Расчет финансовых показателей предприятия

Под функцией понимают зависимость одной переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2, …Х). Причем каждому набору значений переменных х1, х2,…,х будет соответствовать единственное значение определенного типа зависимой переменной у. Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций.

- математические;

- статистические;

- текстовые;

- логические;

- финансовые;

- функции даты и времени и др.

Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.

Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п.

Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т. п.

Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Одним из наиболее полезных являются логические функции. Можно перечислить бесчисленное число вариантов использования, ЕСЛИ – наиболее популярной логической функции Excel. Синтаксические функции ЕСЛИ

ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

Например, создается таблица, предназначенная составлять счета. При этом ставится задача поощрить постоянных клиентов 10-процентной скидкой, представление которой требуется автоматизировать.

Обычно в ячейке, где вычисляется общий итог, используется функция СУММ. Использование взамен функции, ЕСЛИ позволит задать Excel простой вопрос: потратил ли данный клиент в этом месяце более 10000? А затем предоставит отдельные инструкции для положительного или отрицательного ответа.

Функция ЕСЛИ использует три аргумента: логическое выражение; значение, если первый аргумент дал положительное значение; значение, если от первого аргумента получено отрицательное значение. Для примера со счетами, предположим, что главный итог (сумма, на которую сделал заказов данный клиент в этом месяце) вычисляется в ячейке С12. Тогда, чтобы автоматизировать предоставление скидки, можно воспользоваться формулой

=ЕСЛИ (С12>10000; С12*0,9; С12). Здесь первый аргумент (логическое выражение) осуществляет проверку, превышает ли значение в ячейке С12 сумму 10000. Если да, Excel умножает эту сумму на 0,9, тем самым, уменьшая итог на 10% (т.е. представляя скидку). Если нет, третий аргумент просто отображает значение из ячейки С12 без изменений.

Функцию ЕСЛИ можно использовать, чтобы исключить появления кодов ошибок #ДЕЛ/0!.

Например, прежде чем выполнить вычисление, можно воспользоваться формулой, =ЕСЛИ (В11=0; 0; В10/В11) для проверки, не равно ли значение в ячейке В11 нулю. Если равно, Excel отобразит в качестве результата 0; если не равно, Excel выполнит деление.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми. Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций. (см. приложение Б)

Некоторые функции настолько просты, что не нуждаются в аргументах. Например, если в ячейке ввести СЕГОДНЯ () ( с пустыми скобками), Excel отобразит в этой ячейке текущую дату. Более того, когда бы ни был открыт рабочий лист, содержащий такую информацию, Excel уточнит текущую дату (у внутреннего календаря компьютера) и отобразит актуальное значение.

Синтаксис функций Excel иллюстрирует примеры. Полужирным шрифтом выделены обязательные аргументы. Многоточие (…) означает, что число аргументов у функции не ограничено.

=СРЗНАЧ (число; число2;…)

=ПЛТ (ставка; кпер; пс; бс; тип)

Здесь в функции СРЗНАЧ элементы число1, число2 и т. п. должны быть заменены значениями, которые  Excel сможет использовать для вычисления. Например, если ввести =СРЗНАЧ (12;16), Excel отобразит результат 14. однако чаще всего в качестве аргумента этой функции используется адрес диапазона ячеек.

Более сложные функции предъявляют более жесткие требования к информации, предлагаемой в качестве аргументов. Например, для вычисления суммы периодического платежа за пользование кредитом можно воспользоваться функцией ПЛТ. Данной функции необходимо (в качестве аргументов) сообщить такую информацию, как процентная ставка в период займа (ставка), число платежей по займу (кпер), приведенная (т.Е. нынешняя) стоимость (пс). Остальные два аргумента – будущая стоимость (бс) и тип займа (тип) – необязательные.

