и другом персонале ни одна из подсистем работать не будет или произойдет сбой в транспортном процессе.