Создание  и отправка сообщений

Создавать новые письма лучше, когда компьютер  отключен от Интернета. Тому есть несколько  причин. Во-первых, не тратится дорогостоящее  время доступа  к сети. Во-вторых, исключается возможность  того, что кто-то получит  доступ к компьютеру через Интернет-соединение в тот момент, когда  внимание пользова-теля отвлечено. Поэтому  в программах электронной  почты производится едино-временная  отправка писем по команде пользователя.

Для создания нового сообщения  используется встроенный редактор, а само пись-мо может создаваться  разными способами. В простейшем варианте оно представ-ляет собой обычный  текст, но строится как Web-страница, то есть на основе эле-ментов HTML. Поэтому в письмо при желании можно  добавить стандартные  элементы оформления: фон, горизонтальные линии, рисунки, гиперссылки  и т.д. Помимо этого  письма можно создавать  на основе готовых  бланков: кнопка. Создать  является еще и  списком, позволяющим  выбрать шаблон письма. Некоторые шаб-лоны весьма изящны.

К написанному письму можно присоединить дополнительный файл (attachment). Это очень удобно, если надо переслать  большой объем  информации или специа-лизированный документ: базу данных, электронные таблицы  или что-то иное.

Пересылать  дополнительные файлы  желательно в виде архивов, то есть предва-рительно упаковав их специальной  программой. Во-первых, это ускорит работу почтовой программы. Во-вторых, с пересылкой файлов, которые имеют  размер более 400--500 Кбайт, могут возникнуть проблемы. В-третьих, архивация позво-ляет устранить возможные  искажения передаваемого  файла. Символ присоеди-ненного  файла -- скрепка, и  для выбора файла  служит кнопка с ее изображением.

Отправляемые  сообщения могут  быть помечены как  срочные, и тогда  у адресата они  будут снабжены значком  в виде восклицательного знака. Это ни к  чему не обязывающая  сервисная возможность, такая же, как строка «Тема», которая суще-ствует только для удобства. Обязательным в сообщении  является только адрес  получателя.

Созданное сообщение должно быть отправлено. Для  этого служит кнопка «Отпра-вить». Ее нужно  нажать до закрытия окна редактора сообщения. Если этого не сде-лать, то сообщение попадет  не в папку Исходящие, а в папку Черновики, и отправить его  уже будет нельзя. Физическая отправка выполняется для  всех сообщений, находящихся  в папке Исходящие, как уже упоминалось, после нажатия  кнопки Доставить  почту или автоматически.

Допустим, надо осуществить  рассылку прайс-листов. Значит ли это, что  прайс-лист должен создаваться  в редакторе писем? Конечно, нет. Документ можно под-готовить заранее, а затем  скопировать его  в письмо через  буфер обмена. Можно  и присоединить готовый  документ к письму, а само письмо выполнить  в виде сопро-водительного текста. Главное -- включить все документы  в письмо до того, как будет нажата кнопка «Отправить», так как после  изменить что-нибудь в письме уже не удастся.

Если  сообщение не может  быть доставлено в  электронный почтовый ящик адре-сата (например, из-за того, что в  адресе была допущена ошибка), то оно возвраща-ется тому, кто его отправил.

6. Работа с полученными  сообщениями

Программа ведет учет не только неотправленных писем, но также полученных и непрочитанных  сообщений. Количество таких сообщений  указывается цифрами  синего цвета напротив каждой папки. А полученные сообщения с присоединен-ным  файлом помечаются небольшим  значком, изображающим скрепку.

Одна  из проблем работы с почтой -- кодировка  символов. Часто текст  невозмож-но разобрать  из-за того, что он был отправлен  с помощью других программных средств. Для изменения  кодировки используется команда Вид > Вид  кодировки. Большинство  сообщений имеет  кодировку Windows-1251, но могут прийти пись-ма в кодировке КОИ-8 или в другой. В  крайнем случае, если сообщение не удает-ся прочесть, его можно  скопировать в  текстовый редактор и попробовать  отфор-матировать различными шрифтами, такими как Courier KOI-8 или Terminal.

Бывает  так, что из письма трудно понять, кто  его послал и откуда. Тогда для того, чтобы получить максимум информации о письме, надо воспользоваться  командой «Файл» «Свойства» и выбрать вкладку  «Подробности». На ней  можно увидеть, например, истинный адрес отправителя, по элементам которого часто можно понять, из какого региона  отослано письмо.

Электронный адрес очень легко  узнать: он обязательно  должен содержать  символ @ («собачка»). Кроме того, письмо мож-но увидеть в  исходном формате (то есть со всеми деталями), а не так, как оно  пред-ставлено в зоне просмотра.

Очень удобным инструментом является кнопка «Ответить  автору». С ее помощью  можно отправить  ответ, не вводя адрес, так как обратный адрес всегда присут-ствует в послании. Текст, который был в  сообщении, не будет  стерт. Это дает воз-можность дать лаконичный ответ. Например, если в  письме были вопросы, доста-точно дать на них ответы, не повторяя вопросы, а  адресат легко  поймет, о чем идет речь. Это удобно для деловой переписки, и, кроме того, такое  письмо можно мно-гократно пересылать «туда-обратно». Образуется своеобразный диалог: при по-стоянном подключении время  доставки почты составляет несколько минут.

