Разработка автоматизированной информационной системы работы отдела кадров

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЕВРАЗИЙСКИЙ ОТКРЫТЫЙ ИНСТИТУТ

Коломенский филиал

Курсовой проект

По предмету: разработка корпоративных информационных систем

на тему: «Разработка автоматизированной информационной системы работы отдела кадров»

                                                            Выполнила: студентка 5  курса

                                                            очной формы обучения  группы 51П

                                                            Балашкова Виктория Владимировна          

                                                             ИНС № 0021-02364                                                      

Руководитель:                                                                       

                                                                       Преподаватель    Хрюкин В.И.

г. Коломна, 2011

Содержание

Введение………………………………………………………………...3

Глава 1.   Словесное описание предметной области

1.1.           Описание предприятия………………………………...6

1.2.           Анализ данных…………………………………….........6

1.3.           Составление трудового договора……………………..7

1.4.           Формирование личного дела…………………………..7

1.5.           Изменение штатного расписания……………………...8

1.6.           Проставление отметок в личное дело и трудовую книжку……………………………………………….......8

1.7.           Выдача документов……………………………………..8

1.8.           Составление списка уволенных сотрудников за период………………………………………………........8

1.9.           Изменение штатного расписания (при расчете)…........9

Глава 2.  Проектирование предметной области

                2.1.    Формализованное описание предметной области.......9

                               2.2.      Построение информационной модели………………..14

                          2.3      Описание приложения………………………………...18

Заключение……………………………………………………………..20

Список литературы………………………………………………….....21

Введение

В настоящее время, в мире непрерывного потока информации, все большую актуальность приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера и работ, трудно поддающихся формализации. В связи с этим ежегодно разрабатываются программы, призванные решить возникающие проблемы.

На реализацию одной из таких проблем и направлено разрабатываемое программное обеспечение. Данное программное обеспечение призвано максимально упростить и автоматизировать работу с большими объемами информации.

Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления.

Объектом исследования данного курсового проекта являются информационные системы и корпоративные информационные системы. Информационная система– взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения , обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Корпоративная информационная система (интегрированная) - это многопользовательская информационная система, функционирующая в вычислительной сети[7].

Предметом исследования является кадровый отдел предприятия, на котором будет использоваться применение информационной системы с целью осуществления поставленных целей  и задач курсового проекта.

Темой данного курсового проекта является информационная система отдела кадров предприятия.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе.

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, составлении отчетов. Основанием разработки послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы отдела кадров:

      возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;

      невозможность быстро справиться с большим объемом информации;

      сложность поиска необходимой информации;

Данная тема, на мой взгляд, актуальна, так как основными факторами производства на предприятии являются: средства труда, предметы труда и кадры. Основная роль принадлежит кадровому потенциалу на предприятии. Именно кадры играют главную роль в производственном процессе, именно от них зависит, насколько эффективно используются на предприятии средства производства и на сколько успешно работает предприятие в целом. Из всей совокупности ресурсов предприятия особое место занимают трудовые ресурсы. Преобразование материальных ресурсов совершается в результате взаимодействия средств производства и труда людей, участвующих в производственной деятельности.

Целью и задачами разработки является максимально возможное устранение случайных ошибок, перечисленных недостатков существующей системы работы отдела кадров, и привнесение в нее факторов, положительно влияющих на качество и сроки выполнения реализуемых в ней функций:

      уменьшение времени выполнения каждой функции;

      автоматическое создание документации и отчетов;

      простой и быстрый поиск;

      автоматическое проставление дат и табельных номеров.

В дальнейшем повествовании курсового проекта будет осуществляться выполнение поставленных целей и задач.

Словесное описание предметной области

Описание предприятия

Для начала нужно ознакомиться с предприятием: ЗАО «Кипарис». Сфера деятельности: предприятия по производству облицовочного кирпича.

Организационная структура предприятия:

Организационная структура данного предприятия довольно большая, но в данной работе будет рассматриваться отдел кадров.

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации.

Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

1.                  принятие на работу;

2.                  расчет с работы.

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение следующих действий, перечисленных ниже.

Анализ данных

Анализ данных производится при принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие документы: паспорт, трудовая книжка и документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать ФИО, должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа.

Составление трудового договора

Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника.

Формирование личного дела

В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (ФИО, рабочее место(должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные:

1.  Личные данные:

      дата рождения, место рождения;

      адрес;

      паспорт: серия, номер;

      пенсионное свидетельство;

      медицинское страхование;

      ИНН;

      семейное положение;

      дети.

2. Образование;

3. Трудовая история (трудовая деятельность до работы на предприятии) с указанием следующих данных:

      предприятие;

      должность;

      стаж;

      статья увольнения.

4. Документы (опись документов, приобщенных к личному делу сотрудника), с указанием полей:

      тип документа (трудовая книжка, диплом и прочее);

      идентификационный номер (номер диплома, тр. книжки);

      дата приема (дата внесения в личное дело);

      дата выдачи (дата изъятия из личного дела).

Изменение штатного расписания

Штатное расписание работающих на предприятии (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено.

Расчет с работы подразумевает выполнение следующих действий, описанных ниже.

Проставление отметок в личное дело и трудовую книжку

При наличии приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка с указанием статьи увольнения и даты расчета, а также номер приказа об увольнении. В трудовую книжку при этом также ставится отметка о расчете.

Выдача документов

После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о том, что документы выданы (путем изменения данных о документах и материалах, приобщенных к личному делу – проставление даты выдачи).

Составление списка уволенных сотрудников за период

Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения.

Изменение штатного расписания (при расчете)

При расчете, на основании приказа об увольнении, также производится изменение штатного расписания.

Проектирование предметной области

Формализованное описание предметной области

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из-за простой забывчивости сотрудника, а в данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник. Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итоговой отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную). Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму. Это особенно проявляется при сравнении схем AS IS и TO BE. Что создание системы позволит упростить работу сотрудника отдела кадров, информационная система возьмет на себя значительную часть работы по составлению документации и личных дел сотрудников.

Схема 1.: AS IS:

Схема 2.Работа отдела кадрового предприятия

Схема 3.Принятие сотрудников на работу