Хотя в математических и логических функциях в качестве аргументов можно использовать числа и текст, обычно в этом качестве используются ссылки на ячейки и диапазоны ячеек. При изменении данных в ячейках, на которые ссылаются формулы, результаты формул изменяются автоматически. Это свойство электронных таблиц дает возможность создавать сценарии типа «что будет, если…», позволяющие быстро увидеть результаты при том или ином сочетании значений аргументов.

3.2 Мастер функций

Мастер функций позволяет использовать весь набор функций Excel, даже если вы точно не знаете их названия. Все функции организованы в группы (или категории), такие а Financial (Финансовые), Statistical (Статистические) и др. Мастер функций выводит краткое описание каждой функции, благодаря которому вы сможете выбрать нужную функцию. Кроме того, мастер функций помогает вводить аргументы функции и поясняет, для чего они нужны. При использовании мастера функций практически исключаются ошибки при записи формул в ячейки, кроме того, так удобнее вводить сложные функции с несколькими аргументами.

Ручной ввод

Если вы точно помните название нужной вам функции и используемые ею аргументы, то самый простой вариант — ввести функцию вручную. Как правило, это займет меньше времени, чем вызов мастера функций. Но чаще всего, таким образом, вводятся только самые простые функции, которые требуют лишь одного аргумента, например диапазона данных. Для ввода более сложных функций с несколькими аргументами лучше использовать кнопку Paste Function (Вставка функции) на стандартной панели инструментов, которая вызывает мастера функций.

Excel предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, которые можно применять в вычислениях. Функция представляет собой формулу, выполняющую определенные операции. Исходные данные передаются в нее посредством аргументов. Обращение к функции осуществляется путем указания ее имени, после которого следуют круглые скобки. Если функция имеет аргументы, они перечисляются в скобках и отделяются друг от друга точкой с запятой:

=SUM(А6;А16;А21;А24)

В качестве аргумента можно задать числовое или текстовое значение, адрес ячейки (абсолютный или относительный) адрес или имя диапазона. Вызываются функции из формул, причем в одной формуле может быть несколько функций, объединенных различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. На формулы с функциями не накладываются никакие особые ограничения. Их можно копировать обычным образом, учитывая тип ссылки (относительная или абсолютная), допускается использование в качестве аргументов ссылок на диапазоны из других листов и книг.

Вызов функций

Вызов функций в формуле, т. е. ввод ее имени, скобок и аргументов, можно выполнить с клавиатуры – либо непосредственно в ячейке, либо в строке формул. При этом адреса ячеек, содержимое которых должно использоваться в качестве аргументов функции, удобно определять, выделяя ячейки, с помощью мыши. Аргументами функций могут быть адреса как смежных, так и несмежных диапазонов ячеек. Адрес смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, а адрес несмежного диапазона включает адреса несмежных ячеек, разделенные точкой с запятой. Оба символа разделения вставляются в формулу автоматически, при указании диапазона ячеек с помощью мыши.

При работе с функциями рекомендуется использовать строку формул и мастер функций. В этом случае аргументы устанавливаются в диалоговом окне, что полностью исключает появление ошибок, вероятность возникновения которых при вводе с клавиатуры довольно высока.

3.3 Ввод функций с помощью формул и мастера

При вводе формулы в левой части строк формул отображается имя функции, которая вызывалась последней. После щелчка на расположенной рядом с ним стрелке раскрывается список, содержащий имена десяти недавно использовавшихся функций.

Если нужная функция указана в этом списке, нужно ее выбрать. Имя функции появится в строке формул, а на экране откроется диалоговое окно Function Arguments (аргументы функции), которое будет содержать ее описание и поля для ввода аргументов. Количество аргументов функции не должно превышать 30. В диалоговом окне для ввода каждого из них предусмотрено отдельное поле. Сначала таких полей всего лишь 2, но по мере ввода аргументов их количество увеличивается. После ввода в качестве аргумента адреса ячейки справа от поля ввода отображается значение этой ячейки. Обязательные аргументы выделены полужирным шрифтом. Чтобы функция работала корректно, эти поля должны быть заполнены.