Уничтожение ненужных сообщений  происходит в два  приема. После нажатия  кнопки «Удалить сообщение» перемещается, как  и положено, в папку  «Удаленные». Там  оно будет находиться до тех пор, пока пользователь не откроет эту  папку и не по-вторит команду удаления. В результате удалений и перемещений  в базе данных почтовой программы со временем образуются пустоты. Поэтому иногда программа  выводит на экран  предупреждение и  предлагает переписать базу данных более  ком-пактно. С этим можно согласиться, чтобы не расходовать  понапрасну место  на диске.

7. Адреса и адресная  книга

Когда при составлении  письма указывается  адрес, он извлекается  из специальной базы данных, называемой адресной книгой. Если адрес используется впервые - это хорошая  возможность пополнить  адресную книгу, чтобы  в дальнейшем не вводить  адрес еще раз, а просто выбрать  его из списка. Список удобен еще и тем, что мы делаем выбор  не среди абстрактных  адресов, а среди  имен людей и назва-ний  организаций. Если в  редакторе писем  щелкнуть кнопку Кому, будет открыто  окно диалога «Выбрать получателей» со списком  адресов. Но это еще  не адресная кни-га. Это только средство выбора существующего  адреса. В окне есть кнопка «Создать контакт», которая открывает  адресную книгу. «Контакт» -- это не только адрес  элек-тронной почты, но и целый набор  сведений о конкретном человеке или организа-ции. Здесь можно указать  любые «координаты», в том числе  несколько адресов  электронной почты.

Адресную  книгу можно открыть  и другим способом: при помощи кнопки Адреса на главной  панели ОЕ или запустив соответствующую  программу. Путь к  файлу программы  может быть такой:

C:\Program Files\0utlook Express\wab.exe

Применять адресную книгу как  автономную программу  имеет смысл еще  и пото-му, что  она обслуживает  все приложения, так  или иначе использующие адреса корреспондентов. Программа электронной  почты -- только одно из этих прило-жений. Если с отправкой  письма одному адресату все более или  менее ясно, то отправить  одно и тоже письмо нескольким адресатам  одновременно несколько  сложнее. Есть два  пути организации  рассылки.

1) При составлении  письма можно указать  адреса корреспондентов,  которые должны  получить копии  письма. Этот способ  удобен для одновременной  пересылки и в  случае, когда количество  получателей невелико.

2) Заключается в  создании группы  адресов (контактов)

в адресной книге. Тогда  в строку «Кому» будет  достаточно ввести имя  группы.

Для того, чтобы создать  новую группу, надо выполнить следующие  действия:

1) Открыть Адресную  книгу

2) Нажать кнопку  «Создать» на главной  панели и выбрать  команду «Создать  группу» из открывшегося  меню.

3) Ввести имя группы  в открывшемся  окне «Свойства»

4) Если один из  адресов группы  уже есть в адресной  книге, надо нажать  кнопку «Выбрать»  выделить этот  адрес, нажать  кнопку «Выбрать»  и проконтролировать  на правой панели  попадание имени  адресата в список  группы.

5) Если адрес, необходимый  для включения  в группу, еще не  создан, надо нажать  кнопку «Создать  контакт» и ввести  необходимые данные.

6) Если надо включить  адрес только в  группу, но не в  адресую книгу,  достаточно заполнить  в окне «Свойства»  строки «Имя» и  «Адрес электронной  почты» и нажать  кнопку «Добавить».

7) Занести информацию  обо всех членах  группы.

8) При необходимости  ввести данные  на вкладке «Подробности».

После закрытия окна «Свойства» новая группа появится в списке адресов  адресной книги. Теперь при создании нового письма достаточно нажать кнопку «Кому» и вы-брать  название группы.

По  умолчанию адресная книга имеет интерфейс, не рассчитанный на использова-ние групп. Если вы используете  группы, раскройте  меню Вид в адресной книге и установите флажок напротив команды  Папки и группы. Окно для выбора адреса поменяет свой вид: появится дерево папок, в котором  можно будет находить груп-пы. Структуру  адресной книги можно  будет усложнить  путем создания новых  папок. Но это необходимо только в том случае, когда введено  много адресов.

С рассылкой могут  быть связаны и  тонкие психологические  моменты. Интересно, что новые технические  средства породили и  новый стиль общения  людей. Мно-гие организации, имеющие электронную  почту, формируют  списки адресов своих  партнеров. На первый взгляд, это очень  удобно. Можно автоматизировать рассыл-ку любой информации: прайс-листов, информационных сообщений, рекламы  и т. д. Помимо этого  в моду стал входить  обычай рассылать  праздничные поздравления таким же способом: один и тот же универсальный  текст отправляется сразу по десятку  адресов.