Существует несколько способов определения аргументов функции. Самый простой – ввод значений аргументов или их адресов в строку формул или поля аргументов непосредственно с клавиатуры. Кроме того, можно задать аргументы, выделив с помощью мыши определенный диапазон ячеек на рабочем месте.

Если диалоговое окно для ввода документов закрывает ячейки, которые необходимо выделить, нужно на кнопку сворачивания, расположенной в правой части каждого поля ввода, вследствии чего окно уменьшится до размера поля ввода и можно будет выделить нужный диапазон ячеек.

После этого окно ввода аргументов формул можно увеличить посредством щелчка на кнопке развертывания, но прежде следует убедиться, что выделены нужные ячейки (возможно, их придется выделить заново).

Все функции  Excel сгруппированы по категориям, имена которых отображаются в списке Or select a category (Категория). К категории Most Recently Used (10 недавно использовавшихся) относятся 10 функций, доступ к которым возможен из панели формул.

В поле Select function (выберите функцию) отображается перечень функций выбранной категории. Если в списке категорий указан элемент All (Все), все функции в перечне приведены в алфавитном порядке. В нижней части окна дается краткое описание выделенной функции и приводится ее синтаксис. Если этих данных недостаточно, нужно щелкнуть здесь же на ссылке Help on this function (Справка по этой функции) или нажать F1, на экране появится окно справочной подсистемы с более полной информацией.

   Если знать названия требуемой функции, ее можно найти, введя в поле Search for a function (поиск функции) диалогового окна Insert function (Мастер функций) краткое описание выполняемых ею действий и нажать кнопку Go (Найти), после чего в поле Select a function (Выберите функцию) появится список всех подходящих функций. Выбрав нужную функцию, нужно щелкнуть на кнопку ОК, и на экране появится диалоговое окно Function Arguments (Аргументы функции), предназначенное для ввода аргументов.

Использование функции автосуммирования.

При выполнении экономических и технических расчетов часто возникает потребность в вычислении суммы некоторых значений. Excel предлагает быстрый способ суммирования содержимого нескольких ячеек строки или столбцы с помощью кнопки AutoSum (Автосумма), расположенной на стандартной панели инструментов. Пользователю нужно лишь выделить ячейки строки или столбца с числами, которые необходимо сложить (при этом можно выделить, и пустую ячейку, предназначенную для размещения результата суммирования), и щелкнуть на кнопке AutoSum (Автосумма). Программа просуммирует значения и поместит результат в первую пустую ячейку справа или снизу (независимо от того, была ли она предварительно выделена).

Для того чтобы вычислить сумму значений ячеек, которые расположены в нескольких строках или столбцах, сначала их следует выделить, а затем щелкнуть на кнопке AutoSum (Автосумма).

Кнопку AutoSum (Автосумма) можно использовать не только для суммирования значений, но и для быстрого вызова других часто используемых функций, а именно Count Nums (Количество чисел), Average (Среднее), Count (Количество значений), Max (Максимум) и Min (Минимум). Для получения доступа к функциям нужно щелкнуть на стрелку, которая расположена рядом со значком AutoSum (Автосумма). При выборе в открывшемся списке пункта More Functions (Другие функции) откроется окно Insert Function (Мастер функций).

Стандартные функции Excel.

Все используемые в Excel функции в зависимости от их назначения делятся на десять категорий. Перечень этих категорий с указанием операций, которые выполняют относящиеся к ним функции. (см. приложение В)

Если нужная функция недоступна, следует установить надстройку Data Analysis (Пакет анализа) и включить ее с помощью диспетчера настроек.

Вложенные функции

Функции могут быть вложенными, т. е. одна функция может служить аргументом другой. Существует ряд задач, для решения которых необходимо использовать вложенные функции. К их числу относятся и такие, которые при вычислениях требуют округления значений. Для выполнения этой операции в Excel предназначена функция ROUND (ОКРУГЛ). В одном из ее аргументов задается количество десятичных разрядов результата.